张颖
河北省桃林口水库事务中心 河北秦皇岛 066004
摘要： 办公室文书档案既然被称为“档案”，就说明它是一种记录。办公室文书档案的收集与归档工作是每个单位工作中必不可少的一环。单位无论大小，都需要对档案工作进行归纳和整理，尤其是对于大型的单位或者公司来说，需要记录的信息很多，进行收集和归纳工作的工作量也比较大，容易出现偏差。所以对于单位来说，必须不断寻找办公室文书档案收集与归档工作中存在的不足之处。只有认清自己的劣势，才能找到发展的蓬勃之路。本文将会针对企业档案收集与管理中存在的问题提出相应的解决措施，以便于对该问题进行更好地研究。
关键词：办公室文书档案 收集 归档 工作研究
引言：当今的社会是一个经济飞速发展的社会，它离不开各行各业的发展。所以无论是信息还是技术，都处在一个飞速发展并相互影响、互相进步的阶段。办公室文书档案管理属于信息工程，它的好坏直接影响着单位的整体运作，也影响着整个单位的进步与发展，但是很多单位在档案管理的过程中，仍然存在着一些问题，为了单位更好地发展，必须通过提高办公室文书档案管理人员的综合素质和完善档案管理制度等措施解决其发展弊端。
一、办公室文书档案定义
什么是办公室文书档案？和别的档案有什么区别和联系？很多人在第一次看到这个词汇时都会有这样的疑问。文书档案一般是由公示、命令、决定、通知等文件转化而成，主要都是关于政策决议方面的。办公室文书档案工作通俗来说就是指把过去所发生的事件以及工作情况进行整合和记录，除了记录实体档案之外，还要通过智能的方式记录电子档案，以便于为后来的档案查询提供依据。办公室文书档案的内容并不单一，甚至可以说是十分繁琐且复杂的，包含的面非常广，有政策决议、重大通知、会议纪要、请示批复、新闻留存等，涉及到整个单位的发展轨迹。
二、办公室文书档案收集和归档的依据
（一）看文件是否真正具有价值
没有价值的文件是不需要大费周章进行归档的。但是俗话说得好：一千个读者就有一千个哈姆雷特。价值的定义到底是什么？什么文件是有价值的文件？什么文件就无须归档？又应该如何怎样判定文件的价值呢？关于有关文件价值的判定，通常情况下可以通过评估其是否能对现实生活具有指导意义，是否能够成为理论或者实践上的依据，是否能够成为一些人物或者事件行为的印证，或者成为证据等。如果可以，那么它就是有价值的，可以进行归档。反之，如果是一些与单位无关的、没有留存意义的、临时性的文件，就不必进行归档。
（二）文书档案必须在办理完全结束的时候才能进行归档
如果文书正在处理的过程中，还没有完全结束，就对其进行了归档，那么将会带来很多不必要的麻烦，因为我们无法确定该文书最终是否被发布，其内容的科学性也无法确定。只有等真正办理结束时，我们才能将其进行归档。此外文书档案作为重要历史凭证，在对文件进行归档的过程中不能马虎，文件归档需要工作人员具备认真负责的态度，仔细地将文件整理好，查漏补缺，以免出现需要用却找不到、找不全的情况。
（三）经过系统整理的文件才能进行归档
文件的归档不是随随便便的，需要归档的文件必须得经过系统的整理以及归类，整理好编目，然后规范的立卷，才能够进行归档。如果不将文件处理得井井有条后归档，这些文书档案将会失去了它的条理性，在以后的查找中也会变得更加复杂，所以面对海量的档案，必须对其中的每一个文件都进行系统整理。
三、办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题
（一）管理层档案归档意识较低
文书档案收集管理工作在一个单位中是一个经常容易被忽视的工作，因为对于一个单位来说，它并不是发展运营的主要工作，只是便于单位主体工作相关文件资料的查询，是一项辅助性的工作，所以管理者通常会忽视了这项工作。
尽管单位按照上级要求进行了档案管理工作，也没有将其重视起来，只是作为一个可有可无的部分，并不会专门为之投入人力、物力或者财力。而文书档案管理工作想要做得好，也需要投入资金和专业人员。当资金投入不足，自己所热爱的工作得不到重视时，档案管理从业人员就容易产生工作积极性的消退，逐渐变得自由散漫，这样长此以往，档案管理工作变得一塌糊涂，归档整理缺失混乱，也影响了单位的整体运作。
（二）档案管理方式墨守成规
现在的社会是一个信息化的社会，如果不进行革新与改变，很多事物都会被淘汰，档案管理也是一样。但是现在很多单位的文书档案管理方式依然十分落后，仍然还是传统的纸质的档案，非常容易破损，一旦出现破损的情况，与之相关的所有档案都会受到影响。再加上档案管理人员积极性差以及档案存储位置的不合理等因素，有时候档案就被随意摆放在桌上或者其他比较随意的地方，很容易遗失或者被别人当做废纸乱涂乱画甚至丢弃。对于信息技术的使用了解甚少，很多从业人员没有经过专业的培训，就算引进了新型档案管理技术，他们也不会使用。
（三）档案管理制度不完善
完善的制度可以对文书档案的管理进行约束。有了可行且完善的制度，档案管理工作才有了依据，没有规范的制度，档案管理工作就会像无头苍蝇一样失去方向。相关部门面对不断更新的档案数据并没有进行定期检查和维护，对于在文书档案管理工作中出现的不规范的行为也没有制定相应的惩罚，没有设立奖惩制度来调动档案管理从业人员的工作积极性。
四、针对文书档案收集与归纳工作中出现问题的解决措施
（一）提高档案归档意识，增强企业效益
提高档案归档意识，应该从单位的高层做起，如果连高层都不重视这项工作，底层员工更不可能将这项工作重视起来，高层必须起到先锋模范作用，这样才能提高全公司的归档意识。对此，单位必须加强对文书档案管理工作的资金支持，对档案的储存位置进行改进与维护，保护好档案，加强对工作人员的专项培训，提高专业水平，以便于更好地进行档案归档工作。同时，政府也需要为档案管理工作做出一定的努力，加大财政支出，举办相关讲座，让更多单位了解到档案收集与归档的重要性。
（二）将信息技术运用到文书档案管理中
首先要购置相应的信息设备，将档案分门别类得输入进系统中，形成文书档案的信息管理数据库。同时还要设置档案的管理系统，对查阅档案的人、时间、内容、日期等都要详细记录，同时还要将内部档案与外部档案区分开，杜绝将内部机密档案泄露出去的可能性。
（三）完善文书档案归档制度
完善检查和监督制度要实时检查和监督档案的去向以及归还情况，对于丢失遗漏的档案要追踪责任人，查明丢失原因，并进行责任的追究。同时要完善奖惩制度，对于在文书档案管理工作中认真负责，零失误的员工进行绩效的奖励，对于违反制度的员工进行惩罚。
结束语：办公室文书档案管理工作并不是一项无足轻重的工作，单位需要将其重视起来，针对发展中的问题提出相应的措施，这样才能得到稳步发展。
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