东莞市桥头医院 广东东莞 523000
摘要：伴随经济市场完全放开，对企业提出了严峻挑战。要想企业顶住压力、攻克难关，需要做好档案管理工作。档案不仅是记录办公室的日常活动，还能给企业发展指引方向。传统档案多以纸质形式呈现，不仅占地方，还不利于管理工作的开展。为此，本文就如何有效提升档案工作效率进行探究，以供广大档案管理者参考。
关键词：办公室；档案管理；工作效率
前言
档案管理是企业管理体系的重要内容，其和办公室工作保持紧密联系。唯有档案管理到位，方可确保办公室工作有条不紊的进行。随着时代的变迁，传统档案管理方式已不能适应社会发展需要，所以有必要对档案管理工作进行变革。基于此，本文先阐明提高档案工作效率的必要性，再分析档案工作现存问题，最后提出档案工作的优化建议，旨在提升档案管理质量。
一、提高档案工作效率的必要性
近些年档案管理工作的地位日渐凸显，提高这项工作的效率具有深远意义。众所周知，档案工作好坏直接关系到企业能否正常运转，同时也关乎到企业能否正确选择发展道路。档案管理是一项复杂工作，需要档案人员将办公室工作的所有资料收集好。这些档案的类别繁多，收集起来着实有难度，无形中增加了档案人员的工作压力。当档案管理模式革新后，工作效率显著提升，这时一切工作井然有序的开展，可帮助档案人员缓解压力，同时让档案工作更加规划。如此一来，档案资料就可收集完全、保存完整、利用充分，以此助推企业向更高层次发展。
二、当前档案工作存在的问题
（一）管理意识薄弱
唯有意识到位，方可开展有效行动。换言之，只有档案人员具备管理意识，才能将工作打理的井井有条。然而受传统思想限制，档案人员并未具备管理意识。究其原因，一方面档案人员未拥有相关的专业知识，甚至有不少人是临时工，另一方面，很多档案人员并未接受相关培训。意识的缺失导致一系列问题出现，诸如管理行为不规范、管理效率低下等，这无疑对管理效率造成了不小影响，因此有必要培养档案人员的管理意识。
（二）人员素质偏低
常言道：“唯有上行，才能下效。”然而大部分企业管理者并未重视档案工作，以至于档案人员的认知不足，同时企业也没有制定科学的培训计划，会让档案人员的工作水平始终停滞不前。档案人员素质无法得到提升，只会让档案工作成为一顿乱麻，主要表现有：办公室档案随意堆放，档案运用率偏低。低素质的另一大影响就是档案人员工作态度不端、日常行为较为懒散，同时缺乏必要的责任心。随着社会的发展，对档案人员素质的要求只能高不能低，所以说需要提升人员素质。
（三）管理缺乏规范性
规范性是衡量企业档案管理效率的重要指标，然而由于大多数企业的认知不到位，使得档案规范化建设进度迟缓。当前很多企业的档案管理制度不完善，那么就会带来一连串麻烦，比如档案人员不清楚自身职责，也不知道如何正确开展工作。再比如档案工作出现问题，无法找到相关责任人，往往会因为相互推诿而让问题搁浅。随着时间的推移，问题会越积越多，会大大降低档案管理效率。由此可见，管理制度的缺失会让规划化建设效果大打折扣。
（四）管理方式老旧
俗话说：“穿新鞋，走新路。”然而事与愿违，有些企业管理者只是将一门心思用在设备更新上，虽然硬件基础是提升管理效率的有效路径之一，但档案管理变革涉及多个方面，是个系统工程。缺少必要的培训，档案人员就无法有效使用设备，这样就无法充分发挥设备的优势。还有一些企业并未投入大量建设资金，以至于设备紧缺。这样的话日常管理工作只能依靠人工来完成，不仅效率慢，还容易出错。
三、提高档案工作效率的有效路径
（一）强化管理意识
意识培养是一个漫长的过程，需要制定严密的计划。首先，办公室管理者要转变观念，认识到档案工作的价值，给员工起到一个良好的表率。其次，企业要充分利用企业资源制定详细的培养计划。培养活动要多样化，以此提升培养效果。精心布置企业，通过悬挂横幅、张贴标语、发放宣传材料等方式，在内部掀起一股思想改革浪潮。定期培训活动是必不可少的，在培训课上多引用真实案例，以此加深档案人员的理解。不定期组织员工外出参观学习，以此影响他们的思维，促进管理意识的形成。企业要多组织知识竞赛和技能比拼，这样促进档案人员的管理理念升级换代。为了提升员工的参与度，要为比赛设置双重奖励，不仅有员工想要的奖品，还有赋予员工的荣誉。最后，企业帮助档案人员养成学习习惯。档案人员通过日常学习活动，不断夯实自身理论基础，深刻认识到档案工作的重要性。
（二）提升人员素质
人员素质的提升路径有三条：其一，依托培训。培训形式要丰富，不仅要有内部培训，还要有外部培训。企业要积极联系专家学者，邀请他们来企业传输先进理念与经验，以此提升员工整体实力。企业还要给档案人员一展才华的机会，从内部挑选讲师。企业事先需要做好规划，将配套机制建立好，诸如评选标准、淘汰机制、福利奖励等。这样做可最大程度提升档案人员的积极性，同时显著提升档案人员的综合能力。外部培训是指企业联系其他企业，让员工亲身感受档案管理效率提升的好处，同时完成档案工作的查漏补缺，以实现规范操作、高效运行的目的。其二，依靠招聘。招聘是企业收货人才的有效途径，唯有提升招聘质量，才能提升档案管理队伍的实力。当然，岗位薪酬要具竞争力，这样才能吸引更多目光。同时，做好职业发展规划，为员工谋一个美好的未来。只有双管齐下，才能让更多的人才进入企业。人才的作用主要体现在两个方面：一方面，直接提升队伍的整体素质。另一方面，间接促进现有人员的进步。当人才进入管理队伍，就会让现有员工产生危机感，那么势必会推动其开展学习活动。久而久之，现有人员的素质必然会有所提升。
（三）完善管理制度
管理制度是档案工作的重要依据，要想显著提升管理效率，势必要构建完善的管理制度。首先，划分管理职责。在管理制度中要明确岗位职责，说明工作内容，以避免相互推诿的事件发生。其次，明确管理流程。将每个岗位的工作步骤写清，这样才能让档案人员知道具体工作内容，以及如何完成管理工作。久而久之，档案人员的行为会逐渐规范，有助于档案工作规范化发展。最后，为监管工作提供依据。企业要成立监管小组，对日常工作进行监控。倘若发现管理不当之处，应及时制止并通知相关责任人，以便能将问题有效纠正。与此同时，将问题进行汇总，作为例会的重要内容，以此避免问题重复发生。
（四）推进信息化建设
信息化是档案工作重要的发展方向，信息化的实现可将档案人员从繁重的工作中解放出来，从而让他们有更多的精力学习，不仅能提升自身实力，还能推动档案工作的创新发展。信息化建设离不开设备的支持，企业要加大资源投入。俗话说：“好钢要用在刀刃上。”为了让资金利用最大化，需要对设备市场进行充分调研，从中挑选中物美价廉的产品。同时，完成设备技术交底工作，确保档案人员能熟练使用设备。此外，加强网络建设。网络将设备有效串联，要想设备正常运转，需要确保网络安全。
四、总结
档案工作革新关系到企业的发展，因此需要引起足够重视。企业全员要具备管理意识与较强的素质，再依托完善的管理制度与信息化技术打造高效档案管理模式。唯有档案工作步入正轨，方能提升档案工作效率。
参考文献
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