朱晓凯 刘剑飞
内蒙古京科发电有限公司 内蒙古兴安盟科右中旗 ?029400
摘要：档案管理工作的规范化是实现企业档案管理现代化的重要保障，档案管理工作既要做好硬件设施的建设，同时做好软件工作的规范，如何实现档案工作规范管理，首先从档案的源头环节把关，即做好公文处理工作是实现档案管理工作规范化的重要基础。本文从四大方面探析如何进一步推进档案管理工作的规范化。
关键词：电厂；档案管理；规范化
一、前言
在电力企业的档案管理工作中，工作人员应通过采取科学、合理、正规的方式对企业的档案进行分类和整理，以此确保电力企业档案的规范性和完整性，只有这样，才能更加及时的发现问题和解决问题，有利于企业的健康、稳定发展。
二、档案管理工作的重要性
（1）档案是一种真实性凭证。
档案具有法律上的一个效力，记载着工作的历程。档案的类型很多，涵盖纸质版档案、电子版文件以及视频和影音等文件。其具有客观性、公正性的特点，正因为它是一种真实性的凭证，才能一直被保留下来。
（2）档案是具有重要参考性的资料。
档案由于是真实事件的反映，一般具有不可复制的特点，例如音频、视频以及签字的文件，因此档案是具有历史参考价值的。比如基建施工过程中一些关于安全质量见证的文件，具有非常重要的参考性意义，后期被用来作为员工培训的频率非常的高，也可以为后期的相关政策的制定提供非常详细的依据。
（3）有利于保守秘密。
很多单位技术秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事项均会存在一定的档案，如果档案管理工作不完善，就会导致涉密文件的缺失，甚至会导致涉密文件的丢失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及财务、采购价格以及薪酬等方面的秘密泄露，会给各项工作的开展带来不可估量的损失。
（4）能够有效地保障企业合法权益。
在电力企业的不断发展中，难免会出现一些利益问题，一般情况下，会通过签订法律合同的方式来维护自身的合法权益。在一定程度上，合同的管理工作可以突显档案管理工作的作用。因此，在企业经营管理过程中，需要进一步处理好档案和合同的管理工作，一旦企业的合法权益受到侵害，就可以拿起法律武器来维护自身的合法权益。
三、档案管理工作目前存在的问题以及原因
我国的档案管理工作虽然存在已久，各单位在工作开展中也对档案管理工作付诸了很多的精力，力求将档案管理工作做的规范化和科学化。现阶段我单位档案管理日趋规范，然而档案管理开展并非十全十美，细节方面还存在不足。
（1）档案不完整。
很多档案保留不完整，存在着严重的缺失的现象，部分原因可能是遗留下来的原始档案不完善，另一部分原因是档案管理的过程中存在丢失的现象，导致档案资料提供的可参考性不强。
（2）档案管理混乱。
很多单位的档案在存档的过程中分类不清晰，没有档案索引，杂乱无章，显得异常混乱，导致了查找档案需要耗费很多的时间和精力。同时还存在着档案保管不善，导致很多珍贵的影音文件的损坏，或者是纸质版文件污染毁坏，导致文件无法正常使用。
（3）档案管理不规范。
对于一些对档案管理比较看重的单位来说，虽然有一定的规章制度，但是规定的档案存档和使用流程过于复杂，或者是并不科学合理，导致很多人产生了排斥心理，不利于工作效率的提高。
四、档案管理不规范的原因分析
（1）对档案管理的重视程度还不够。
档案管理工作和其他的工作存在明显的不同，最大的差异就是档案管理工作的效益性并不明显，时效性也比较长，因此很多单位对档案管理工作的重视程度不够，甚至很多单位没有设置指定的档案存档的地方。
（2）档案管理专业度远远不够。
档案管理工作的规范开展对从业人员具有一定的专业要求，然而很多单位并没有相关的人才，甚至没有专业的档案管理人员，一般都是部门的内勤员工在担任，这些人也没有接受过专业的档案管理培训，不具有专业的档案管理水平。
（3）档案管理规范性制度不全。
由于单位对档案管理工作的忽视，导致档案管理的相关规范性文件缺失或者说并不完善，包含操作流程、文件分类以及对涉密文件的管理等等，由于档案管理制度的缺失或者是形式化，导致单位的档案管理工作无据可依。
五、进一步推进档案管理工作的规范化的建议
（1）提高对档案管理工作的重视程度。
各单位要加强对档案管理工作的重视，要将档案管理工作当作重点工作来抓。通过上级领导的重视，带动基层的工作人员，形成合力，共同推进单位档案管理工作的开展。
（2）提高档案管理人员的专业能力。
首先，企业在开展招聘工作时，需要企业管理人员严格遵守相应的招聘制度和原则，以此才能确保电力企业所录用的人才与企业档案管理工作的发展需求之间相符合；其次，在档案管理工作人员上岗前，需要对其进行培训，让他们对企业档案管理工作的需要和重点工作内容进行充分的了解和掌握，并明确自身的本职工作，以免在上岗后出现问题，同时还为企业档案管理工作的顺利进行提供有力保障；最后，电力企业应根据档案管理工作的特点来更新和完善工作方式。为了能够提升管理人员的工作效率，就需要电力企业对档案管理人员进行定期培训，在培训过程中让员工们对更多的档案管理方式进行了解。
（3）制定规范化档案管理制度。
在开展档案管理工作过程中，通常会受到一些工作制度的影响，所以，必须要对相应的管理制度进行完善，只有在管理制度的支持下，才能全面的开展档案管理工作，否则，将会引发一系列的问题，使档案管理工作的作用不能充分发挥出来。与此同时，还应根据当前电力市场的发展情况和电力企业的发展需求，制定一套合理、有效的档案管理标准。由于我国的社会生活在不断地发生改变，所以需要对档案管理工作中的内容做出相应的调整，突显出档案信息在企业发展中的重要作用，并对档案管理流程进行整体优化，对每位管理人员的工作责任进行合理划分，只有这样，才能确保管理人员在实际的工作中履行自身的责任和义务，同时，还需要各个部门之间保持良好的沟通和联系，为档案管理工作的顺利开展提供有力保障。除此之外，还应为档案管理工作建立健全的监督制度，需要安排专门的工作人员来监督档案管理工作，以此确保该工作能够达到预期标准。
（4）推行流程管理，规范档案工作。
企业必须要提升档案管理的规范程度，确保管理体系的标准程度，加强重视档案管理工作的监督、考核以及验收环节。与此同时，还可以通过MIS终端流程管理平台对档案管理流程进行优化和梳理。举一个简单的例子，在电力建设项目中，通过确定项目建设时间节点对归档节点进行总结和提炼，并把它当作MIS系统事件，这样就能明确各个节点项目参与者的任务要求，最终任务表单就会由此产生，岗位、流程以及任务都能全部对应起来，使档案管理人员可以通过流程图更加清楚地看到归档的移交人、内容、形式、时间以及档案接收人、验收标准等各方面的信息。
六、结束语
综上所述，进一步强化档案管理工作的规范性、科学性是时代的要求，也是各项工作稳步推进的有效保障。因此，各单位要加强对档案管理工作的重视，进一步细化档案管理的流程，为其配备专业的工作人员，努力让档案管理工作发挥出更大的效应。
参考文献
[1]厉丹.加强对党员的思想教育做好人事档案整理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（12）.