李莉
重庆渝富控股集团有限公司 401121 重庆
摘要：为了将其建设项目档案管理做好，提高档案建设管理是当前企业档案管理中的难题。本文主要结合云协同办公系统功能，依据项目档案监督管理结合项目建设管理要求，改变工作方法，需求新的项目档案监督管理模式，旨在为工作人员提供参考。
关键词：建设项目档案；监督；云协同办公系统
前言
通常情况下，企业建设项目档案是当前工程建设中原始记录，作为企业生产经营以及维护发展的基础，是企业中非常重要的知识资产，在企业经济中起到支撑作用。随着“互联网+”来临，网络信息以及通讯技术的发展，建设项目档案管理也在逐渐提高。依据项目档案监督管理项目建设要求，运用企业云协同系统功能，提高档案服务。
1.企业建设项目档案监督管理存在问题
1.1项目档案管理不足，缺乏项目登记办公平台
国有企业分布众多，分支机构也非常多，加之建设的项目、单位众多，项目登记困难，进而影响后期档案监管效率。
1.2信息沟通不畅，缺少交流平台
虽然档案人远提前对有关人员实施了培训工作，但依然对业务单位参与人员进行了调整，依然导致项目档案信息不健全。加之档案管理负责人不能及时了解项目工作进展、处理文件不及时，都将导致档案管理无法按时落实。
1.3指导方法缺乏，缺少高效率监管平台
基于施工中部门之间的配合不协调，加之现场监督条件不健全。这便造成线下签批回弹大，很难确保项目建设文件审批有效性，这也影响到项目真实有效性。作为档案人员没有更进一步的深入现场，对其未实施指导服务，造成监控文件质量差。建设单位以及简历单位都应支持档案管理部门，从而建立高效、顺畅且执行能力强的档案监督管理系统。从2019年我公司便提高了信息流动、降低管理成本以及提升管理效率的云协同办公系统。本系统可及时展开信息业务的互换，达到无障碍沟通，为使项目档案监督管理达到项目建设管理要求，需要完善档案登记，为监督指导以及管理带来新机遇[1]。
2.云协同模式下项目档案管理对策
就当前档案管理的实际工作而言，档案管理人员不仅需要掌握专业的云协同办公知识，还要具备计算机电子档案管理、相应的网络技术能力，并且还要积极了解当前的现代化管理理论[2]。使用云协同办公可以在一定程度上提升档案管理人员材料收集的准确性和完整性；现代管理理论的深入可以提升档案管理相关制度建设的有效性。就当前的国有企业档案管理人员来看，其不仅需要具备以上能力，还要积极了解管理会计的相关知识，根据国有企业的特点和管理需求设定相应的核算方法，以此来实现档案的有效管理。
2.1组织架构、密切合作
国有企业可运用云协同系统，建设相应的交流协作平台，使其体系更为健全、责任清晰、合作通畅的档案管理网络。首先，创建组织架构。以云协同系统平台为根据，为其提供多种沟通路线，完善体系建立，做到责任明确、沟通无障碍的档案管理网络。作为建设单位项目前期应负责整体协调，成立档案部门以及单位负责人都参与的项目档案组织架构。全部的部门成员运用云协同企业组织建立通讯录，查看系统中每位职能信息以及通讯方法，可通过公示栏、电话、短信等方式展开联系，一快速的方法试试业务协作。云协同系统有效打破了部门业务员信息屏障，确保档案管理与组织信息间沟通顺畅，将档案工作融入到项目建设计划以及工作中，确保质量，帮助各个部门紧密配合档案管理工作。其次，深入部门协作。
基于项目文件需要多次接收以及转送才能传输开，而云协同能清楚看到部门间的协作处理，了解公文目前情况，代办、已办、都记录的清清楚楚，每项步骤都能清楚的看到签批意见与实践，方便管理层实施监督，帮助部门之间合作，认真执行各自部门职责。
2.2跟踪联动、反应快
建立相应的项目登记管理平台，应有序制定项目档案管理工作，合理、有效的安排日常指导服务。其一，建立项目档案管理系统。国有企业档案管理部门可在云协同系统基础上创建微型“建设项目档案管理系统”，为其提供项目登记平台，制定一系列的档案行政审批，按规范制度实施。设定云系统每月5号自动创建档案制式表单、挑选具体单位便可根据档案定期发出开工的信息，填写好企业建设项目信息登记表，档案部门运用云协同开启提醒功能，能快速获得信息，健全项目档案管理信息库，达到项目档案信息全面覆盖。其二，创建工作日程以及工作计划。作为档案人员可充分运用采集项目信息，依据项目规模、投资等情况，着重管理大中型项目。在云协同系统时间助手中包括工作日程、任务以及会议安排等。经由日程管理与任务管理便可建立新的事物，给出具体的事务情况以及日程信息。当提交工作计划之后，系统将达到工作计划与任务相关联，展示日常安排以及视图，方便档案管理人员对工作事项展开查询，有秩序的展开监督指导工作。其三，创建知识管理平台[3]。作为企业档案管理部门运用“云协同”系统知识管理平台，对其建立知识中心，促进档案管理制度，对其提供个性化指导服务，展开信息共享。经过知识资料收藏，将其档案管理制度灵活的分配到参建人员信息中，作为项目参建人员明确管理程序，将其项目文件归到编制区域内。紧抓制度的落实，向参建单位发送信息表，交代清楚设计、施工、监理等，帮助指导建立完善档案管理制度，帮助项目管理人员达到档案管理要求，真正控制档案管理工作前端。
3.如何建立档案信息化重要体系
首先应及时更新电子档案格式。电子档案储存需要根据计算机软硬件设施，然而，电子产品更新频率较快，这便需要工作人员及时了解计算机动向，及时更新储存信息资料软件，杜绝由于档案资料泄露出现意外情况。其次，增强网络安全监管力度。应定期检查计算机，对其实施杀毒处理，更新杀毒软件中的数据库，与此同时，依据情况的不同，设置相应的访问权限，预防人为的入侵、更改档案数据，为企业带来损失，尤其对其计算机检索、筛查时，都应保护好计算机安全性能。这样做可以为后期国有企业的改建、修整工作提供准确的理论依据，有利于避免基建过程中出现一些不必要的问题。
最后，在当前信息技术快速发展的背景下，各行各业的信息化建设快速发展起来，尤其是对于国有企业来说，加强基建档案的信息化建设是企业档案管理发展的必然趋势。因此，企业需要积极探索档案管理的有效方法，结合企业的实际发展情况，将传统以纸质、声像为主的传统档案管理形式转变为以计算机为主的软件式档案管理形式，在实际查询中，只要通过网络就能快速查询到所需的相关资料。这样做也能使企业的基建信息得到共享，自然，云协同档案管理工作的效率也能得到一定的提升。除此之外，在云协同档案管理的信息化建设过程中，企业还需要加强对计算机系统的安全管理工作，例如：增加身份证识别增加安全防火墙等，只有这样，才能为云协同信息的安全性提供保障。
结束语
总而言之，云协同档案的管理工作在国有企业的日常管理中发挥着不可忽视的作用，尤其是在当前信息化发展的背景下，加强国有企业云协同档案管理的信息化建设对于企业的管理和经营都提供了一定的便利。因此，企业在开展云协同档案管理过程中必须要在云协同档案管理要点的基础上切实做好档案的管理工作，提升基建档案管理人员的专业素质和能力，推动档案管理的信息化发展，只有这样，才能为国有企业的良性发展提供有力的保障。
参考文献
[1]康燕,赵兰花,胡艺领.浅谈档案信息化建设工作——以哈尔滨第一机械集团有限公司档案工作为例[J].机电兵船档案,2020(04):13-14.
[2]张惠敏,胡卫中.企业固定资产投资项目档案管理工作实践[J].机电兵船档案,2020(04):14-16.
[3]王莉.数字化时代企业档案的深化著录[J].机电兵船档案,2020(04):40-42.