朱桂珍
黄河水利委员会机关服务局 河南省 郑州市 450003
摘要：档案管理工作对单位的正常运行非常重要，提高档案管理工作效率，可以进一步促进单位运行的高效有序。随着信息技术不断更新、完善，利用档案信息化管理系统可以有效提高档案管理水平提升档案管理工作效率。
关键词：档案管理；工作效率；新方法
一、档案管理工作至关重要
1.辅助领导决策。做好档案管理不仅可以为领导提高规范化水平和科学决策起到辅助作用，还能够充分发挥参谋助手作用，为单位在修改和制定相关的规章与制度问题上提供合理的参考依据，提高单位的工作效率，以及对单位在履职过程中产生的信息进行真实记忆。
2.提供凭证。档案是历史记录者和对现实的反映者，其也明确着每位参与者的责任义务以及合法权益，单位形成的档案具有传承文化的价值，采用查找档案管理的方式，不仅能够了解不同时期国家、单位的发展轨迹和取得的辉煌成就，同时为探索历史发展历程中的轨迹、规律，对传统精华和历史文脉进行有效继承。与此同时，对单位文化的重塑与发展，以及增强单位的向心力和凝聚力方面可以起到有利影响，并可以增加对我国文化的自豪感和民族凝聚力，也是珍贵的教育资源。档案记录是指客观出现的实际反映，同时也是真实的事件，因此具有说服力及感染力。利用单位形成的档案资料对后续参入人员进行培训，从而为单位的发展和传承起到推进的作用。
二、目前档案管理工作中存在的问题
1.对档案管理工作不够重视
目前很多单位都没有从认识上提高对档案管理工作的重视，大多数单位认为档案管理不过是日常工作中的附属品和衍生品，进而发生轻视会计档案和文书档案，过度关注人事档案和项目合同问题的出现。且单位领导在安排工作岗位时，多由办公室人员来兼职管理档案工作，因办公室工作任务繁琐，人员身兼数职，对档案管理缺乏专业知识和认识的局限性，单位每年产生的档案又较为繁琐和复杂，导致在分类管理上出现问题，利用档案查考功能不完善，使得档案资料无法体现出其价值以及作用。
2.档案管理制度不完善
想要为目前奠定良好基础，就需要拟定相关的规章制度，同时有利于后续的工作。为了提升档案管理的工作效率，不仅需要建设完善的档案管理制度，还需要严格的遵循制度实行。档案的管理制度主要有收集资料、整理资料和分类存储媒介、规范收集整理、借阅查阅等环节。但在具体的工作过程中并未制定相关档案管理方面的管理制度；有的单位虽然制定了相应的管理制度，但在实际工作中并没有严格执行。甚至有些单位还没有建设专业的档案室，进而使得档案管理工作的效率得不到提升。
3.档案专业人员技能不高
虽然当前很多单位越来越意识到档案管理的重要性，但缺乏专业的档案管理人才，或者现有的档案管理人员专业素质不高，从而不能使档案管理发挥其价值。具体表现为：一是认识偏差。部分人员觉得档案管理只是打杂的工作，没有使命感和荣誉感，在日常的档案管理工作中积极性不高，从而很大地影响了工作质量和效率。二是缺乏专业知识。在进行档案管理工作的过程中，因为能够熟悉专业的档案管理内容，同时没有合理地将档案进行分门别类，进而致使保密档案和公开档案没有严格分类。还有的档案管理人员年龄较大，不能熟练操作电脑，从而使档案信息不能被合理利用，发挥不了其应有的价值。
4.档案管理手段滞后
有些单位根据自身职责每年产生大量的档案资料，但由于没有投入专门的资金去购买档案管理的有关设备，仍然使用人工管理的办法，工作效率低下，不能满足单位档案管理工作的现实状况。
另外，还有一些单位使用电脑管理档案资料，但因没有使用专业的档案软件，档案管理工作人员没有很好地掌握电脑使用的各个程序，使得档案管理没有显著地增加效率，未能实现档案管理的现代化与信息化。
三、提升档案管理水平的有效途径
1.提升档案管理人员的整体水平
档案管理工作并不是任何一个人就可以胜任，档案管理人员要具有全面的档案管理知识，能够熟练应用各种信息处理及分类知识，保证档案信息的整齐明了。另外，在书写上需要严格规范，避免在信息处理过程中出现伪造信息的现象，导致文件信息数据错乱。各单位要提高档案管理人员的整体管理水平，需要加强管理人员对档案的认识，让其认识到处理档案的重要性，从而提高管理人员处理文件的工作能力，不断增强每个档案管理人员的工作效率。单位领导要注意在日常工作中，加强对档案管理人员的培训力度，例如：可以定期开展档案管理技能训练活动、档案管理经验论坛会以及互相说说各部门的档案管理趣事，这一系列活动的开展，可以让每位工作人员从中认识学习到经验，提高对档案的认知，达到提高档案员工的各项能力和管理水平的效果，从而提高单位的档案管理水平。
2.建立健全档案管理制度
无论哪个单位要想提高档案管理水平首先就应该注意建立健全各项档案管理制度。健全的档案管理制度可以有效地规范管理人员的日常工作，是进行档案管理的主要依据，并且不同的部门根据不同的工作需要制定与自己相适应的制度，并且根据在实际工作过程中的可能发生的情况与法律法规来不断更新档案管理制度，保证制度的健全完整性，并且要让每个参与者都严格遵守制度，另外还需要统一档案的记录方式和存档方式，只有健全的档案管理制度，才能有效保证今后档案管理更加规范化和科学化。
3.完善档案信息管理系统
档案信息在很大程度上能够反映出本单位工作状况。随着社会当中很多单位发展加快，档案管理的工作量整体水平提高。因此，各单位想要完善好档案信息管理系统，首先需要从信息存储方面去完善，使信息存储能够有条理，还有在纸质管理的基础上建立电子档案库，如此一来工作人员在查阅档案的时候可以方便快捷，另外还要严格要求档案的保密工作，确保档案的严密性。档案信息管理系统的完善可以提高各部门的工作效率，促进各单位部门的发展。
4.档案管理工作者专业素质水平有待提高
档案管理工作是一项非常繁琐复杂的工作，并且对档案管理员的专业素养有严格的要求。但是，目前我国大多数档案管理员的专业水平较低，加之档案管理方式较为落后、档案管理室的设备不齐全、防蛀防潮能力无法达到规定的要求，只是将档案资料放入档案袋保存在柜子里，因此无法最大限度地发挥档案的作用。怎样提高档案管理人员的专业能力成为目前档案管理工作需要解决的问题。
四、结语
综上所述，单位在开展档案管理工作的过程中，档案的管理工作成为关键的组成部分，档案的管理工作与进行其他工作有着密不可分的联系，只有提升档案管理工作，才能对档案的查找信息与利用数据起到促进作用，从而对整个办公室的高效运行和顺利开展工作起到推动作用。所以，档案管理工作责任重大，单位要高度重视，不断强化档案管理人才，完善管理制度，提升管理技术，促进档案管理工作水平和效率有效提高，使得单位整体工作水涨船高、行稳致远。
参考文献
[1]孙艳萍.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].智库时代,2018(47):107-108.
[2]周锦.提高基层档案管理工作效率的措施[J].黑龙江科学,2018,9(19):59-61.
[3]孙爱民.提高办公室档案管理工作效率的路径[J].办公室业务,2018(19):86.
[4]叶燕珍.如何提升办公室档案管理工作效率[J].品牌研究,2018(05):235-236.