牛晓慧1 刘雯2
1.山东黄河医院 2.山东黄河信息中心
摘要：随着大数据发展时代的来临，档案信息管理工作迎来了新的发展机遇与挑战。在信息资源不断增多的背景下，传统档案管理已经无法满足单位的实际发展需求，对档案管理的有效性产生了严重影响。因此，本文将结合事业单位档案管理信息化建设现状，对档案管理信息化建设的重要性及档案管理中存在的问题进行探讨分析，并提出要结合单位实际发展情况，制定科学有效的解决策略并加以实施，以此来提升档案管理信息化建设的有效性，将档案管理的实际作用与价值发挥到最大化。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
档案管理的信息化建设是指在档案管理中采用先进的电子信息化技术进行操作，并根据一定规则来进行信息资源的管理和整合，其使用方便快捷。随着大数据时代发展，档案管理主体发生了极大的变化，传统的档案管理以纸质资料为主，而当前电子档案成了管理主体，相对于纸质档案而言，电子档案具有方便保存、修改及查询等特点，而管理主体的变化要求档案管理信息化。其次实现档案管理信息化能够降低档案管理成本，减轻档案工作人员的工作量，提高档案管理工作效率。最后档案管理的信息化能够确保事业单位档案资源的长期完整性、真实性和可续性，有利于事业单位的长远发展。
1.推动档案管理工作信息化发展的意义
1.1档案管理的信息化建设可以提升档案管理效率
在传统的档案管理中使用纸质材料进行记录，借助人力来完成对档案的存储和使用，极大的增加了管理工作中的人力和物力支出，影响了档案管理工作的进行效率。在未来的发展中，技术人员借助信息技术完成的档案管理工作可以有效提升管理效率，降低存储过程中的成本。信息化档案管理中，技术人员通过计算机设备以及网络存储服务器来完成对档案的存储，其存储量大，且成本较低。
1.2档案管理信息化建设可以优化整体信息化水平
档案管理工作是单位经营管理活动的重要组成部分。在档案管理工作中引入信息技术可以极大的提升档案管理工作的进行效率。信息化技术方便了不同人员的同时操作，计算机技术的加入也提升了档案处理速度，提升了管理效果。信息技术人员可以借助现代技术思维对信息化管理平台进行完善设计，推动事业单位的现代化发展，推动我国各行各业的网络化以及信息化建设发展。
2.档案信息化管理中存在的问题
2.1档案标准化程度低
档案的电子化基础是档案的标准化，档案标准化程度较低，因而在此基础上实现的电子档案也存在着很多问题。尤其在纸质档案转化为电子档案的环节，录入质量存在着很多问题，纸质档案的一些问题在传统人工处理过程中还允许存在一定的差错，通过人为纠错对档案管理工作的影响不是很明显，而作为电子档案需要大量程序化处理，如果标准化程度较低，则对档案管理效率的影响则会日益突显出来，造成很多差错。
2.2缺乏专业的档案管理人员
档案里有很多重要文件，而完善档案管理工作，必须依靠工作人员，所以档案管理工作对档案管理人员的专业素质要求非常高。但目前，一些管理者认为只要配备一个档案管理员，保证资料不丢失就行了，甚至安排的档案管理人员可能从未接受过专业的档案管理知识培训；在档案管理工作中还存在人员变动频繁的问题，优秀人才极为稀缺，还有许多档案管理员身兼多职，或者以监管的形式从事管理。
2.3现代化管理手段匮乏
在经济全球化、社會信息化的背景下，现代信息技术已经应用到了我们生活的各个方面。信息化建设在一定程度上可以简化档案管理工作中的繁琐程序。但是，很多单位仍然采用传统的档案管理方法来管理单位内部档案。即使有些单位运用了信息化平台，也存在信息化建设平台不能及时更新，使用信息化建设平台效率不高等问题。
如果在档案工作开展的过程中能够提升信息化程度，不仅可以帮助档案管理人员提高工作效率，还可以帮助单位更加全面地应用档案中的各种信息，为事业单位更好地发展奠定基础。
2.4电子档案的安全性缺乏保障
电子档案的推行，对档案的安全性提出了新的要求。一是电子档案容易通过计算机操作进行篡改或删除。二是一些证书、文件等一些具有法律意义的档案留有签名，这些签名是无法电子化的，电子档案的应用就受到限制，无法完全代替纸质档案。三是由于电子档案无法完全代替纸质档案，所以纸质和电子都需要存储，档案存储上的成本反而增加了，而且電子存储需要新的存储环境和方法，这都是额外的投入。四是档案管理软件本身也产生了黑客攻击和数据泄密等新的安全隐患，需要投入更多的成本来加强安全保护工作。
3.加强档案信息化管理的措施
3.1加强观念转变和信息化建设
在大数据背景下，档案信息化管理需要积极解决档案管理观念落后的问题。要加强档案信息化管理观念的转变，重视到大数据背景下档案信息化管理的重要性。首先，应加强档案信息化基础设施的建设，从而使档案信息化管理更具合理性和针对性。主要包括网络化工作环境建设、信息化档案管理软件建设等。
3.2加强档案信息化的人才团队建设
档案信息化的人才队伍建设需要从三个方面入手：第一个方面就是我们常规的人才招聘，因为在事业单位中，很多的档案管理人员本身的年龄都已经较大，这样的人才不能够非常好的进行工作，而且对于一些新鲜的内容都很难理解，所以就可以全面进行人才招聘，能够快速的补充人才的缺失。第二个方面就是考试招聘，在很多的岗位上，都需要极为专业的人才，这样的人才能够非常好的进行工作，因此就可以采用这种方式，以择优录用的办法来让人才加入到事业单位之中。
3.3创新档案管理工作机制
档案管理工作机制是由档案事业组织的基本结构决定的，档案事业组织基本结构要有统领，人才结构要有层次，管理结构也要有多元化，人员层次要年轻化。档案管理中，档案的体现形式是不一样的，档案管理要与事业相符合，用信息化的手段挖掘清楚透彻。对档案进行信息化处理，按照档案的属性进行归档，要符合档案管理的要求。档案虽然不是公开的资源，但是最终要被社会利用，因此下一步，要建立档案的网络化管理体系，用一些创造性的做法规范档案发展，开创性的开展工作，调整档案管理行为，为档案事业的发展提供强有力的保障。
3.4结合信息技术强化档案管理设施的建设
当前我国社会中网络技术和信息技术逐渐普及，网络已经成为人们生活中不可缺少的技术，极大的提升了人们的生活质量。在信息化发展的大背景之下，也应当在工作和管理中引入信息技术，保证各类管理工作的高效进行。
3.5注重对档案信息资源的安全防护
档案管理的信息化建设具有耗时短、效率高以及准确率高等优势。但是在当下实际建设过程中，无论是单位领导人还是相关管理人员，都容易忽视档案信息资源安全性的问题，进而严重影响档案管理信息化建设。因此，在实际建设过程中，首先，需要加强相关管理人员的安全意识，对档案资源进行安全鉴定，明确档案的开放范围与安全密保程度，以此来提升档案安全管理的有效性。
4.结语
综上所述，在大数据背景下，对于当前事业单位的发展来说，档案信息化管理是十分有必要的，是提升工作管理质量和效率的重要方式。档案信息化管理能够保证更加稳定和安全，是整个单位发展过程中的重点。因此，加强档案信息化管理，灵活应用信息化管理模式，解决当前存在的问题，才能真正提高工作质量。
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