潍坊市市政公用事业服务 山东潍坊 261041
摘要：社会的发展越来越快速和便捷，因此我们在工作中要随着社会的变化加以整改，做好档案管理工作是一个单位对待工作态度的体现。档案管理工作最主要的内容就是对档案的整理和保管，并且记录好档案的使用情况。做好档案管理工作关系到一个部门甚至一个单位的工作水平和整体工作效率，必须对其进行高度重视，提出具体的解决措施。
关键词：机关；档案工作；措施
引言
档案管理是一项管理性、系统性的工作，通过档案管理可以向单位、社会用户提供最真实、最直接、最完整、最全面的信息资料，从而帮助单位合理配置发展资源、明确发展方向、制定科学的发展目标。
1机关档案管理工作重要性
对于机关单位来说，档案的管理和处置是一件十分重要的事情，处理档案的方式不正确可能引起资料的泄露和文件的损毁等重要问题，档案作为一个单位的重要存在，管理不容半点马虎。对于机关单位的文件应该及时备份、编号、收存等，并且对于工作中产生的文件要及时进行翻阅、整理、分类和保存，对于文件的有序处理能够在工作中起到事半功倍的作用，大大节约工作中不必要的准备时间，便于工作的展开和总结。从目前的机关工作来看，工作内容是十分繁杂的，这就意味着机关单位的档案内容十分庞大，对于档案的有效处理能够使机关单位的档案工作跟上社会的需求，工作的需要，使档案管理工作逐渐走向现代化、信息化、科学化，成为机关单位工作时的得力助手，共同增强机关单位的工作效率。
2加强机关档案工作几点建议
2.1推行部门制度，规范档案归档立卷
针对机关各部门形成的公文，应明确职责、建章立制，严格推行部门档案归档或立卷制度。因为机关具备按章办事的特征，落实制度才能使工作有序、有效。所以机关要建立完善的主要领导或者分管领导负责制、各部门负责人对自有档案负总责、部门兼职档案人员对档案的收集、整理、移交等工作负具体责任的系列配套制度，规范档案工作。例如把文件材料归档列入各部门的目标责任，签订责任书，增强人员责任意识；分管领导和部门负责人、兼职档案人员的职责应明晰，确保其分工合作，做到政令畅通。机关档案工作者则应对各部门收集档案、整理档案提出明确的要求，在公文制作质量和文件处理制度化、程序化等方面提出对应要求，完善文书处理流程和归档范围、分类大纲、保管期限、安全管理等制度、办法、规范。机关档案部门应落实档案业务指导保障工作，在平时通过培训指导各部门人员掌握基础档案知识，规范制发档案业务指导文件。在各部门收集和整理档案材料的阶段主动提供上门指导与服务，及时发现问题，并帮助其改正；移交档案时必须细致、耐心、认真检查，严格控制档案质量，同时严格履行签字盖章移交手续；在完成归档工作之后要及时总结经验，组织参与档案工作的全体人员开展业务交流活动，提出档案工作中暴露的问题，促进相互之间的交流，做到取长补短，促使全体人员共同进步，一起为档案管理规范化建设贡献力量。
2.2加强技术升级，不断提高档案管理安全化水平
一方面要围绕档案管理的目标要求，在信息化建设方面不断拓展其深度与广度。要对档案信息资源加强从采集到整合、利用、共享等方面的一体化建设，不断进行信息的重组与归档，从而确保信息有效管理。另一方面要不断提高档案管理安全化水平，对过程中的档案信息资源等进行全面密封保存，加强层层防护设置与验证，做好备份管理，从而确保信息及时保存。
此外还应当建立机关档案电子信息档案安全评估体系，对各类风险等加强防护管理，密切监控可能存在的问题并加强风险识别与精准判断处置，切实保障电子档案信息完整安全有效。此外还应当完善相关的档案管理信息化管理制度，对档案管理信息化建设过程中各个岗位的权责明确，优化流程，加强全过程质量管理，不断提高档案管理人员的专业能力、计算机技术水平、业务素质以及安全意识和服务意识，从而引导他们围绕档案管理信息化建设以及档案资源的开发应用等进行深度研究，形成更多的建设性建议，推动档案管理与其他业务管理工作紧密融合起来，最大限度发挥档案信息的价值。
2.3严格规范化管理，加快信息化进程
在档案管理信息化建设中，通过机关内部局域网就能实现网上查询档案信息，使档案信息的利用更快速、高效。在通过计算机采集机关档案资料并上传时，档案工作者必须严谨细致地开展筛选工作，确保档案信息录入的完整性、准确性，并且经过审查之后要分类归档档案材料。当把档案材料上传到档案管理系统之后，就要保证档案信息的保密性，对于开放性的档案材料可以将其设置成可读，不允许修改和下载。与此同时，在规范机关档案管理信息化建设工作时应强调安全管理，高效设置档案管理系统防火墙，防御非法入侵；促进病毒库的定期更新，科学有效地开展机关档案数据库加密工作，例如对于重要档案信息必须及时备份，并做好登记，科学设置用户权限，加快机关档案的数字化与信息化发展进程，夯实档案管理规范化建设基础；针对重点档案管理设施设备必须做好安全事故排查工作，及时发现可能存在的隐患、问题，限期整改，消除危及机关档案安全的漏洞；严格落实机关档案的收集、保管、使用、保密、设备管理等日常工作，坚持责任到人、策略到位，对保存重要档案的区域应全天候监控，保证机关档案安全；提高人员素质，因为在机关档案信息化建设中，人的行为是重要因素，相关人员应深入学习档案安全保密制度和规范，明确档案信息化工作中需要遵循的安全保密原则、安全保密问题，同时定期或不定期抽查，及时发现人员不安全的行为，实行批评教育，提高其安全保密意识。
2.4加强档案数字化建设提升档案管理现代化水平
档案数字化建设作为档案信息化建设中的一个重要内容，给档案工作者带来了新的契机和挑战，要切实转变思想观念，正视当前档案工作中存在的问题，切实强化责任担当，狠抓关键环节落实，加强工作技能提升，创造性地开展工作。档案数字化是一个系统工程，必须统筹规划，分步实施，结合厅机关档案工作实际，近阶段档案数字化建设着重于抓基层打基础，为全区水利档案的数字化建设创造条件做好准备。要深入研究档案工作发展新趋势，认真总结档案工作新经验，准确把握档案工作特点规律，以创新思维推动档案管理工作新发展。要充分利用信息化手段，加快档案资料数字化进程，把纸质保存与电子版存储有机结合起来，充分发挥数字化档案的作用。要全面梳理存量档案，运用新技术，把立卷归档、精准查找、快速存取、安全调阅等方面的工作，研究透、建起来、运用好，提升厅机关厅档案管理工作科学化水平。围绕档案管理“规范化、标准化、现代化”要求，进一步创新机制，加快数字档案到建设步伐，加大解决制约档案事业发展瓶颈的力度，积极推动数字档案工作提档升级，努力为全区水利改革发展发挥高质量的档案服务保障作用。
结语
总而言之，机关档案管理的规范化是机关实现档案工作高效化的基础、前提，档案工作者务必要正确认识档案管理情况，提高人员档案意识，并积极推行部门制度，实施严格的规范化管理，促使档案管理工作越来越规范，不断深化机关档案管理改革，最大限度发挥档案的价值，为机关高效履职提供可靠支撑。
参考文献
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