广州金茂置业有限公司 广东广州 510000
摘要：随着我国经济的快速发展，档案信息化日益成为一项重要的工作项目，现代档案的科学管理与信息化管理是促进企业可持续经营的一种的方式，需要企业引起重视，不断推陈出新。
关键词：企业档案；检索体系；档案信息
前言
大力发展新时期档案信息资源的开发与利用，是档案管理工作者的一项重要任务。同时，必须增强自我保护意识，完全发挥档案资源的使用价值，为企业创造更为巨大的经济利益更大的经济效益和社会效益。要坚持科学发展的理念，持续提升构建社会主义和谐社会，积极协调和全面发展档案工作各方面工作，使得更好地为各项事业服务。
1解放思想，更新观念，提高企业档案开发利用工作的主动性
1.1破除开放档案信息危险论
过去很长的一段时间里，档案工作过分地强调为政治服务，档案信息的机密性被不适当地扩大和夸张，进而导致档案工作被神秘化。受这些思想的影响，至今仍有一些人、一些观点对档案信息的开发利用顾虑重重，担心开发档案信息会给自己惹出事端，缺乏开发利用档案信息的主动性。这种思想严重地阻碍了档案信息的开发利用，应当加以抛弃。我们应当看到，开发利用档案信息资源，不光是企业实践的需要，更是档案工作的根本目的，是档案工作者的职责所在。档案部门开发档案信息资源，是根据不同内容、区别不同的利用对象、以不同的方式进行的，只要认真执行政策，注意掌握好政策界限，开发档案信息就不会产生失密失控的危险。
1.2克服重藏轻用的思想，树立藏用并重的态度
有的企业档案部门和档案人员在思想上存在着重藏轻用的倾向，主张档案部门只要保证档案的安全就行了，利用与否关系不大。表现在工作中重基础管理轻信息开发，将绝大部分时间和精力花在基础业务工作上。这种认识和做法是很片面的，其根源在于对档案部门功能和作用的片面认识，没有达到“确保档案的安全保存，便于社会各方的利用”这一档案工作根本目的和任务的完整统一性，不利于档案部门职责的发挥。
1.3破除“档案信息无用论”
“档案信息无用论”也是企业档案开发利用工作中一个重大思想障碍。有的档案人员虽然长年从事档案工作，但却长期对档案的作用、价值认识不足，认为档案工作只是看门守摊，认识不到档案是一种信息资源，能够产生巨大的社会效益和经济效益。有了这种消极片面的认识，就不可能积极、主动、自觉地去开发档案信息资源。为此，必须坚决破除“档案信息无用论”，要通过档案信息开发利用产生重大效益的实例，大力宣传和牢固树立档案是一种信息资源、是一种巨大财富的思想，增强开发档案信息资源的自觉性和主动性。
2优化企业档案信息开发利用的社会环境
档案开发利用是一种社会现象，它既有其自身的规律，又深受社会环境的影响和制约。影响企业档案信息开发利用的社会环境因素有多方面，包括企业档案意识、国家的法规制度等，目前制约企业档案信息的开发利用的主要因素是企业档案意识不强，对档案的认识还存在着一定的局限和偏见。改变这种情况的途径主要靠宣传，要大力开展档案宣传活动，强化企业的档案意识，扩大档案工作的影响，为档案信息价值与作用的有效发挥营造一种良好宽松的档案工作环境。档案宣传的形式很多，主要有如下几种：①利用企业局域网站、广播、电视、报纸等公众传播媒介进行；②举办档案展览，传播档案知识；③档案业务报刊和期刊；④利用档案资料创作文学、影视作品，利用其艺术的感染力加强宣传。
档案宣传要善于抓住时机，与企业不同时期的中心工作紧密结合起来进行，形成阶段性的高潮；要注意连续性、经常性，起到潜移默化的效果。宣传工作还要做到普及性与重点性相结合，既要广泛面向企业，开展普及性的宣传活动，以提高整个企业的档案意识，同时，还应当有重点地根据利用者的不同层次开展针对性的宣传，提高他们利用档案的知识。通过及时有效的宣传活动，在整个企业形成一个企业需要档案信息，档案信息与人们的工作、生活息息相关的社会环境，从而强化企业档案意识，激发企业潜在的档案需求，进而主动利用档案，为开发企业档案信息资源开辟通道。
3加强企业档案基础业务建设，促进档案信息资源的开发利用
加强企业档案部门自身的业务建设是促进档案开发利用工作的关键。应从以下方面着手：
3.1丰富馆藏室，建立合理的档案
信息资源储备。丰富的档案信息资源是有效地开展开发利用工作的前提，合理的馆藏体系既指档案信息要有一定量的要求，又指档案信息要有可靠的质的保障，因此馆室藏建设必须坚持质与量的统一，做到质与量并重。针对企业档案部门馆室藏的现状，在馆室藏建设中目前重点要改变馆室藏单一的问题，实现馆室藏结构的优化。
3.2建立科学的检索体系，最大限度地揭示档案信息
档案检索工具是档案部门广泛、充分地揭示档案内容，迅速、准确地向利用者提供档案的主要途径。检索工具的质量直接影响到档案检索中的查全率、查准率。
检索工具越科学、精细，对档案信息的揭示就越全面、越准确，查全率与查准率就愈高；反之，对档案信息的揭示就不充分，查全率与查准率当然就难以提高。所谓完整的档案检索系统，不但需要涵盖传统形式的档案目录、全引文目录、专题目录等，还需要涵盖高覆盖率的计算机编目检索系统和全文检索系统。计算机目录检索系统主要以创建目录数据库加以实现，即将卷内的文件目录和文件目录输入数据库，实现档案目录的自动管理；计算机全文检索系统集检索与利用于一体，通过建立全文数据库，对采集到的全文档案进行统计，将档案的全文信息输入到数据库中。通过搜索，用户可以直接找到自己需要的所有相关档案信息。
3.3各种开发利用方式综合运用，拓宽档案信息的传递渠道档案部门
应综合运用并改善各种可能的服务手段与形式，除做好查档接待、提供档案原件利用外，还要为档案信息寻找新的输出渠道，如档案史料汇编、举办档案陈列展览等。要建立起档案信息的网络，使档案信息在更大的范围内得到利用，使档案信息的开发利用更充分，更有效。
3.4开展档案用户研究，加强开发利用的针对性
首先，档案部门可通过科学的预测分析，总结和掌握不同的时期、不同利用者需求的内容和规律，再针对自己馆藏的实际，搜集、准备好可能大量利用的档案信息，加以必要整理。其次，要加强对利用者需求特点与心理的研究，树立良好的职业道德，通过优质服务创造一个和谐、宽松的利用环境，消除利用者的心理不适，使利用者能静心利用档案信息。再其次，要开展利用辅导，提高利用者利用档案信息的能力与水平。由于大多数利用者缺乏档案知识，对馆藏内容和利用不了解，所以对其进行利用前的辅导显得非常必要。
4结语
企业档案作为一种宝贵的信息资源和潜在的生产力，无论在内容还是在形式上都发生了很多变化，并在企业深化改革的当下，已经越来越被社会重视和利用。国内许多大中型企业纷纷建立了电子文件管理系统、数字档案馆系统等，一些企业的档案数字化工作也正如火如荼地开展。
参考文献
[1]黄芳.新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考[J].档案天地，2017（03）：28-31.
[2]吴永红.信息时代对企业档案信息资源开发利用的思考[J].黑龙江科技信息，2015（11）：178-179.