宋晓玲
中国石化管道储运有限公司新乡输油处 河南 新乡 453000
摘要：精细化作为企业管理的新方向、新趋势，是一种致力于降低企业管理成本，提升企业管理效率的管理方法。作为企业行政管理活动的主要发生场所，办公室工作效率的提升，需以科学管理为基础，应用精、准、细及严等管理手段与方法，明确企业各项管理目标，深化常规管理模式，实现企业管理的标准化、科学化及规范化。鉴于此，本文对实现办公室行政管理精细化的创新路径进行分析，以供参考。
关键词：行政管理；办公室；创新路径
引言
作为企业必不可少的管理部门，办公室责任重大，所需处理的事物较为繁杂，在企业经营管理中占有重要地位。办公室行政管理工作中如存在处理不妥情况，会增加企业的任务量，如情况较为严重，会影响企业的正常运行。因此，为实现企业办公室行政管理精细化，需加强企业文化建设，建立科学的管理制度推进精细化，提升员工职业素养，明确企业管理目标，细化、量化工作流程，加强员工的培训与学习，实现员工精细化意识的提升、建立有理可据的管理制度，营造和谐的工作氛围，促进企业各个工作流程的正常运行。
1精细化理念的基本内涵
（1）精益求精的进取心和行动力。没有最好，只有更好。在一项工作已经做得很好或达到一定标准的情况下，依然保持不断挑战自我极限的决心，用心、努力地将其做到更好，便是“精”。此外，我们也可以从精简（对办公室工作过程中一些不是十分必要的环节或内容进行精简）的角度来解读精细化理念的这一内涵。（2）规范、准确、准时的决策与判断能力。事业单位办公室工作要以相对固定的制度化规范为工作依据，更要遵循规矩，合乎标准。比如，在工作中，无论对事还是对人，都要有一个准确的判断；要制定准确的政策与规划；要有准确的数据支持、正确的量化方法、准确的时间衔接等等。工作上，不模棱两可，不含糊其词，不摇摆不定，便是“准”。（3）细节处理的艺术。“小事成就大事，细节成就完美（戴伟·帕卡德）”，在办公室工作中，不仅要注重从意识态度、书面计划上细化工作任务，更要注重从具体执行动作上细化工作。让办公室工作的细化效果“看得见，摸得着”，才是对精细化理念中“细”之内涵的最佳展现。
2办公室精细化管理的必要性
2.1工作任务的突发性和不确定性较强并需要及时高效处理
一个国有单位的办公室不仅需要承担一个单位的各类文稿起草核定、各个部门的工作协调、领导日常工作事务日程安排等文秘工作、各种会议筹备安排、督促督办检查、上级部门检查安排等日常性的工作，并且，经常需要及时处理大量临时性突发性的事务，实际工作中的不确定性较多。
2.2原则性较强
办公室作为国有单位的中枢核心机构，无论是下达各种文件和传递上级部门的各种指令，都需要认真细致的深刻领会各种指令文件的核心精神，并能够对职工进行正确的解读。不管是执行上级领导的决策还是提供决策的具体支撑，不管是协调单位内部的事务还是处理外来信息，每项工作都需要极强的原则性。比如，在今年的疫情时期，供水部门积极的发挥自身的能动性，及时向服务区域内的公众进行城市供水的加氯消毒规范流程进行专业的解读宣传来消除公众心中的困惑。
3办公室行政管理现状
3.1企业管理人员的管理意识淡薄
企业管理人员的管理意识对实现精细化管理具有重要作用，如果企业管理人员充分具备精细化管理意识，那么在制定各类办公室制度与规定时，能更加细致、客观地面对自身的不足，并根据现实情况制定出具有重要指导意义的整改措施，实现措施的科学性与规范性。如果企业管理人员的精细化管理意识淡薄，则易导致企业管理水平滞后，管理工作漏洞百出。
3.2企业管理工作中欠缺科学量化方式
缺乏科学量化方式的企业，整体管理效率不高。企业缺乏科学量化方式的具体表现主要包括未有效量化员工能力、素养及绩效，未根据岗位性质、内容制定量化标准及设计的量化指标缺乏计划性三个方面。多数企业在经营管理中，存在重视绩效，轻视员工素养、能力的情况。在制定量化标准时，企业管理人员应结合实际需要，具体问题具体分析。为避免员工出现投机取巧行为，针对不同岗位，需充分考虑实践的可操作性，制定不同的量化标准。
3.3办公室的管理制度存在不完善的情况
由于办公室同时要做的工作多，而且突发性、临时性、阶段性的工作很多，忙起来非常乱。如果办公室没有一个完善、规范的管理制度，对一项工作的安排没有规范合理的程序，甚至互相推脱责任，推诿扯皮，那不会有工作成效，只能让整个办公室工作陷入混乱的状态。而作为这个团队的直接领导，应变能力缺乏，遇到事情就慌乱，乱指挥，连带着所属团队其他成员也跟着慌乱，本来办公室的工作就多，没有良好的制度约束、划分、确定责任人，各种头绪一旦绞在一起，就会显得杂乱无章，规范化、精细化管理无从谈起。
4实现办公室行政管理精细化的创新路径
4.1正确认识精细化管理
意识是行动的先导，认识不到位，行动就不自觉，所以企业管理者以及基层员工对精细化管理的认知缺陷，往往成为了制约管理成效的关键。而在能源、交通行业逐渐引入市场竞争机制的当下，如今的市场环境显然与计划经济时期有明显的差异，这就造成了诸多企业存在“重资产、轻管理”的问题。比如，办公室行政管理工作并未与时代发展相结合，甚至认为该项工作仅仅是对上级要求的机械传达，从而失去了办公室行政管理工作的监督管理和组织协调职能。加上企业的各项工作都是由小事和细节组成，而大多数的日常事务性管理工作都显得单调和琐碎，甚至是“鸡毛蒜皮”，但这就是工作，并且是构成企业经济管理活动的必要基础。细节虽小，但足以影响一个人的职业发展和企业的命运，诸多企业就是因为没有做好细节方面的管理，才导致全盘皆输。所以，企业管理者需要充分意识到办公室行政管理精细化的重要性，并且通过不断学习相关的知识来给广大员工树立好模仿作用，以将该项工作纳入企业管理日程，这样才能不断促进粗放型办公室行政管理朝着精细化方向转变。
4.2建立健全管理制度
完善的管理制度是企业得以正常运转的前提，而有效的激励和约束机制可以在充分调动员工工作积极性的同时，通过强有力的硬性条约，来规范员工的思想和行为。从办公室行政管理的角度来看，因为该项工作主要是针对企业内部管理来开展的，并且涉及到的工作内容较多，所以容易出现缺乏管理制度约束的问题，长此以往就可能形成工作散漫、遇事推诿的工作氛围。因此，企业需要不断建立健全管理制度，以建立规范化的行政管理流程，提高管理水平和工作效率，从而使行政管理工作有章可循、照章办事。另外，需要及时总结和推广好的经验做法，针对存在的问题提出改进的意见和建议，实现办公室行政管理工作体系的良性循环。最后在落实环节，企业的规章制度重在执行与坚持，对于难以贯彻的制度必须坚持原则，加强各项工作的督促和检查，保证信息的上情下达和下情上报。
4.3加强对企业文化的宣传力度
（1）从企业文化的导向作用方面入手，正确认知企业文化的积极作用，引导员工高度认同企业的价值，对各项规章制度的落实予以帮助，以企业文化强大的号召力让所有员工为实现目标而分动，也让企业文化成为员工们的精神支柱。
（2）从企业文化的凝聚作用方面入手，将企业文化融入行政管理工作中，帮助员工改进价值观念，在行为上能够自觉维护集体利益，依靠这种内部向心力贯彻落实来自上级领导的工作要求。同时，还应让企业文化成为命运共同体，推动企业的可持续发展。
（3）从企业文化的激励作用方面入手，优秀且先进的企业文化可以起到良好的激励效果，并在办公室内构建轻松和谐的工作范围，构造友善的人际关系，使办公室行政人员可以积极工作，享受这份工作带来的挑战，潜移默化地提升工作效率。
结束语
办公室工作本身就有着一定的标准流程，并且是一项对细节要求较高且内容涵盖范围很广的工作。除了要负责人员的登记接待、文件的传收印发、资料的归纳整理、档案的建立归置等常规工作外，办公室工作人员还要负责各类汇报材料的编辑撰写、机要保密、单位的后勤保障，以及单位领导临时交办的任务等一系列工作，且上述各项工作内容中又包含着多个环节。任何一个小环节的不到位或失误，都会对办公室工作的达成效率造成一定程度的影响，因此办公室工作人员十分重视对细节工作的落实，力求将办公室工作做到滴水不漏。
参考文献
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