王玉国
盐城生物工程高等职业技术学校 江苏 盐城 224000
摘要：在校企合作、产教融合和“互联网+”档案背景下，高职院校人事档案经过多年的发展和实践，逐渐意识到人事档案安全管理不能仅仅从人事档案管理部门的角度进行考虑，而应该从全校、从部门与部门之间的联系进行全面、全方位的把控。基于此，以下对全面风险管理理论的高职院校人事档案管理进行了探讨，以供参考。
关键词：全面风险管理理论;高职院校;人事档案管理;研究
引言
近年来，我国教育部门对高校支持力度不断加大，各高校办学条件、教学质量、教育规模都得到了提升。在硬件设施得到完善之后，各高校加大了对人才的引进力度，这无疑为高校人事管理工作带来了新挑战，也提高了人事档案管理工作人员的工作量和工作难度。目前，我国多数高校的档案管理工作依然采取传统的纸质模式，先进的电子信息技术和现代化的设备普遍短缺，致使高校人事档案管理的整体管理水平和工作效率不高，严重阻碍高校人事档案管理工作的发展。
一、高校人事档案的概念与特征
高校人事档案指的是，高校对其内部人才的成长经历，学习与工作经历进行准确记录的文件材料，储存人才在人事、劳务、学历、职称等方面第一手原始材料，是高校进行人事考核时最为基本的一项依据。而在实际应用的过程中，高校人事档案往往具备有全面性、流动性、现实性、机密性等特征，其具体表现为：（一）全面性特征。在高校人事档案中，往往包含了对应人才各类活动中的具体行为与结果。比如，其学历档案、专业情况、工作履历、职称材料、政治材料等内容。能够如实地将其个人的整体能力素养体现在其中，概括了人才的整体经历。（二）现实性特征。因为人事档案是由反映人才真实个人情况的多种材料所组成的，所以高校能够通过人事档案获得人才的实际工作情况，保障高校人事分配的合理性。（三）流行性特征。因为人才市场具备流动性，而人才自身也经常处于流动的状态中，因此人事档案具有流动性的特点，特别是在如今高校人才流动较为频繁的状况下，高校人事档案需要随着人才到新的单位，而负责管理人才档案的部门往往会随之发生变化。（四）机密性特征。人事档案因为反映了人才的现实特征，为此人事档案一旦被对应单位以外的人了解，便会对人才的个人隐私造成影响，所以在工作中要保障人事档案的机密性，避免人才的个人利益受到损失。
二、高职院校人事档案安全管理存在的主要风险
（一）人事档案风险管理体系不够完善
2018年底，《档案馆安全风险评估指标体系》的出台，为我国档案事业的安全风险管理指明了方向，并进一步促进了人事档案安全管理工作的开展。但是由于档案概念的范围较广，而人事档案属于涉密性质，因此在涉密信息管理方面的内容，如人事档案信息的共享、远程阅档、异地出具档案证明等方面还需进一步深入研究、探讨和细化。此外，国家关于档案风险管理方面的法律法规还不够全面，仍需进一步地优化，使高职院校人事档案风险管理有法可依、有路径可查，使人事档案安全管理更科学化、更深入人心。
（二）对人事档案管理重视程度不足
现阶段，高校相关领导对于干部人事档案管理工作重要性人事不足，没有意识到干部档案在干部聘用、晋升等方面的作用，在相关经费投入、人员投入、基础设施建设方面还存在严重不足。同时，很多高校教职工没有干部人事档案管理意识，在档案资料填写方面存在不规范、不完整等情况，或者在管理部门收集材料中不够配合，甚至存在一些为了个人利益而虚报年龄、工作经历等问题，影响干部档案资料的真实性，给档案管理工作造成很多隐患。另外，由于对档案管理不重视，一些新入职员工在入职很长时间后，个人档案还不能及时到工作单位。
（三）人事档案安全风险管理意识较为薄弱
人事档案管理人员的安全风险管理意识，对人事档案的安全管理工作的开展起着关键性的作用。人事档案数字化作为一个新兴事物，其建设到完成需要一个过程。因此，高职院校在开展人事档案整理及人事数字档案建设的过程中，部分人事档案安全风险点可能是人事档案管理人员没有遇见过或没有意识到的，这无形中就给人事档案带来风险隐患。特别是如果这个风险属于重大风险源，便会给高职院校的人事档案安全造成极大的威胁，甚至会导致不可挽回的人事档案损失，并会在社会上造成不良的影响。因此，在信息化时代对人事档案管理人员提出了更高的人事档案安全风险要求，既要做好人事档案日常管理工作，同时也需要具备丰富的人事档案安全风险管理知识，并能为高职院校人事档案安全风险控制的决策提供必要的方案建议。
三、高职院校人事档案全面风险管理策略
（一）提升人事档案精细化管理意识
人事档案管理者应当对精细化管理理念进行深入分析与探究，不断提升精细化管理的意识，要借助于人事档案工作机制，剥去人事档案“神秘的面纱”，更好地开展精细化管理工作。同时，高校相关领导还要加强这方面的宣传与教育，使每位教职工都能够对人事档案精细化管理有一个全面的认识，并积极配合人事档案管理部门开展这一工作。比如，可以借助于每年的职称评审工作，对人事档案管理工作进行宣传，从材料的完整形成、材料的规范书写等各个方面出发不断提升教职工人事档案管理意识，普及人事档案方面的常识，为人事档案精细化管理的有效开展奠定基础。
（二）加快干部人事档案信息化管理进程
在信息化时代背景下，信息化技术为干部人事档案管理提供了新的模式契机，加快档案信息化建设，是高校档案工作必由之路。一方面，干部人事档案管理部门必须充分利用现代化的档案工作设备，如计算机、打印机、扫描仪等，逐渐实现档案电子化；另一方面，建立高校干部人事档案资料数据库系统，提升档案管理信息化程度，确保档案编目、检索、传递、借阅、调用、统计等工作更加便利，同时避免档案信息被随意的造假、篡改。
（三）不断提升人事档案管理者的水平
高校人事档案精细化管理离不开专业型、复合型的管理队伍，只有构建一支即懂得人事档案学理论、技术、方法，又懂得计算机技术的人才队伍，才能够对人事档案管理工作进行全面分析，推动人事档案精细化管理的更好开展。因此高校相关领导应当注重对自身的人事档案管理者进行培训，积极为其灌输新知识和新技能，不断提升其知识水平，完善知识结构。需要注意的是，不仅要为人事档案管理者培训专业化技能和知识，而且还要加强精神方面的培训，使其保持良好的爱岗敬业精神，具备高尚的品格，能够坐得住身、静下心来，并且具有淡泊名利、无私奉献的职业观，只有如此才能够有效开展人事档案精细化管理工作。
结束语
全面风险管理理论，为高职院校人事档案风险管理拓宽了工作思路，构建了人事档案风险管理新格局。目标维度明确了人事档案风险管理工作定位、目标指向；组织层级理顺了分工和职责，层层夯实责任；风险管理要素维度细化了高职院校人事档案风险管理的各项要素，使实施过程全面化并合理、合规。人事档案全面风险管理体系的建立，不仅确保了高职院校人事档案和档案信息的安全，并且为发挥人事档案在教学中的地位与作用提供了保障。
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