办公室文秘工作水平的提升策略分析梁莉--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

办公室文秘工作水平的提升策略分析梁莉

发表时间：2020/9/10 来源：《基层建设》2020年第14期作者：梁莉

[导读] 摘要：办公室文秘每天都需要做大量的工作，且工作内容比较繁杂，不仅要遵从上级领导的安排，而且还要了解企业各层工作者的工作情况，除此之外，在国家机关单位、国企等还要求办公室文秘善于沟通与交际，由此说明，提升办公室文秘工作水平至关重要。鉴于此，本文在介绍了办公室文秘工作意义基础上，对提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略进行了深入探讨。

        山东能源临矿集团菏泽煤电公司山东菏泽 274700
        摘要：办公室文秘每天都需要做大量的工作，且工作内容比较繁杂，不仅要遵从上级领导的安排，而且还要了解企业各层工作者的工作情况，除此之外，在国家机关单位、国企等还要求办公室文秘善于沟通与交际，由此说明，提升办公室文秘工作水平至关重要。鉴于此，本文在介绍了办公室文秘工作意义基础上，对提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略进行了深入探讨。
        关键词：办公室；文秘工作；质量；水平
        0引言
        企业在发展过程中办公室文秘工作涉及的内容是非常复杂的，为了确保企业各项工作的顺利开展，推进办公室督促检查、公文写作、信访、参谋助手作用的良好发挥，必须采用科学合理的方式方法提升办公室文秘人员的工作水平和综合素养。
        1电力企业办公室文秘工作的重要意义
        电力企业实际生产经营工作进行过程中，办公室文秘岗位所开展的众多工作事务，是为企业领导相关工作顺利开展提供铺垫。办公室文秘日常工作进行中，需要做好会议的前期筹备工作、会议服务工作、信息收集和处理工作、督促检查工作、公文写作工作，为领导积极开展相应的工作发挥良好的参谋助手作用。同时办公室文秘积极开展各项工作，需要强化和领导的沟通，了解到领导的实际需求，充分有效推进文秘工作的顺利开展，同时还能够有效延伸和拓展领导工作。比如说，当电力企业领导作出相应的决策之后，办公室文秘需要从会议的实际情况出发，草拟出相应的领导决策文件，并针对领导的决策内容进行全面细致分析，采用书面形式进行准确的表达，在得到领导明确指示之后，向各单位、各部门下发决策内容。同时办公室文秘还需要针对各个单位、部门的意见和建议进行全面充分的收集和反馈，为后续开展相应的处理工作提供良好的参考。办公室文秘人员具备的职业素养如下：
        1.1严格遵守企业规定的各项规章制度
        这也是每一位办公室工作者需要遵守的最基本的职业道德，虽然文秘人员的工作十分繁重，但是也不准迟到/早退、文秘人员要尽可能提前几分钟来单位报到，合理规划当日工作进程，有序地开展各项工作。并要学会.有效地利用零碎时间，处理手里文件资料。否则，若每天正点走进办公室，领导已布置好了相关任务，会让自己工作忙乱，甚至发生工作失误现象，严重影响了企业整体办公效率。
        1.2凡事顾全大局
        作为企业文秘，必须时刻学会以企业利益为中心工作，遇到事情，首先站在企业发展的大局加以分析，既需要承担较大的工作压力，又要能够忍受工作中的委屈，不做任何有损企业利益的事。
        1.3提升办事效能
        工作效能是检测办公室工作人员一项重要指标，如果--名文秘人员每天做了很多工作，却没能取得良好的效果，就意味着办事效能为“零”。所谓的效能强调的是工作质量。例如：当办公室文秘接到了帮企业管理者起草发言稿的任务，若自身有着很高的文字功底，即可迅速交稿；相反，若缺乏工作经验，极易使发言稿与演讲要求相违背。所以，工作中必须重视写作质量，不可盲目落笔，需要预先做好充分地准备。
        1.4提高工作效率
        其一，积极地保持和上级的有效沟通。文秘人员要及时执行领导的各个命令，但也要拥有自己的主见，头脑灵活。对自身职责以内的事全盘接受，当有很好的建议或者存在疑问时也要及时与领导进行交流，尽可能规避工作失误。其二，工作要有计划性。文秘每天都要应对很多新的、复杂的任务，有些还带有极强的时效性，或者可能存在突发性任务，且不准遗漏、重复。因此，文秘人员要具备超前观念，结合企业的情况，合理分析哪些需要尽早完成的工作，有条不紊地工作，提升办公质量。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        2提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略
        2.1构建良好的奖惩制度
        对于企业的办公室工作，为了切实地提升整体工作质量与水平，管理者必须做到“赏罚分明”，有必要在企业内部构建良好的奖惩制度，这也是一项重要的激励手段。有利于更好地激发所有办公人员的工作热情。企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。以确保制度的科学性、有效性、可行性，在推行奖惩制度过程中也要定期进行测评。
        2.2培养文秘人员的创新能力
        创新是一个国家、企业长盛不衰的重要驱动力。部分人员对办公室的文秘工作形成了思想的误区，他们认为文秘的工作很死板，只要严格遵守企业规定，按部就班执行就可以。然而，办公室文秘工作并非像设想的那样简单。文秘人员也要从思维、工作方面不断地创新。从文秘工作方式的视角分析，为了尽快取缔低效率的办公方式，一定要对工作方式加以改进、优化，充分发挥工作人员的创.新思维，探索一种高效的办公模式，提升企业整体的办公质量与水平。为了激发文秘人员的创新思维，管理者可以采取以下措施：其对办公室文秘人员的意识、行为适当放宽约束，促进其勇于创新，同时，做好各级人员的沟通，构建轻松的创新氛围；其二，企业领导人员要有效地发挥模范作用，积极地学习先进企业的新兴的办公理念及工作方式，对企业的办公室文秘人员予以工作的指导或启发。
        2.3有效规划文秘人员数量
        由于企业每天的文秘工作量很大，且种类复杂。如果文秘人员数量很少，难以有效地完成任务。若文秘过多，也会存在工作相互推委的问题，从而影响了整体的办公效率。既浪费了不必要的人力资源，又没有达到人尽其才的目的。所以，企业管理者必须对办公室工作情况予以综合性评估，合理规划文秘人员的数量，有利于提升办公室工作质量及水平。
        2.4提升文秘人员综合素质
        第一，强化相关理论的培训。掌握扎实的理论知识才能更好地指导实践工作，办公室文秘人员必须不断强化自身理论知识的学习，其一，积极地了解、学习国家新颂布的相关法律，把握国家发展的方向，树立正确的价值观，这对于企业、机关单位的文秘人员而言非常关键。其二，认真学习企业领导层制定的政策，尤其关于文化方面的政策，根据企业的核心价值观.着力发扬集体主义精神。第二，强化专业技能培训。一般办公室文秘人员的工作难度存在一定的差异。所以，需要文秘人员具备较高的专业技能。企业、机关单位管理者要重视文秘人员的业务培训。伴随我国科学技术的不断发展，思维观念日益更新，作为一名办公室文秘，也要与时俱进，不断更新自身的思想及专业技能，促进企业提升办公质量与效率。
        3结语
        现阶段，电力政工人员应具备坚定的政治素质、丰富的知识素质和高尚的道德素质。为了有效提升电力政工人员的综合素质，需要积极开展相应的素质培养工作，采用科学合理的培养方式，选择合适的教材。积极开展思想政治的建设工作，电力政工人员需要充分吸收知识文化，以及全面开展道德作风的培养工作，是加强电力政工人员素质培养工作的有效方式和策略，对积极提升电力政工人员的综合素质具有积极的作用和意义。
        参考文献：
        [1]陈莎莎.浅谈电力企业办公室文秘工作水平的提升策略[J].企业文化（中旬刊），2019（3）.
        [2]许晶晶.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].区域治理，2018，000（018）：45.
        [3]王晓晖.电力企业办公室文秘工作水平的提升策略[J].办公室业务，2018.
        [4]唐慧.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].现代职业教育，2018，000（027）：124.