灵山县人民医院 广西灵山 535400
摘要：随着我国信息技术日新月异的发展进步，众多领域也迎来了快速发展的局面，这也是当下时代发展的必然趋势，信息技术的发展使得档案管理事业也要顺应时代趋势，积极创新改革，在管理档案的工作过程中充分融合信息技术的优势，逐步推动档案事业迈上新的台阶和发展的层次，电子档案慢慢会取代传统的纸质档案，便于档案保存更具安全性，电子档案管理和传统档案管理的主要区别其实主要是管理方式发生的巨大的变化，利用信息技术管理档案，可以促进档案事业更好更快的发展。
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊分析
档案事业的快速发展进步，促进档案管理技术的快速提升发展，同时对于档案本身的要求也更高，国家目前也更加重视档案事业发展的情况。电子档案逐步替代传统纸质档案，这是档案管理方式的变革与进步，是时代发展的必然，更是经济发展的重要体现[1]。本文针对电子档案管理和传统档案管理加以具体分析和研究，对比利弊，展开对于档案事业未来发展前景的有效探究。
1 从档案操作环节分析电子档案与传统档案进行利弊分析
1.1 档案的收集和归档
传统档案管理工作，是以人工的方式来进行档案的归类整理，档案管理人员根据不同的类型以及来源区分档案，并加以归类，档案文件通常根据行政类和科技类文件作为区分整理归类，然而整理的时间有非常严格的区别，通常针对行政类的文件，归档时可以在第二年的上半年开始实施，科技类的文件，需要随时归档整理，传统的档案归类的方式在最初整理的阶段看似比较简单便捷，然而后期档案整理的时候因为档案累计越来越多，直接导致档案整理的工作量大幅度增加，这不利于档案的整理，无形中加大了整理的工作强度。而电子档案管理，需要在整理初期就对档案加以分类标记并编好记号，同时将这些信息及时录入到计算机系统中，标注记录完毕后及时上传档案信息到上级管理部门进行有效存储，电子档案管理的方式通常是前期整理编号标记的工作量相对交大，而在后期整理档案时只要通过输入标记和编号，就可以快速搜集到有关的档案信息，非常便捷高效，对于后期长远管理非常有益，通过计算机系统储存档案信息，也提升了档案保存的安全性。
1.2 档案鉴别整理
传统档案进行归档以前，必须完成价值鉴别的环节，鉴别的时候必须要进行有效的逐页鉴别，审核每一份档案文件的价值与保管的期限，档案保管的期限应当与其自身的价值保持匹配，避免出现虚报年限的情况，实际完成档案归档之后，也要加强档案的鉴别审核环节的管理，具体就是要把好复核关，这样传统化的档案鉴别方式的工作量相当大而且非常繁杂，不利于档案工作的高效开展。而电子档案管理运用的鉴别方式是通过系统自动识别来实现，系统会通过内容与技术方面综合分析鉴别，分析档案本身的可读性，其适用的范围情况，这两方面的综合鉴别关系到档案价值，同时系统还会扫描文件是否携带病毒，分析出文件是否会受到外界病毒方式遭到窃取的可能性，电子档案管理鉴别的方式和效率都是非常有效的，然而实际鉴别档案的质量相较于传统档案鉴别的方式而言要差一些[2]。
1.3 档案存贮
传统档案管理的方式是以人工管理的方式实现存贮，这项工作持续性很长，所以需要花费大量的人财物成本，随着档案的类别和数量不断地增多，使用档案也会越来越不方便，时间久了较早的档案就很难找，导致档案查阅不够便捷，所以传统档案贮存的方式有着很大的弊端。电子档案的存贮，非常便捷高效，利用计算机系统实现档案信息的电子化存贮，可以快速存贮不同类型的档案信息，文字、图片以及影像资料都可以，而且形声结合的存贮方式对于档案管理来讲更加安全有效，而且存贮的媒介类型也非常多，具备明显的存贮优势，电子档案贮存可以通过硬盘与光盘等不同的电子设备进行存贮，硬件存贮容量也很大，而且存储的速度非常高效，然而弊端在于电子档案需要人工录入计算机的信息可能会发生录入错误，会直接影响到电子档案的精准可靠性。
1.4 档案应用
电子档案管理和传统档案管理相比较而言，有着非常显著的变化和不同。传统档案管理因为物理环境的制约，想要快速应用寻找非常难，工作量也非常巨大，同时必须要去到当地档案馆藏室去进行查阅，同时同一份档案只能够满足一个人在当时进行查阅学习。电子档案就不会有这方面的约束，通过网络上传电子档案信息的时间是以秒为单位来进行统计，信息传递思维速度要比传统人工档案管理的方式高出很多，同时不会受到空间地域的影响，手机电脑网络终端设备可以充分共享搜找应用这些档案信息，然而，电子档案在应用这一方面也有一定的弊端，就是数字化的档案信息过于依赖设备终端，有一定的运行条件限制。传统档案在这一方面来讲，不受运行条件的制约。
2 从操作内容对传统档案管理与电子档案管理的利弊进行分析
2.1 档案信息的真实性
传统纸质档案鉴别审核环节非常的严格，当内容和形式全面确定后，不会再发生变动，只要保管方式科学合理，档案的原始性与真实性非常有保障。而电子档案管理是依托于信息化技术，所以数字化信息容易发生删改，而且载体非常多元化，内容、形式以及载体等各个方面综合来看，不容易保障档案本身的原始性和真实性。同时，档案形成电子化以后是从实态化的状态变为虚拟化的状态，在这一转化过程中容易发生失误，使得档案信息失真，所以其档案信息发生错误的几率要比传统档案管理高很多。
2.2 档案管理的操作性
传统档案在整理归档应用的过程中都是需要人工接触实体档案来开展，工作量极其繁重。电子档案管理通过利用现代化的信息技术，同时结合信息处理软件的应用，实现信息批量处理，充分缩减了同样任务量下的档案管理工作体量。然而，电子档案管理的工作方式和传统档案管理的工作方式整体对比来看，要相对更加专业一些，所以对于管理人员的素质能力要求也比较高。操作人员不但要具备相应档案管理的专业能力，更要具备计算机和不同类型信息处理软件的应用能力。
2.3 档案管理的安全性
传统的档案文件一般都是纸质形式的，安全性保管方面要做好防水防火以及防虫等保管措施。只要措施得当，是可以保障档案资料完整储存的。而电子档案是通过数字化信息来存贮档案资料的，安全性比较高。只是电子档案存贮本身载体非常多样化，数据程序也比较复杂，一些程序错误会直接影响所有档案信息库的整体安全。同时信息技术的使用就会面对计算机方面的安全隐患，比如病毒威胁，网络攻击等。公开化的档案开放浏览端口，很可能会变成被非法篡改的一个风险入口。所以，电子档案管理尽管不存在传统管理方式的物理潜在风险，然而必须要加大信息技术安全防护力度，充分保障档案安全性。
3 结论
总而言之，随着信息化时代的快速到来，档案管理工作也面临着新的挑战和发展机遇，档案行业的快速发展也必须积极把握趋势和机会，积极应对面临的挑战，随着信息技术的快速发展进步，其应用的范围也会越来越广泛，传统档案管理的模式有其利弊，我们应当积极发挥其优势，规避其劣势，全面突破档案管理的传统单一模式，积极利用电子档案管理模式的优势，充分提升档案资源发掘利用的效率。同时随着信息技术和互联网技术的全面普及和应用，社会组织的信息数据也非常庞大，把握时代潮流和趋势，完善电子档案管理方式的各个方面，同时在信息时代的大环境下，强化对于数据信息的分析与合理利用，加强先进技术的实践应用，充分提升档案管理的工作效率和质量。
参考文献：
[1]曲红岩,骆树乔.试析电子档案和传统档案管理的异同[J].兰台内外,2018(04):37.
[2]王靖怡.电子档案管理和传统档案管理的比较[J].办公室业务,2018(07):67-68.