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浅析档案信息化建设面临的挑战与应对季小楠

发表时间：2020/9/10 来源：《基层建设》2020年第14期作者：季小楠

[导读]

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        档案信息化：将室藏档案作为基本依据，在忠实保存档案原来信息的前提下，用信息化手段对档案进行规整，保证档案本身的完整性与统一性，使档案信息社会化、自动化，实现档案资源共享。档案信息化建设：指利用高新技术手段，将传统介质文件(纸质文件、音频文件、视频文件)和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
        1、挑战---智慧档案管理与服务
        当前档案信息化和档案信息化建设已经在各行各业广泛应用，但今天互联网、大数据和5G等技术不断取得新突破，人工智能技术应用异军突起、方兴未艾。人工智能是引领新一轮科技革命和产业变革的重要驱动力，正在深刻改变人类的生活、工作、学习方式，推动人类社会走向人机协同、跨界融合、共享共赢的智能时代。档案管理作为一种知识管理，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。展望档案信息化的前景，人工智能技术应用于档案管理范畴将日益丰富，自然语言分析、智能识别、数据挖掘、智能搜索和分类、数据交流、安全保密、流程再造等方面都会发生巨大变革，这就是智慧档案。档案信息化的发展首先要适应智能政务、智能生活、智能社会的发展需求，需要积极应对人工智能技术给档案信息化建设带来的新机遇、新挑战，充分利用互联网、大数据和5G等技术，满足智慧档案管理和智慧档案服务的新需求，完善深度学习、自然语言处理等技术在档案信息化建设中应用，更好地促进档案利用效率和服务质量的提高。
        2、坚定档案信息化原则
        2.1规范性原则。档案信息化建设需要制定完整统一的规范和标准，这是提高工作质量和效率的关键。要坚决遵照规范性原则进行，必须制定相应的标准和规范，促进数字化档案的良性发展，保证数字化档案的标准化和规范化。
        2.2安全性原则。随着人工智能的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
        2.3效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，要根据自身的能力、馆(室)藏基础，分析用户需求，研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率，分步实施。
        3、积极应对智能档案挑战
        3.1树立档案信息化与时俱进的观念。应主动适应新时代的节奏，解放思想，积极应对，正确认识人工智能给档案信息化带来的机遇和前进方向，加强相关政策的制订和相关理论的研究。先易后难、先点后面促进档案管理主体与科研技术部门的合作。科学看待人机交互和人机协同的发展时态，关注全面感知、智能管控、档案数据技术的发展步伐，不断推动人工智能技术与应用，努力实现人工智能技术同档案资源整合和业务协同的突破。
        3.2加强人才队伍建设。数字时代，新信息技术应用、电子文档管理、各类服务平台建设等对档案管理人员提出高高的要求。档案管理人员不仅要具备信息管理、信息技术等管理和技术应用技能，还要提升档案管理智能化等专业技能。因此，新时代档案管理者要调整知识结构，工作由浅入深：首要具备一定的人工智能的基础知识，还应具备扎实的档案学理论知识，以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。

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还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识；从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，加快档案信息数字化的进程；从电子档案归档管理入手，研究电子档案接收、保管、利用的新技术新方法，制定电子档案管理新办法，最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。
        在人才培养方面。提前同高校联合，开设档案信息化专业，开展专业继续教育培训；实施档案管理多元化人才激励机制和评价机制，激发人才的创造力；在全体档案管理人员中建立终身学习机制，随着社会发展、物联网、云计算、各种智能化设备应用、尽快实现档案信息化建设的智能化和网络化。
        3.3以效益促进智能档案创新发展。互联网、大数据和5G等技术打破传统信息的传播渠道，开辟无限广阔的档案应用市场。利用全方位、方便快捷的优质服务满足社会经济各行各业的需求，就必须实施个性化、商业化的方案，分类服务，对症下药，以点带面，以经济效益促进智能档案创新发展，才能达到服务经济提高社会效益的目的。
        目前的档案信息服务仅仅停留解决实际问题的层面，服务方式被动、服务流程单向、信息传播媒介单调、资源形态单一，因此不能满足智慧档案用户的个性化需求，不利于提高全社会的档案利用意识，无助于档案事业的长远发展。智慧档案的信息服务不仅解决个性化用户的需求，更注重传播档案利用价值和档案文化，维系社会记忆，服务流程具有放射性、多向性传递的特点。全新的信息传递模式实现了信息全方位展示和呈现，不仅让受众对档案资源产生浓厚的兴趣和崭新的认知，更能激发全社会创新意识和集体智慧，让各行各业加强档案资源利用。智慧档案会吸引更多的企业家、发明家、设计师、创业者、学术研究者等各界人士参与档案信息化服务，让公众获得更加及时、便捷、形象、个性、多视角多媒体的服务体验。
        3.4依法治理，保障档案信息安全。在互联网高速发展的时代，信息新技术渗透到生产生活的方方面面。但是，技术的创新发展总是伴随着安全威胁。同十几年前传统的网络问题相比，现在的信息安全问题更加复杂，数据泄露、网络攻击等手段层出不穷，信息安全治理已经成为关乎国家安全、社会稳定的重点课题。近年来，我国信息安全综合治理水平不断提升，不断推出网络监测预警、云安全服务、物联网安全服务等技术和产品，信息安全生态环境大为改善。
        法律是行为的依据和规范。智慧档案建设离不开法律的保驾护航，加强立法引领，建设档案法治环境，通过法律法规明确社会主体在档案治理中责任与义务，规范社会主体参与档案事务的程序和方法。档案管理部门要敢于执法，敢于利用法律武器解决智慧档案建设中的安全问题。
        档案管理应不断加大对信息保护技术的研发和创新，加大投资，优化档案信息安全防护产品的反应能力、处理能力、升级能力和兼容能力，以抵御网络空间中高级持续性安全风险，防止档案信息的泄露、篡改和破坏。同网络运营平台实施跨界合作，共同打造一个有效的网络安全体系，采取科学的安全机制和安全管理为智慧档案提供可靠的安全保障。
        4、结论
        档案信息化建设大趋势就是不断地向依靠互联网及数字革命创造新价值转变，档案信息化的发展必须要适应智能政务、智能生活、智能社会的发展需求，需要积极应对人工智能技术给档案信息化建设带来的新机遇、新挑战，充分利用互联网、大数据和5G等技术，满足智慧档案管理和智慧档案服务的新需求。
        参考文献：
        [1] 刘娜．全媒体时代档案信息服务能力提升策略研究．中国档案，2020(3)．