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机关事业单位文书档案管理探讨刘洁

发表时间：2020/9/10 来源：《基层建设》2020年第15期作者：刘洁

[导读] 摘要：文书档案管理是事业单位管理的重要组成部分，对单位人才招聘、制度制定等活动的开展有着积极影响。

        江苏省宜兴市档案史志馆江苏宜兴 214206
        摘要：文书档案管理是事业单位管理的重要组成部分，对单位人才招聘、制度制定等活动的开展有着积极影响。近年来，随着各地政府建设规模的扩大，文书档案内容与数量也不断增多，相应提高了管理难度，为新时代背景下事业单位档案管理的建设提出了新要求。基于此，本文将探讨机关事业单位文书档案管理。
        关键词：机关事业单位；文书档案管理；探讨
        1引言
        文书档案既是事业单位的重要无形资产，也是记录其党建活动、工作业绩的重要文件，对推动单位建设有着不可替代的影响。因此结合信息时代特点，做好文书档案管理，大力提高档案管理的智能化、服务化水平，可有效扩充档案内存，提高文件查找搜索速率，进一步提高单位管理、建设质量。
        2加强机关事业单位文书档案管理的必要性
        2.1提高事业单位政务服务水平
        事业单位在各地区的行政事务管理中发挥着不可替代的作用，而其单位文书则记录着单位从建成到发展的历程点滴，是事业单位的一部分。通过提高其文书管理质量，可以帮助单位管理、工作人员更快捷的查阅历史资料，回顾工作进程，找出现有工作中的不足与缺陷，进一步完善优化，提高单位建设质量与民众服务水平。而且对于市档案史志馆这类事业单位而言，其档案资料还涉及当地宗教、军事、文化、经济等内容，对于城市规划建设有着重要影响，通过加强档案文书管理工作，简化文献查找流程，完善资料存储制度，更有利于帮助其他政府单位了解当地风土人情、发展历史，从而提升其决策价值，加强本单位有其他单位的信息交流能力[1]。
        2.2提高事业单位的公信力
        很多事业单位保管的活动文书资料，都是原始资料，具有较高的真实性与准确性，因此具有一定的法律效益。通过加强文书管理力度，首先可以提高文书管理的科学性，保存更多优质文件资料，并将其归类整理，增强文件使用价值，第二可以进一步提高一些活动文件的法律效益，帮助相关政务工作人员了解活动详情以及开展原则，提高活动组织的规划性与合理性。
        3机关事业单位文书档案管理的不足
        3.1人员管理意识不足，拖延建设效率
        人员管理意识不足主要表现在以下两方面：
        首先是管理层人员对于单位文书档案管理的重视程度不够。目前很多事业单位都存在“重技术，轻档案”的现象。这是因为文书档案管理具有短期内低效益的管理劣势，需要长时间坚持管理建设，才能凸显其管理意义，所以容易被单位领导忽视，更加重视在开展一段时间就后带来的收入或效益的活动。虽然一些事业单位会建立相应的文书档案管理职位，但职责内容经常与行政混在一起，缺乏一定的独立性，管理质量也受到了影响[2]。
        第二是工作人员专业能力不足。目前很多事业单位负责文书档案管理的员工多是年龄较大、资格较老的工作人员，任用这类人员的优势是，其对单位档案内容、数量了解比较清楚，在查找资料时可以很快帮助来访人员定位资料存放范围，文件保管能力强。但其劣势是，随着单位建设时间的增长、规模的扩大，文书档案数量的提升，工作人员的人工管理能力也会受到限制，其文件保管的灵活性与专业性都会受到影响。而且一些单位虽然安装了相应的信息化管理系统，但年老工作人员操作能力不足，也会降低系统应用价值。虽然在每年档案管理高峰期，管理部门虽会从其他单位借调技术人员帮忙进行整理，但借调人员又存在流动性强的问题，也不能长期保证文书管理的高效展开[3]。
        3.2信息化应用不足，管理工作不规范
        由于很多文书档案管理人员的管理中心都只落在文件保管上，导致文件管理缺乏一定的科学性，在分类、鉴定方面存有不足，这会直接影响档案的使用价值，在加上单位缺乏比较适用的管理办法、制度，久而久之也会使工作人员产生懈怠心理，养成不好的工作习惯，进一步加剧档案管理规划性不强的问题。

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一些单位虽然也有相应的信息化管理系统，但是单位硬件设施投入不够，人员能力不足，也限制了系统价值的发挥，很多人员只是将纸上办公搬到了电脑上，并没有有效运用系统数据分析能力，这也降低了信息化建设质量。
        另外一些事业单位到现在还存在信息化建设不统一的问题，没有相应的政务公开网站，这也降低了文书档案管理的公开性与服务性。
        4机关事业单位文书档案管理策略
        4.1加强人员队伍建设，提高管理意识
        首先要提高管理人员对于文书档案管理的重视程度，通过开展会议、下达文件，帮助全体工作人员了解文书档案管理对推动单位建设的重要意义，端正个人工作态度，为管理质量提高创造良好的内部条件。
        第二要加强人员培训，提高文书档案管理的专业度。培训内容主要包含业务能力与信息素养两个方面：在业务能力当面，可与行政区域其他县市多沟通文书档案管理经验，并派工作人员进行交流互动，学习先进的管理经验与管理办法，提高单位内文书档案的管理的规范性。在信息素养方面，可邀请程序开发公司人员制作电子、纸质两个版本的程序使用指南，并来单位进行现场教学，帮助工作人员熟悉新程序的使用方法。另外，还要注重专业队伍的建设，为管理队伍注入新鲜血液，增加常驻技术人员，提高信息化建设能力[4]。
        4.2优化文书管理流程，提升管理质量
        首先是文书档案的归档整理工作，这是文书档案管理的重要内容，具有工作周期长、工作内容繁琐等特点，需要档案管理人员逐一分析单位每一个部门的职责要求与工作特点，才能提高文件的收集整理效率。在此方面管理人员应在工作之初，可依照以往文件类型整理出各单位的文件归档清单，接下来与机关负责人沟通是否需要添加、减归档项目，在交流确认清单后，再与各部门人员进行资料核对，整理需要归档的资料，并逐一检查签字，扫描清单电子版并整理新一年的电子目录，进行电子存档。通过提前整理、核对来提高归档工作的开展的有序性，确定单位文书档案归档范围与内容，提高全体人员的档案管理意识[5]。
        第二是要完善档案管理的监管机制，采用持续质量监督管理策略，确定每一季度的管理目标，制定管理计划，通过随机考察工作人员的执行力，搭配相应的奖惩措施，提高档案管理队伍的工作积极性，使其主动参与到制度建设中，发现制度问题进行一步进行完善调整。
        4.3推动信息化建设水平，提高档案价值
        首先档案管理负责部门应结合部门档案管理需要，开发专属数据库，并结合数据库要求统一所有文件档案的录入格式标准，如EXCEL表中不可存在特殊字符，人才资料中的照片大小等，方便后期档案导入、导出、检查工作。第二在档案数据收集中，还应结合新时代特点丰富数据类型，如一些清晰度较好、可利用价值高的抖音短视频、微信表单等都可作为部门活动资料，传入档案库中，进一步提高治疗的完整性与综合性。第三在数据库建好后，应加强对大数据分析功能的使用，要求部门人员结合软件分析程序及个人工作经验，定期进行档案整理汇报，提高对档案文书的解读能力与利用能力，为单位建设提供更多有效参考数据。
        5结语
        当前环境下，很多单位对于档案管理的理解仍停留在文件保管上，没有意识到档案文书归整的重要性。因此相关单位应加强档案管理的宣传工作，通过开展会议、组织培训提升人员参与意识，并进一步结合自身单位特点，制定实用性更强的管理制度，提高管理质量，发挥档案价值。
        参考文献
        [1]韦珉.提升机关事业单位文书档案管理质量的建议[J].办公室业务, 2020(07):113-114.
        [2]孔晓蕾.机关事业单位文书档案管理要做到“四化”[J].办公室业务, 2020(05):85+87.
        [3]张伟纯.加强机关事业单位文书档案管理探究[J].办公室业务,2019 (06):129.
        [4]宋敏.谈机关事业单位文书档案管理的强化途径[J].科技资讯,2019,17 (06):237-238.