许冰1 卢芳2
1空军通信士官学校教研保障中心教学档案室,辽宁 大连 116600
2空军通信士官学校教研保障中心学报编辑部,辽宁 大连 116600
摘要：档案信息化建设中，对档案以往的保存方式进行转变是重心，档案信息化就是将以往实体保存的方式转变为数字化信息保存的方式，这样就可以对传统保存方式的不足进行弥补，能够长时间对档案信息进行有效的保存，让档案资源可以实现共享，充分发挥出档案的作用，给使用者提供服务，总体上促进档案管理水平的提升。为了实现这一目标，就需要分析存在的问题，提出相应的解决对策，促进档案管理效率和效果的提升，让档案资源能够得到最大化的利用。
关键词:教育信息化；教学档案；建设开发
1 学校档案信息化建设的必要性
1.1 学校档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势
《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》发布，其中明确“加快推进传统载体档案数字化，各地区各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息会建设整体规划”；2019年10月《中华人民共和国档案法（修订草案）》提请全国人大常委会审议，修订草案新增第六章“档案信息化与电子档案管理”共8条，对档案信息化进行整体部署，以法律形式将档案信息化建设确定为国家整体布局。在这一背景下，学校档案信息化建设就成为国家战略部署的一部分，是积极践行国家战略方针的重要体现。
1.2 学校档案信息化建设是学校长足发展的必要途径
学校档案服务学校师生，为教学、科研、学工、人事及后勤等各项工作提供信息服务，意义重大。学校档案信息化建设整体遵循“存量数字化，增量电子化”的战略，传统载体档案数字化，一方面减少了档案用户对原件的利用频率，对档案原件形成好的保护；另一方面，可以通过档案管理系统在线利用档案，档案利用效率得到很大程度的提升，特别是对已毕业的学生，通过档案利用平台实现档案异地利用。学校档案的价值与服务水平得以体现。此外，各大院校开展智慧校园建设，将档案系统与学校OA、教务、科研等系统等实现全面对接，运用大数据技术，对数据信息进行搜集、筛选、分析、评价，辅助学校决策，提升决策的科学与客观性。
2 加强教学档案信息化建设的意义
2.1 加强教学档案信息化是社会发展的需求
档案信息化比起纸质档案管理时代更加方便快捷，它刺激社会需求的同时，也促进了自身的发展。在档案信息化环境中，人们可以利用网络享受在线服务的效率高、速度快、资源共享。档案数量的激增不仅带来了存储问题，还带来了档案库房的管理问题、档案人员的配备问题。随着社会科技进步，档案信息电子化管理，已是新世纪档案事业发展的重要方向。档案信息化不仅是信息技术的应用问题，而且是对传统管理的革命。国家档案局于2002年11月印发的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和任务.
本着统筹规划，统一标准，分散建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和队伍建设。依托当地电子政务建设工程，建立为各政党机关服务的档案目录信息，档案信息化建设已成为社会发展的重要标志。对于教学档案信息系统中的文件如何收集、归档、整理、保存和利用。既是面向信息化的全新课题，也是教学档案管理创新重要方面和标志。
2.2 教学档案管理的要求
学校招生规模不断扩大，学科建设逐渐健全，教学档案内容更加丰富，材料来源更加广泛，档案形式多样。内容上，教学档案包括教学文件和教学计划，教学主体和教学实践，教学成果和教学评价，教学客体和学籍管理。
来源上，如来源于上级部门和本校颁发的有关教学管理方面的指示、规定、办法等文件；来源于教务处、学生处、及各院(部)等教学管理部门的教学计划、教学大纲、学籍管理、招生就业等方面的材料；来源于一线教师个人手中的自编教材、讲义、教案等；来源于学生的优秀论文、毕业设计、实验报告等；来源于各类实验室的实习指导书等。
除了课堂教学外，还有实验、实习、毕业设计、社会调查、电化教学等多种形式。一般院校设置的专业数达几十个，在这些教学实践活动中所形成的教学档案材料必然多种多样。有纸张、照片、光盘、磁带、手稿、簿册和图纸等。教学档案的复杂程度的增加，说明对信息化的要求进一步加强。另外，信息化也是现在教学评估的需要。其意义在于：
(1)可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。目前，大多数单位对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用效率造成极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。
(2)缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用电脑的功能完成信息加工程序，快捷地出版二次文献。
(3)档案信息电子化，可一次投入多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面。
(4)档案信息电子化，信息成果可以多份拷贝，将拷贝送到各部门，拓宽服务范围，发挥档案信息的利用价值。
3 优化档案信息化建设的有效途径
3.1 重视档案信息化建设的科学规划
在档案信息化建设的过程中，由于当前管理依然存在着各种弊端，因此我们必须要加强档案信息化建设的科学规划，通过制定统一的建设规则及制度，从而保证档案信息化工作建设的有序推进，相关部门必须要按照规范来进行管理，对档案管理中的各项问题及时的协调，从而保证档案信息工作的有效落实。
3.2 重视档案信息化建设资金的投入
在档案信息化建设的过程中，资金是保障档案信息化建设的主要因素之一，因此财政部门必须要重视相关资金的投入，通过政府之间的领导和协商，从而保证档案信息化水平的提高。同时，我们要进一步扩大财政收入，从而在不断筹集资金的前提下科学使用资金，减少设备维修等成本的投入，保证档案信息化建设工作的顺利开展。
3.3 重视档案信息网站水平的提高
在档案信息化建设的过程中，我们必须要不断地对档案信息进一步整合，只有在不断完善档案信息网站的前提下才能够保证信息的完整性。而档案部门也要加强网络建设的重视程度，只有在及时更新网站信息的前提下并且加强与群众之间生活的紧密连接，才能够保证档案网络内容的有效推广，让群众了解到档案信息网站的水平。在网站建设完成后也要进一步地加强管理，对网站中的各种问题及时更新，做好网络的相关准备工作，避免档案信息丢失，从而提高档案信息的利用效率。
3.4 有效地提高档案信息化建设基础设施的水平
目前，我国大部分档案部门的基础设施相对较为落后，因此我们必须要通过相关的手段来完善档案信息基础设施，从而保证基础设施发挥自身的作用，为档案信息化建设做出一定的保障，满足档案信息化建设的实际要求，推动档案信息化建设工作的有效开展。
4 结束语
综上所述，新时期的档案信息化建设和档案管理，需要档案管理人员充分认识其重要性，注重分析当前工作中存在的问题，进而适应时代发展要求，更新档案管理理念，促进档案信息化建设和管理，最终让档案可以得到全面的利用，充分发挥出其价值。
参考文献:
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