杨洋
武汉建工集团股份有限公司 430056
【摘要】本文分析了建筑工程档案的主要类型和特点，给出了大数据背景下建筑工程档案信息化建设的主要内容，指出了建筑工程档案信息化建设的现状及存在问题，详细提出了建筑工程档案信息化建设的主要解决方案。
【关键词】大数据；建筑工程；档案管理；信息化建设
建筑工程档案是在工程建设活动中形成的各类资料，贯穿于建筑工程建设活动的全过程。建筑工程档案资料是建筑工程建设的依据和永久性真实记录，也是建筑工程建成后检查、维护、管理、使用的依据和凭证。在互联网技术和数据存储技术蓬勃发展的大数据环境下，建筑工程档案的数据形式繁多，档案数据量十分庞大，科学高效地管理建筑工程档案具有十分重要的现实意义和较好的经济效益。在建筑工程档案管理活动中，开展大数据环境下的建筑工程档案信息化建设，全面使用先进的管理理念、计算机技术、网络技术和信息技术，构建完善的档案信息化管理系统，对档案信息资源进行收集、处理、保存和网络化共享利用，使建筑工程档案管理模式从实体档案保管转变为数字化和网络化档案管理和应用，不断提升建筑工程档案的管理水平和质量。基于建筑工程档案信息化建设的现状，本文重点分析了建筑工程档案信息化建设的主要内容、存在问题，给出了建筑工程档案信息化建设的主要解决方案。
一、建筑工程档案的主要类型和特点
（一）建筑工程档案的主要类型。建筑工程档案主要包括项目前期、项目设计、项目准备、项目管理、工程监理、竣工验收与竣工图等文件，同时也包括建筑工程建设活动中产生的图表、照片、录音、影像等各种原始资料。项目前期档案包括项目核准、项目评估、项目选址、建设用地、招投标以及合同等文件。项目设计档案包括设计基础（地质勘测、地形测量）、初步设计、施工设计、设计变更等文件。项目管理档案包括资金管理、安全管理、进度管理、质量监督管理、物资管理、环保管理等文件。工程监理档案包括施工监理、设计监理和设备监造等文件，监理文件主要包括监理管理性文件、监理审查文件和监理记录文件等。竣工验收与竣工图文件包括竣工交接文件、竣工验收文件、工程总结文件、工程决算与审计文件、竣工图等。
（二）建筑工程档案的特点。建筑工程建设过程中的所有档案都需要进行档案归档，包括项目立项、项目审核、项目工程招投标、项目现场勘查以及项目实施、竣工验收等档案资料，建筑工程档案具有成套性。项目建设过程中产生的档案都具有记录性、真实性和不可再生性，建筑工程档案具有原始性。建筑工程档案包括多个单项工程、多个领域、多种管理活动等多方面的记录内容，建筑工程档案涉及很多专业技术领域、多个参建单位、多种不同类型的档案资料，建筑工程档案具有专业性、多样性和动态性等特点。
二、建筑工程档案信息化建设的主要内容
建筑工程档案信息化建设需要进行纸质档案、照片、录音和影像等原始档案资料的数字化，实现电子文件的管理归档,深化建筑工程档案信息化资源，开发或完善档案信息化管理系统。纸质档案和照片档案可以通过直接扫描或缩微胶片转换等技术进行数字化转换，录音和影像等档案资料可以采用模/数转换技术进行数字化加工。建筑工程新产生的各种电子文件需要按照统一的格式规范进行收集、整理并归档。通过开发数字化档案管理信息系统，可以简化电子档案收集过程，优化档案归档方式，深度挖掘数字化档案信息资源，实现数字化档案信息的网络化共享，实现建筑工程档案管理的网络化、系统化、规范化和标准化，科学化地全面提升建筑工程档案的管理效率、水平和质量。
三、建筑工程档案信息化建设存在的问题
虽然建筑工程项目基本上都开展了档案资料的收集、归档等档案管理工作，但很多建筑工程项目仍然停留在传统的档案手工管理阶段。已经开展档案信息化管理的建筑工程项目，档案信息化管理系统的功能很不完善,档案信息管理的规范性不强，难以进行统一有序的档案管理，没有实现标准化、规范化、精细化、网络化的档案信息化管理。建筑工程档案信息化建设主要存在如下方面的问题：（一）档案信息化管理缺乏专业性。一些建筑工程项目虽然使用了相关的档案管理软件管理档案信息，但这些管理软件主要采用文书档案的管理方式管理建筑工程档案信息，建筑工程档案的管理形式单一，缺乏专业性，降低了档案信息管理的效率，档案管理水平较低，无法充分发挥建筑工程档案的自身价值。
（二）档案管理流程需要完善。建筑工程企业虽然开展了档案信息化建设工作，但是档案管理流程和技术规范等还存在很多不足之处，档案归档和借阅仍然以纸质档案为主，档案数字化工作主要局限于扫描和管理电子档案，没有充分挖掘数字化的档案资料数据，没有实现档案资源的网络化分享使用。档案资料信息化建设存在形式化现象，注重将传统纸质档案转化为数字档案，忽视了数字化档案资源利用环境的构建，数字化档案资源的利用率较低。
（三）数字化档案归档格式不够规范。建筑工程档案文件来自于设计、施工、监理等多个不同的参建单位，档案文件类型多样，包括纸质文档和电子文档。收集的电子文档容易被复制、修改或删除。虽然纸质档案文件通过扫描生成了数字化电子档案文件，但其直观性、可读性和合法性与原始纸质档案存在很大差距。
（四）数字化档案信息安全存在风险。建筑工程档案信息化管理系统主要侧重于档案资源的数字化和网络化，档案管理系统的自身安全和外部网络安全仍然存在很多安全隐患。档案管理系统的数据库本身难以确保有效防止各种攻击破坏行为。
建筑工程档案资源的信息安全没有得到充分重视，档案信息容易被篡改、被泄露。
（五）档案信息化建设专业人才匮乏。档案管理人员对传统档案的管理理论、原则和方法比较熟悉，但对档案信息化管理的管理理念、手段和技术等存在认识上的严重不足。档案管理人员对建筑工程档案信息化建设方案缺乏深入思考和总体规划，不能熟练使用网络化、数字化的档案管理系统开展档案信息的收集、归档、检索和开发利用等工作，影响了建筑工程档案信息化管理系统的使用效率和质量。
四、建筑工程档案信息化建设的解决方案
建筑工程档案信息化建设是一项涉及面广、时间跨度长、专业性强、技术难度大、集成度高的系统性工程，必须遵从规范性、系统性、安全性和效益性等原则，需要从基础设施、信息资源、管理体系、标准规范、人才素质等方面系统性地开展建筑工程档案信息化建设工作，需要重点做好以下方面的档案信息化建设工作：
（一）统筹规划档案信息化基础设施。建筑工程档案管理的信息化建设，必须配备基础的软硬件设备，购置服务器、路由器、交换机、计算机、存储器、扫描仪和打印机等信息化设备，需要配置档案信息数据库管理系统、操作系统等设施，开发或购置安全、先进、适用的档案管理软件等，构建网络化和数字化的档案信息管理系统，实现建筑工程档案信息的数字化管理和网络化应用。
（二）优化档案信息化管理系统运行模式。建筑工程档案信息化管理系统需要根据档案管理的业务特点选择合适的运行模式。档案管理部门可采用C/S（客户端/服务器）结构运行模式，充分利用C/S结构的执行速度快、运行维护方便等优点，完成工程档案的录入、收集和档案利用，便于档案管理人员对档案管理系统的维护管理。面向档案用户的档案检索系统可采用B/S（浏览器/服务器）模式，服务器实现档案数据的存储、访问和优化，实现具体的业务逻辑，浏览器实现档案用户的人机接口和人际交互，实现工程档案的浏览、查询和统计等。采用这种C/S和B/S混合结构模式，可以较好地实现建筑工程档案信息化系统的实用性和完整性,不受环境限制，内部局域网和Internet均可使用。
（三）建立完善的数字化档案信息数据库，确保档案资料信息化的完整性。建筑工程档案资源信息化建设主要以档案数字化为基础，重点做好电子文件的信息化管理归档，建立完善的档案信息化数据库，推进档案信息化资源建设。建筑工程的项目前期文件、项目设计、项目准备、项目管理、工程监理、竣工验收与竣工图等各阶段的档案文件都应纳入数字化档案信息数据库中。按档案文件类别建立各类档案的目录数据库，做到档案实体、电子目录和电子档案的一一对应，目录数据录入完整、准确、规范。建筑工程档案资料必须真实地反映建筑工程的实际情况，图物相符。工程建设过程中的重要照片、图表、影像、录音等材料，以及出现的重大事故和事件，都必须编制相关说明资料。建筑工程档案资料必须保证系统性、准确性和完整性。通过建立完善的数字化档案信息资源库，积极推进建筑工程档案信息化进程，构建数字化、网络化的多层次建筑工程档案信息化管理系统。
（四）规范电子文件归档模式。建筑工程档案包括项目前期、设计、监理、质量评估、竣工验收、竣工图等阶段的不同类型的档案文件，项目不同阶段的电子文件通常由不同的参建单位完成，因此，建筑工程档案信息化建设必须统筹规范各类电子文件的文件格式和归档模式。与勘察设计、施工、监理、设备制造商等合作单位签订建筑工程合同时，应对建筑工程档案的套数、文件格式、质量等提出明确要求。工程设计单位、施工单位、监理单位、设备制造商等合作单位需要根据合同约定要求提交工程竣工文件，并应严格按照合同规定的电子文件格式提供电子版的工程竣工文件。档案管理人员通过建筑工程档案信息化归档管理软件完成各类工程文件的统一归档，并将工程建设各阶段形成的电子文件转换成固定的通用格式。
五、结束语
在网络化、信息化和大数据环境下，信息资源已成为经济建设和社会活动中的重要战略资源。在建筑工程项目建设过程中，需要按照规范性、系统性、安全性和效益性原则，从基础设施、信息资源、管理体系、标准规范、人才素质等方面系统性地开展建筑工程档案信息化建设工作。运用先进的技术手段和完善的管理模式开发和完善建筑工程档案信息化管理系统，可以有效提高建筑工程档案管理的效率和质量，更好地发挥建筑工程档案管理工作的自身价值，更好地适应信息化时代的发展要求，更好地服务于经济建设和社会发展。
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