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建筑工程招投标档案资料应注意的问题分析车晓琳

发表时间：2020/9/10 来源：《基层建设》2020年第14期作者：车晓琳

[导读] 摘要：随着社会经济的发展，建筑工程建设数量日益增加，为了更好对建筑工程进行管理，必须做好建筑工程招投标档案资料的管理工作，以为建筑工程后续的顺利施工奠定基础。

        青岛星河亮化工程有限公司山东青岛 266000
        摘要：随着社会经济的发展，建筑工程建设数量日益增加，为了更好对建筑工程进行管理，必须做好建筑工程招投标档案资料的管理工作，以为建筑工程后续的顺利施工奠定基础。因此，文章重点对建筑工程招投标档案资料管理中应注意的问题进行了分析，并提出了相应的对策，从而提高招投标档案资料管理的效率和质量。
        关键词：建筑；工程；招投标；档案；资料
        1.建筑工程招投标档案概述
        1.1建筑工程招投标档案资料的含义
        在建筑工程施工前，发包企业需要向公众发布相应的招标信息，以通过公平合理的方式对投标企业进行选择，并签署相关合同。在此过程中，发包企业可以优先选择社会名声高、实力较强的承建企业，通过公平、公开、公正的竞标，可以规范建筑市场竞争秩序。而建筑工程招投标档案资料的作用是记录建设项目招投标的过程，对竞标过程的原始资料进行收集，并合理储存有价值的资料。在建筑工程档案管理中，招投标档案资料是重要的组成部分，它是开展建筑工程施工的重要信息和证据，可以详细记录建筑经济活动，并反映建筑工程的整个招投标活动。
        1.2建筑工程招标投标档案资料的内容
        建筑工程招投标档案资料的内容涵盖基础文件、招标投标资料、中标后的资料跟踪管理等。同时，可以在上述资料的基础上，对重新开展建筑工程招标工作或者评标工作进行记录。此外，还包含增加的资料内容，即重新开展招标或评标工作的原因、管理部门对重新招标或评标的相关文件（如决定书）、相应措施等。
        2.建筑工程招投标档案资料的特点
        2.1系统性
        建筑工程招投标档案资料的主要内容具有一定价值的文件，而这些资料来源于建筑工程的整个招投标活动中。换句话来说，投投标活动主要是完整记录建筑工程准备招标、开标、评标和中标等阶段的活动。在建筑工程招投标过程中，每个项目通常在实施过程中被视为一个单元进行，这导致不同阶段的各种文件和资料存在较大差异，但是这些资料都源于相同的招投标项目，本质上是密不可分的，而且具备紧密联系性，他们最终构成一个整体，具有较强的系统性特点。
        2.2原始性
        在建筑工程中，招投标档案资料都是招投标过程中的产物，它们真实记录着整个招投标活动，是招投标过程中的一手资料信息，具备较强的原始性特点。
        2.3多样性
        由于一个建筑工程内包含许多子项目，因此，招投标资料自然而然就具备较强的多样性。这是因为在一个建筑工程中有许多的项目种类，并且由此产生各种各样的资料，其主要作用是记录建筑工程整个招投标活动，它可以是纸质文件的形式，也可以是其他形式的文件，例如视频、光盘、磁介质等。内容也多种多样，从以上叙述都可以看出招投标档案资料具备多样化特点。
        3.完善建筑工程招投标档案资料的对策
        3.1构建档案岗位责任制
        对建筑工程招投标档案管理人员或其他人员的工作职责进行明确。首先明确档案管理、装订和归档、移交和接收等工作的责任，并明确泄露招投标档案资料内容的后果，如果在档案管理中，有人利用职务之便，泄露招投标资料的内容，应交由相关监管部门处以罚款。其次，对招投标档案资料的归档范围、类型等进行明确，并向上级部门下发相应的文件资料，重点做好对中心项目涉及的所有文件资料、开标和评标的监控视频、专家抽取等文件进行下发工作。然后，对归档要求进行明确，要求在中心交易范围内所有类型项目，必须按照归档要求对其进行单独分类和归档。最后，构建完善的招投标档案资料存储、查阅制度、借阅制度，并结合实际情况不断对招投标档案资料管理系统进行完善。

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        3.2对招投标业务流程进行梳理，实时监管招投标档案资料的归档
        企业可以结合招投标工作的特点，认真对招投标工作流程进行梳理，不断对形成招投标资料的重要环节进行明确，标明每个节点形成的资料类型，并对其进行全面管控，确保招投标资料具备较强的真实性，为后续工程的施工奠定基础
        3.3做好招投标档案资料的收集工作
        为保障建筑工程招投标档案资料的质量和完整性，必须做好收集档案资料的工作。构建完善的制度，对收集档案、归档的责任进行明确化，要求其工作都必须按照相应规定完成。通常，建筑工程招投标环节的工作与收集档案资料的工作是同时完成的，由招标部门的人员办理完整工程招投标档案资料。在此期间，招投标部门的相关人员不仅负责对招投标工程进行审批和监管，而且还要负责收集建筑工程招投标的相关资料。因此，可以看出，招投标部门的人员肩负着档案收集的所有责任，所以招投标部门的相关人员不仅要做好招投标工作，同时还要加大对归档资料内容和质量监管的力度，从完整性的角度来看，只有档案资料完整，相关部门才能为其办理相关的审批程序；从档案资料质量的角度来看，应在制度中明确招投标资料的纸张大小、装订规格等，这要求相关部门的人员初步对档案资料进行评估，对于资料与规定要求相符的，可以移交档案室储存，至于档案资料与规定不符的，应将其退回投标单位，直至提供的档案达到规定要求时，才能进行招投标资料的备案工作。
        3.4对档案服务对象的范围进行确定
        一般档案资料具备公开性特点，但招投标档案资料刚好例外，它具备较强的保密性，所以服务范围则是有限的，它与一般档案资料具备较大的不同，因此，不能对其进行大肆宣扬。在建筑工程招投标档案资料的管理过程中，一直无法取得更好的进展，这要求相关的档案管理人员需要结合招标档案的基本特征，在矛盾中选择更好的档案资料管理方式，以限制用户查阅的权限范围，并在招投标档案资料管理方法中纳入借阅制度，即向参与项目招投标的交易机构提供相关项目的档案资料。同时，招投标部门的业务人员还代表着政府，有权检查其审批项目。此外，档案管理部门应无条件为各级政府部门提供便利条件，协助其做好监督、取证工作，并提供相应的档案资料。除此之外，其他单位、个人及未中标的单位不具备查阅招投标档案资料的权利。
        3.5完善招投标档案资料储存方式
        首先，构建档案数字化平台，通过在网络平台上构建电子招投标信息平台，以统一县、市、省的招投标信息平台、管理系统、操作标准和交易程序，为后续招投标工作的顺利进行奠定基础。同时，通过利用电子化系统，如电子资料、在线备案，电子开标等信息技术，使招投标的整个档案资料电子化，从招标登记-报名-评标-审查备案全程实施档案资料电子化，使招投标档案资料存储方式迈入电子信息化时代。因此，必须结合实际情况不断完善和更新招投标档案资料的管理和使用方式，使招投标档案资料管理工作迈向数字化时代，通过对原始档案使用方式进行改进，可以进一步确保原始档案的安全性和完整性。对于已过期的档案，在对其进行销毁处理后，其电子档案资料可以保存很长时间，可以为后续统计编辑和研究工作提供相关依据。
        3.6完善网络建设，建立档案数据库
        加强档案数据库的建设，可以使建筑工程招投标档案资料实现共享，无论查阅者身处何处，都可以随时登陆相关网站，查询建筑工程的相关公告、公示，对于招投标完成的建筑工程，可以设置查阅者的权限，以方便用户对相应资料进行检索查询。使用者可以通过档案数据库完成所需资料的查询，并根据每个项目资料的具体情况对需求进行明确，如是否需要前往档案室对招投标档案资料进行下载、打印等。
        结束语
        随着建筑工程建设数量的不断增加，招投标工作量随之增大，这对招投标档案资料管理提出了新的要求，要求其档案资料必须具备较强的真实性、完整性，因此，建筑工程招投标档案资料管理部门应不断完善档案资料的收集、归档等工作，以为后续工作的开展奠定基础。
        参考文献：
        [1]于波，建筑工程档案数据档案管理的作用探讨[J]，现代经济信息，2019（20）：60
        [2]林琼，浅议建设工程档案管理和科学管理措施的重要性[J]，房地产，2019（15）：95