王静
山东盛泉矿业有限公司
摘要：档案管理在煤炭企业有着重要的作用。档案是一个企业发展历程的概括和记录, 他是一个企业重要信息资源, 企业在发展过程中必须要依靠档案来为企业经营和发展提供参考资料。因此, 如何做好档案管理是非常值得研究的, 本文在探讨煤矿企业档案管理现状的基础上, 指出发展过程中遇到的问题并提出几点关于加强煤矿档案管理工作的建议。
关键词： 档案管理 现状 问题 建议
一、煤矿企业档案管理现状
对企业档案的管理是企业的一项必不可少的基础工作, 我们判断它的价值和作用是在建立现代企业制度的基础上的, 同时伴随对企业档案认识而不断变化。比如鹤岗矿业集团振兴煤矿, 该煤矿企业因为建矿时间比 较短, 因而档案管理工作并没有引起多大重视。但是随着煤矿的发展, 企业的档案管理工作渐渐变成了一项重要工作。
最初, 因为煤矿刚刚成立, 人员安排不到位并没有人专门管理档案, 企业档案管理工作处于荒废状态中。但是最近几年, 煤矿企业的领导们意识到档案的重要性了, 开始对煤矿的各类档案资料进行全面的整理和保护 , 分配了专门的管理人员, 努力完善档案管理设施, 并参考一些专业管理知识。经过一段时间的努力, 现在的鹤岗矿业集团振兴煤矿各类档案已有了规范的管理, 资料基本齐全, 努力往档案信息化阶段奋进。在实践中我们也认识到了档案的重要性, 我们通过档案资料成功解决各类问题, 档案在保证企业稳定上发挥了重要作用, 促进了企业的发展。
二、煤矿企业档案管理中存在的问题
煤矿企业档案管理中存在许多问题, 例如, 领导的不重视。有许多煤矿企业的领导人重视档案工作的意识十分薄弱, 他们认为档案工作是好是坏无所谓, 不会对煤矿企业的生存产生什么益处或者害处, 觉得即使没有企业档案企业仍旧能够很好的生存。并且个别领导认为对档案的投入不能马上促进经济的增长, 所以投入就是没意义的, 也就不愿给予档案工作必要的经费;如果领导们都不能从根本上重视企业档案工作, 反而采取不闻不问的态度, 那么企业档案的发展和管理水平的提高也就成为一纸空谈, 各项工作就不能如期开展, 必然会影响煤矿企业的发展。
还有许多煤矿档案里文件材料不齐全。许多煤矿存在的档案资料编制的十分不规范, 内容残缺;用来管理档案的设施不健全, 例如, 借阅时的登记程序不合理、资料的利用效果反馈不明显、档案总登记不完善;甚至有些编研材料使用的体例严重不规范, 编出来的资料内容自然不完整;还有因为技术落后造成的声像档案严重缺乏。
目前许多部分单位档案资料分散保管, 仅仅为了使用方便, 不使用集中管理, 管理也较为分散从而导致存在许多借阅档案的人员没有及时归还档案部门的现象, 档案不能及时归库出现失散现象, 严重影响了档案的完整与安全。
档案在借阅过程中如果制度不严格, 会给企业的生产经营带来无法估计的损失。因为煤矿生产中所存在的档案是国有资产的一部分, 对企业的煤炭生产起着重要的作用, 因此, 我们要加强对档案借阅制度的审批管理, 捍卫国有资产。严格规定所有的技术人员, 按照有关规定借阅档案, 认真履行借阅规则, 及时返还档案, 还要提高煤矿企业档案管理工作人员的素质, 现存的许多煤矿企业档案管理工作人员多为兼职, 极度缺乏关于档案管理的专业知识, 无法掌握档案现代化管理知识, 不能真正胜任煤矿档案管理工作。
三、加强煤矿企业档案建设的几点想法
首先, 要抓紧宣传档案工作。一直以来, 煤矿企业档案工作的宣传只看重于涉及相关法规条例的宣传内容, 大多员工并不理解因此很难达到预期的宣传效果。所以, 我们在筹划宣传档案工作时, 要从煤矿企业档案工作的新亮点、新特点出发, 带有很强的针对性的计划宣传档案工作, 灵活性的进行档案工作的宣传。充分利用互联网的作用, 通过各种形式形式全方位有重点的进行档案宣传工作, 力图形象直观的把煤矿企业档案管理工作以形象生动的形式展现给全矿所有部门, 是所有人明白其重要性, 从而带动煤矿企业档案工作的深入和进步。
其次, 我们要提高档案信息服务质量。事实上, 档案工作是一项服务性工作, 通过及时了解然后预测各部门对档案的需要, 从而对应的收集信息, 做好编研, 力图有目的、有针对性地逐次开放档案, 使煤矿存在的各个部门了解档案信息的内容, 重视档案工作, 增强对档案作用的认识, 最后积极主动的使用档案资源, 是档案管理部门应尽的责任。
再次, 我们应当聘用专业的配档案管理人员。在我国, 专职档案人员十分缺乏, 煤矿企业也因此得不到高质量的档案管理。企业缺乏专职的档案人员, 肯定不能在工作中做到规范、标准、科学, 这样会严重影响档案工作的深化和发展。
因此, 只有煤矿企业建立一支具备相当专业知识和能力的专职档案人员队伍, 才能做到管理手段科学严谨, 档案信息合理开发利用, 档案发挥应有作用, 才能为为领导提供科学决策、为企业经济发展设计合理方案。与此同时, 煤矿企业还应提高目前档案管理人员素质, 改善知识老化、技术贫乏的状况, 加强培训, 提高档案人员的业务水平, 还使档案人员掌握档案法规、档案工作者的职业道德等理论, 从根本上提高档案管理人员对档案工作的认识, 增强他们做好档案工作的自信心和责任感。
最后, 还要求工作人员增强自己的服务意识。要从坚持档案工作为煤矿生产服务的原则出发收集、整理、保存档案, 不断加强对开发利用档案信息资源的新途径的研究。对档案信息资源要充分利用, 努力为煤矿企业技术改造提供信息支援。做好节能挖潜方面研究, 我们的煤矿档案资料记录了真实的煤矿企业生产活动, 所以如果能充分利用好档案资料效果必将收到事半功倍。我们还应坚持维护企业权益, 大量的法律文书都来自煤矿企业的生产、经营、管理过程中, 所以我们要保管好这些法律文书, 注重依靠法律文书的法律凭证和依据作用, 为企业经营发展保驾护航。
四、小结
煤矿企业档案管理必不可少, 我们要重视这个重要的信息资源, 及时了解档案管理中出现的问题, 并进行攻克, 还要优化档案管理方式, 让档案管理为企业的进一步发展贡献力量。