姜丽敬
潍坊日报社
摘要：随着现代化信息时代的发展，社会对信息资源的需求越来越多，信息资源也显得越来越重要。档案是重要的社会信息资源，要做好档案管理工作，需要档案管理人员从实际出发总结经验，并结合现代的管理方法，实现档案管理工作的规范化、科学化。本文通过在信息、人员、安全等方面着手探讨改善档案信息服务优化措施，使档案信息能够真正服务大众。
关键词：新形势；档案信息；优化
档案是重要的社会信息资源，具有记录历史，传承文明，服务社会，造福人民的重要价值作用。做好档案管理工作是保证档案信息资源齐全完整和有效利用的重要基础性工作，新形势下，做好档案管理工作要从以下几方面实现：
一、加强信息化建设
现在信息化的快速发展，促进了社会的发展进步，也推进了档案管理的现代化进程，除传统载体档案外，作为日常工作中形成的电子文件和电子档案也应运而生。在此条件下实施档案信息化管理，不仅为档案管理科学化、现代化发展提供了良好转型升级的机遇，也极大拓宽了档案工作范围，将档案事业推向新的台阶。
（一）建立有效网络，规避信息孤岛。档案的现代信息化管理，为实施档案信息资源共享提供了条件，以更好地发挥档案信息资源服务社会的价值作用。积极推进档案信息资源整合实现档案信息共享的重要手段，目前大环境下网络已实现互联互通，但各地内部档案互联互通的程度比较低，档案网络化建设多在封闭的状态下进行，类型多样、各自为政、标准难统一，形成“信息孤岛”。因此，前期的统筹规划是档案信息化建设的重点，依据国家相关档案信息管理专业要求，结合电子政务规范标准，集中开发，统一指标，有计划地分步开展，保证档案管理效果和工作效率，加快推进档案信息化建设进程。
（二）统一管理系统。统一的档案信息化管理系统是实施档案信息统一有效管理的前提，但目前因为有关档案管理主管部门没有明确统一的标准要求，各部门单位自行确定使用不同版本的档案信息系统，缺乏统一标准格式，相互之间兼容性不高，使用效果不佳。因此，在档案信息化建设过程中，人力、技术、财力应给予大力支持，加大研究力度，不断解决技术难点，为建立健康的信息系统提供良好的环境，从而真正地实现档案信息资源利用的最大化。
二、提升人员素质
档案管理人员的综合素质水平直接关系着档案管理的优劣。目前，在档案管理工作中，档案工作人员存在以下几方面问题，有待进一步提高：
（一）服务意识薄弱。 过去档案工作不重视利用，主要从事收集、整理、归档等业务，现在摒弃该管理理念，拓宽档案管理的内容，更多强调档案管理工作的服务性，不断提升档案内容的价值。
但是，由于对档案工作认识不足，加之相关领导重视程度不够，缺乏监管，一些档案人员工作理念的转变还有一定的难度，工作积极性不高，敷衍了事的现象仍存在。从严格意义上说，档案管理工作突出的是服务理念，无论是对内部人员还是社会大众，档案管理工作人员需要明确档案管理的职责，加快观念上的转变，以服务为己任，更好服务社会。
（二）档案专业技术欠缺。档案工作内容繁杂，并非简单的材料整理，很多人对档案管理工作了解和重视不足，长期以来，大多数档案工作岗位人员或是临时调用，或是年龄偏大临近退休人员负责，很大的一部分人员根本不具备专业档案管理知识，外出学习和培养的机会更是少之又少。实际工作中，档案管理工作人员职责不明确，并未按照相关规范进行档案整理归档，客观上影响档案有效开发和利用。因此，需要紧跟时代脚步，充分利用现代化手段，通过自学、培训及继续教育等方式，不断提升档案工作人员的专业知识和技能。
（三）信息化水平偏低。 随着信息化的到来，档案管理方法更多应用先进的信息技术，计算机和网络技术的普及给档案管理工作带来了极大便利，更节省大量人力、物力、财力。但一些档案管理人员仍采取传统手工提取档案信息的方法，一方面是自身缺乏信息技术知识，另一方面是很多优秀信息化技术人员不愿从事枯燥的档案工作，这些都在很大程度上阻碍着档案管理成效和档案信息化建设的科学化。因此，提高档案管理人员的信息化水平，是实现档案事业科学、高效、规范管理的重要手段。
三、做好安全保障
现代化的网络环境下，档案信息资源复制输出和传播更便利，在方便利用的同时，也为档案信息的安全管理带来了严峻的考验。如一些备份和记录内容很大程度上涉及个人隐私和档案资源著作权，网络资源共享容易使个人数据不妥当地扩散、变更、甚至滥用及意外丢失，给档案安全工作带来极大威胁，这也是档案信息化建设亟待解决的难点。
（一）安全立法问题。围绕网络信息安全，我国已经制定了一系列法律，只是规定了档案开放时限、服务对象、范围等内容，对如何更好地防止档案信息安全方面措施不够。在实际工作中，尤其在档案信息服务过程中隐私保护主体，在网络信息资源建设中的责任和义务，还需要对保护内容范围和保密级别做详细的规定要求。因此，档案信息资源开发利用中需进一步制定操作性比较强的标准、规范和法规，并加大宣传，增强档案管理法律化意识，保证档案的安全性，满足人们对档案信息的有效利用需求。
（二）职业道德问题。档案人员是档案信息整合、优化、传播者，档案职业道德又是档案工作人员的行为规范，档案工作者要以身作则，明确档案安全规范，在开发利用档案的工作中遵守有关的法令法规，注意对服务对象隐私的保护，防止被坏人利用，档案管理工作者通过学习不断加强自身职业修养，促进档案事业不断向纵深发展。
档案信息化建设是社会发展的必然，是时代进步的表现，档案信息化建设是整个档案工作的重要内容，要从整个社会发展的角度来认识其重要意义。对历史负责，为现实服务，替未来着想的任务要求，需要我们档案人员共同努力来实现。
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