王旭
邹平市人大机关老干部服务中心 山东省滨州市 256200
摘要：对于机关与事业单位来说，档案是平时活动中记载有关人事变动以及历史等多方面情况的文字凭据，档案真实记录了社会历史活动以及过去情况，在一切社会活动中，人们需要对原来的生产以及工作情况进行认真考查，探究事物的发展规律，继承已经得出的成果，特别是机关以及事业单位，在开展业务工作与行政管理工作时，档案真实反映以及记录原来的历史与已经发生的事，这样档案便成为查考凭据，所以档案可以利用。基于此，本文从档案是业务工作与机关行政管理的查考凭据、档案是生产活动的重要参考依据、档案是科学探究的条件与前提以及档案是宣传教育的主要生动素材四个方面，详细介绍了机关及事业单位档案的价值与作用，希望可以为有需要的人提供参考意见。
关键词：机关；事业单位；档案；价值；作用
相信大家都知道，档案的价值，事实上，即档案的利用价值，充分表现了档案可以真正满足社会需求。如果档案的原始记录性可以满足其中一个方面的社会需求，就产生档案的价值。档案将自身的作用发挥出来，就可以使档案自身的价值得到体现，这就说明档案的作用，等同于档案的价值，二者有不可分割的关联。
一、档案是业务工作与机关行政管理的查考凭据
机关是由社会组织、机关以及团体在社会活动中所形成的文件材料转变成的，记录了机关公务活动， 也对社会组织活动以及机关的完整情况进行充分反映。对于机关工作来说，其是重要的辅助工具之一，是履行职能以及处理业务的主要手段，要充分了解机关工作的实际情况和处理事务，就需要对档案进行查考以及利用，不然就很难确保机关工作正常开展。
二、档案是生产活动的重要参考依据
档案和生产活动之间有着密切的关系，档案的主要来源途径是生产活动，记录了人类在发展过程中一代又一代人与大自然斗争所积累的丰富经验，可以为促进社会建设提供关键的参考资料，尤其是科技档案，是企业科学管理以及现代化生产的主要条件，在提升生产效率以及企业经营管理等等多个方面都有着极其重要的意义。
三、档是科学探究的条件与前提
任何的科学研究，包括计会科学研究以及自然科学研究等等，都需要占有相对应的材料，这是必不可少的主要条件之一[1]。通常，就从事社会科学研究以及自然科学研究来讲，其前提条件是档案，这是科学研究理论和实践得出的结论。当前需要认真反思的问题是在人类的科学研究活动中，是否已经认识到在科学研究中档案的重要性。在科学研究过程中，档案不仅可以最原始的记录，以提供给有关单位直接学习和借鉴，而且可以提供很多的观察以及实验中所囊括的基础材料，以提供给有关单位间接学习和借鉴。其实，对于科学研究工作发展来说，最为重要的是人类实践，通过积极总结原来人研究得出的结果。吸收成功的经验教训，避免浪费不必要的时间、人力和精力。档案是对原来人的研究成果进行记录，属于最原始的资料，所以相对于其他材料而言，其具有较强的可靠性以及真实性。因此，不管什么科研成果，其条件与前提都是档案。
四、档案是宣传教育的主要生动素材
档案包含大量的内容，对每个历史时期的进步势力和每个英雄人物的重要事迹材料进行记录，也是爱国主义教育、举办各种类型展览以及文艺创作等等的主要生动素材，具有很强的感染力以及说服力。最近几年，很多档案馆都已经意识到档案具有重要的宣传教育作用，都将档案馆作为爱国主义的主要基地。
档案有很多作用，比如：档案的参考作用以及凭证作用等等[2]。首先，就档案的参考作用来讲。因为人类社会活动具有一定的多样性，所以档案记录很多知识以及信息。在档案中除了有成功的经验，当然也有失败的教训；虽然有思想观点，但是还有实验观察数据；虽然有社会变革，但是还有生产的发展。相对于图书情报资料而言，档案的参考价值具有一定的可靠性以及原始性[3]。其次，就档案的凭证作用来讲。因为档案原始记录的特性，直接决定档案具有凭证价值，与其他材料相比之下，其是非常独特的，在法律层面具有较强的权威性。档案的凭证作用是由两个方面来决定，一方面是档案本身的特征，另一方面是档案的形成规律。其原因主要体现在以下几点：其一，就档案的形成来讲，其记录最原始的形态，是当事人、当地人以及当时所保留的，自始至终没有人对原始形态的记录品进行改变，可以将人们的活动以及思想全面准确的记录下来，具有非常强的可靠性，是比较有力的证据。其二，档案将形成人的历史真迹都记录下来，比如：各种录像以及合同等等。这些原始标记都证明档案是原来的原始证据以及材料，是切实存在的历史凭证。对于档案来说，社会有很多需求，社会必须要对档案的参考价值以及凭证价值进行合理利用。机关行政管理、生产建设以及科学研究等等，都应该对档案进行普遍的参考利用。因此，对于档案来说，其基本价值包括参考价值。
档案发挥作用具有特定的规律以及特点，具体表现在以下几个方面：第一，档案价值的时效律以及价值扩展率。档案的价值和时间之间有不可密切的关系。就档案价值的时效律来讲，其主要是指很多档案的作用具有时效性，有些档案很有可能在某段时间内具有重要的查考价值，而且具有一定的利用价值，时间长了，此价值不断降低，最终消失。并且价值档案价值的时效性要求人们可以对各个档案的时效性做出科学判断，在适当的时间提供利用，防止由于错过开发利用的最好时机而将档案的一些价值或者所有价值都丧失[4]。第二，档案机密程度的递减规律。时间久而久之，档案机密程度也日益变化，并非固定的，而且档案机密性不断减退，有些档案的机密性丧失，进而面向整个社会开放。通常，档案越早形成，其机密程度较小，而当前机关具有很强的档案机密性。因此，由此不难发现，档案保存时间和机密程度呈反比的关系。通过了解档案机密的递减规律，可以帮助人们妥善处理开放和保密之间的关系，迅速高效的开发所有档案信息资源，将档案的作用和价值充分发挥出来。第三，档案发挥作用条件规律。一般来说，档案发挥作用容易受到很多条件的约束。档案作用都是客观现实存在的，而是否可以充分发挥档案的作用，主要取决于以下几个因素：第一，社会发展水平。第二，人们是否准确认识档案[5]。第三，档案管理效率。掌握该规律，对人们树立科学的档案价值观非常有利，完成档案宣传工作，提高整个社会的档案遗失，全面分析档案利用工作过程中存在的问题，结合社会现状，合理创造条件，合理制定相应的措施，进而更好地服务于社会。
结语：
总而言之，对于机关以及事业单位来说，档案是十分重要的，记录了各项活动的最原始资料，那么档案之所以如此重要，根本原因在于档案具有重要的价值和作用。因此，机关和事业单位的管理者应该加强平时的档案管理，确保档案信息的完整性、真实性和准确性，防止出现档案丢失或者遗漏的情况，只有这样才可以将档案的作用发挥出来，才可以从根本上实现档案的价值，更好地促进机关和事业单位稳定发展。
参考文献：
[1]黄淑兰.有机整合资料 追溯历史价值——机关事业单位文书档案管理探讨[J].办公室业务,2020(12):101-102.
[2]李书光.信息化在机关事业单位养老保险档案管理中的作用[J].管理观察,2020(16):76-77.
[3]吴向红.略论机关及事业单位档案的价值与作用[J].农家参谋,2020(11):183.
[4]李晶涛.机关及事业单位档案的价值与作用分析研究[J].农家参谋,2020(01):195.
[5]王梅.机关及事业单位档案的价值与作用分析[J].群文天地,2012(06):211.