张爱芝
山东省济宁市嘉祥县金屯镇政府办公室，山东 济宁 272413
摘要：乡镇办公室文书档案是指乡镇在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案统称。其包括指示、决定、批复、通知等，以及重要会议记录、业务管理等。作为乡镇内部管理中的关键部分内容，其文书资料管理规范与否是检验乡镇管理水平的重要标尺。因此，要熟练把握乡镇办公室文书档案管理特点，分析文书档案管理问题，解析背后原因，这对提升乡镇办公室文书档案管理水平、促进乡镇规范管理等具有积极的现实指导意义。
关键词：文书档案管理；办公室文书；问题；对策
1乡镇办公室文书档案特点
1.1综合性
从内容及载体分析，乡镇办公室文书档案包括乡镇的年度计划、工作总结、会议记录、统计材料等，涵盖了乡镇科研、党务工作、基础建设等，包含了乡镇日常行政管理的方方面面，具有综合性特点。
1.2行业性
所谓行业性就是指文书档案内容所体现出的行业特点。乡镇办公室文书档案内容大多与乡镇的长期发展和业务开展等紧密相连，涵盖事业发展的各个方面。如业务指导性文件等。
1.3保密性
乡镇文书档案具有一定的保密性，主要人事任免前的相关会议记录、设备采购合同等，涉及的信息并非完全公开，要求乡镇文书档案做好安全管理。
1.4关联性
这里的关联性是指乡镇的文书档案管理与文书工作紧密相连，文书档案管理工作是以文书工作为纽带和核心，包括文书资料的收集、整理、保管等。文书工作成为乡镇文书档案管理的前提和基础。
2乡镇办公室文书档案管理现状
2.1文书档案管理意识亟待提升
无论是乡镇的管理者，还是行政人员，对于乡镇办公室文书档案管理的意识较为淡薄，相较于业务而言，无论是从人力、物力还是财力投入来看，乡镇文书档案所得到的支持力度均有待加强。因对乡镇文书档案管理重要性认识不足，导致乡镇文书档案管理缺乏必要的保障，文书档案管理不够完整、不够规范，不利于乡镇日常行政管理。
2.2文书档案管理空间亟须扩大
随着事业改革的深入，以及人们物质生活水平的提升，其对于生命健康的重视程度日益增强，乡镇的日常业务呈现出较大幅度的增长。但从目前乡镇文书档案管理的物理空间与数据空间来看，均有待扩大。一方面，乡镇文书档案管理库房面积需要改造、升级、拓展；另一方面，乡镇文书档案管理数据空间亟须扩容，需要加快现有文书纸质档案数字信息转化的进程，以丰富文书档案管理的数字内容。
2.3文书档案管理机构较为分散
乡镇办公室文书是乡镇文书档案管理的重点和核心，但在日常行政管理中，各个业务科室所产生的文书档案也应纳入管理范畴，如财务、人事、药剂、公共卫生等部门的行政管理类文书档案应统一交由办公室负责收集整理。文书档案管理机构的分散性，容易导致文书档案资料收集不完整、不规范和不及时。
2.4文书档案管理水平依然滞后
随着“互联网+”、计算机信息技术、大数据、云计算等技术的应用，乡镇办公室文书档案管理的模式正发生着日新月异的变化，尤其是“互联网+”理念在乡镇办公室文书档案管理中的应用，迫切需要加大信息化投入，实现文书档案数据信息共享。但从现状来看，乡镇办公室文书档案管理的信息化、数字化水平依然滞后，无法满足新时代乡镇行政管理的现实需要。
3乡镇办公室文书档案管理存在问题的原因
3.1职责不明晰
乡镇办公室文书档案是乡镇文书档案管理的核心和重点，但乡镇各个科室也会产生不同数量和类型的文书档案，且科室日常管理也需要使用和查找各种文书档案资料。但从当前乡镇办公室文书与文书档案管理的现状来看，普遍存在科室文书档案移交不及时、文书档案管理职责不明晰、文书档案归档不规范、“多头”管理与“无人”管理现象并存，而文书档案管理职责不清晰是影响其规范管理的重要原因。
3.2管理不规范
根据《档案法》《保密法》等，乡镇办公室文书档案管理应从文书制发起，至文书档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用销毁等全生命周期，各个环节都应严格按照相关的规章制度进行，如乡镇办公室文书档案保管期限划分，应遵循《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，电子公文归档应执行《电子公文归档管理暂行办法》等，但从乡镇办公室文书档案管理现状来看，由于职责不清晰，使得文书档案管理缺少集中统一标准，从而导致文书档案管理不规范。
3.3素质不过硬
乡镇办公室文书档案管理人员大多从办公室等行政岗位调整而来，档案专业理论缺乏，后期的档案理论继续教育跟不上。此外，文书档案离不开其他行政管理岗位人员的支持和配合，除了档案管理人员外，这一部分人员缺乏专业、系统的文书档案业务知识培训，素质不过硬势必会造成文书档案管理整体水平较低，无论是数字化还是信息化水平都难以满足新时期乡镇日常文书档案管理的现实需要。
4乡镇办公室文书档案管理对策
4.1提高对文书档案重要性的认识
乡镇办公室文书档案是乡镇日常行政管理的真实记录，通过对文书档案信息的查询和利用，有利于规范日常行政管理，提升乡镇管理的规范化水平。因此，乡镇行政管理者、行政人员和档案工作者都应高度重视文书档案管理工作，尤其是文书工作者，应从档案管理的标准和要求，加强文书资料的制发，提升文书质量。档案工作者要增强工作的主动性，与各个科室之间保持联系，加强文书档案工作的业务指导，提升乡镇文书档案管理工作的整体水平。
4.2夯实文书档案基础性条件
乡镇管理者不仅要在思想上高度重视文书档案管理工作，还要在人、财、物等方面给予文书档案工作鼎力支持，加大文书档案人员配备，在乡镇各个科室、部门设立兼职档案员，将文书档案管理所需经费纳入乡镇整体预算，加大资金支持力度，改善文书档案库房建设，加大计算机、扫描仪、刻录机、照相机，以及数据库建设，提升乡镇文书档案软硬件设施。加快馆藏纸质档案数字化进程，提升文书档案管理的现代化水平。
4.3健全文书档案职业化运行
乡镇文书档案管理，不仅涉及办公室，也涉及人事科、财务科、基建科，要牢固树立“大档案”意识，构建“大档案”管理体系，加强办公室、档案室与其他科室之间的业务联系，在档案室的统一指导下，各业务科室鼎力配合，相互协作，以职业化的标准和要求，做好文书档案的收集、整理、归档、编目、数据录入、查询利用等。通过规范的体制机制，保障文书档案管理的高效开展和规范运行。
4.4提升文书档案专业化水平
乡镇文书档案管理离不开一支高素质的档案管理人员。首先要加大专业人才引进。根据乡镇文书档案管理任务及工作量，适当加大人才引进力度。从市场中招聘具有档案专业知识，掌握一定计算机技术和文书制作能力的复合型人才。其次要加强从业人员培训力度。不仅要为档案部门、办公室等主要科室进行文书档案管理领域的专业培训，还需要定期或不定期地组织其他科室文书档案兼职人员培训，提升文书档案管理的专业素能。此外，还要组织部文书档案管理业务比赛、选派业务骨干赴先进地区学习等，通过丰富多样的岗位练兵和实战培训，增强文书档案人员的综合业务素能，为乡镇文书档案管理提供强有力的人才支持和保障。
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