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摘要：档案管理是事业单位管理工作的一部分，在确保组织协调、高效运转方面发挥着重要的作用。随着电子信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为一种重要的发展趋势，事业单位工作人员运用计算机网络技术应对档案查询、阅读来提升工作成效。受多种因素的影响，事业单位档案数字化管理还存在一系列问题，需要具体问题具体分析，提出相应的解决策略为事业单位的持续发展服务。
关键词：事业单位；档案数字化；现状与对策；
引言
事业单位中的档案管理工作十分重要，随着信息化、数字化、互联网化时代的不断发展，要善于利用先进技术对事业单位档案管理进行分析、改进和优化。认真研究与部署档案数字化管理，有利于事业单位档案管理的降本增效。
1事业单位档案数字化管理的意义
随着信息技术的飞速发展，事业单位档案管理通过运用计算机技术提升了档案管理的成效，方便档案的收集工作与归档工作，改变了传统档案管理模式，是档案管理的创新。档案管理人员通过操作相关软件对资料进行增减、变更，工作效率大大提升。而且档案数字化发展还可以促进新型管理方案的落实，在很大程度上节约了人力、财力与物力。事业单位的发展要求档案管理也要跟得上时代发展的步伐，必须要从数字化管理方面下功夫，使得档案管理工作更加便利高效，为事业单位的可持续发展提供了保障，也提升了事业单位管理的信息化水平，具有非常重要的现实意义。
2数字化管理现状
2.1传统档案管理设备更换庞杂
有的单位对于档案管理缺乏科学、规范化，也不够重视。甚至有些档案管理没有充分有效的防潮防火措施，因陋就简。对于档案的调阅也采用传统的文本检索法，缺乏现代化的索引，要实现档案数字化需要“大破大立”。传统信息资源不能进行电子化、数字化的二次开发，导致档案管理数字化的困难重重。
2.2工作标准缺乏科学有效性
就当前情况来看，很多事业单位都开始重视档案的数字化建设工作，但是并没有认真、仔细地探讨单位的数字化档案管理开展到什么程度，数字化管理要达到什么样的成效。单位所制定的档案数字化管理制度也没有对其做出明确的规范和要求，部分管理人员在开展档案管理工作的时候会抱有“侥幸”心理，漫不经心、敷衍了事，并没有统一规范化的要求，只对那些特别重要、价值特别高的档案进行了严格意义上的编号、归档，导致事业单位数字化档案管理的局面比较被动。
2.3人员缺少专业化
在开展事业单位档案数字化管理工作中，人才的重要性不言而喻。档案管理数字化工作的开展主要是依靠人员展开，信息技术的飞速发展要求人才的素质必须跟得上，而档案管理数字化也在要求工作人员必须能够与时俱进，不断提升综合素质。纵观当前事业单位档案管理人员现状能够发现，由于受到机构编制等因素影响，档案管理人员更新比较慢，现有人员缺少专业化培训，导致文化软实力受到了限制，专业性不强加上管理技能不到位，缺乏专业与管理技能于一身的核心人才势必会影响档案管理数字化工作的开展。
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3优化事业单位档案数字化管理的措施
3.1建立健全档案数字化管理制度
事业单位若要加强档案数字化管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定档案数字化管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能够方便档案管理，提高管理效率。注意加强对文件集成档案一体化建设，以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。同时单位还应明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。通过相关管理制度的建立健全，可为档案数字化管理提供有利条件。
3.2提高档案管理工作人员的能力素质
优化档案数字化管理，能够促进档案管理工作效率的提升，但是主要还是需要工作人员来进行档案管理工作。所以提升档案管理工作水平，还应该要加强档案管理工作人员队伍的建设，例如定期组织工作人员开展专业培训，及时掌握数字化管理档案的方法及技能，加强实践运用，在进行档案管理的过程中，提高档案管理工作人员的工作能力。
3.3完善档案管理安全保密制度
在事业单位档案数字化的应用给工作人员带来方便的同时，也要注意到档案数字化的安全工作。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，其安全必须要得到保证，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给事业单位的各项工作造成不利的影响。因此，必须要结合实际情况，加强系统和网络入口的安全防护，安装杀毒软件，设置防火墙，或者制定访问权限；定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失。档案管理人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息，使用完毕应当及时关闭，防止信息外泄。事业单位还要定期对软硬件进行维护和检查，了解其是否存在问题，及时更新，提高档案的利用率的同时保障系统使用安全。除了数字化档案之外，还要加强对传统档案的管理，这样就可以起到双保险作用，使档案数字化管理更有保障。
3.4加大资金投入更新技术设备
档案数字化管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。档案作为重要活动的纪录材料见证事业单位的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对档案数字化收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，事业单位管理者要提升对档案数字化管理的重视度，投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要作用。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。
3.5完善办公系统和档案管理系统的接口
为了确保事业单位档案管理数字化进程的建设，还应当重视办公系统和档案管理系统的衔接，系统数据库建设过程中要增加一些查询接口，为资源的有效利用打下基础。设置办公室系统与档案管理系统接口标准规范，实现办公系统与档案管理系统的链接，方便办公文件数据归档的同时，解决办公文件数据漏归档，归错档的问题。从而提升档案管理人员档案归档的效率。结合数字化管理的实际情况，事业单位也应当更新档案管理制度，确保档案管理系统运行的科学化，包括档案的归档、文档一体化、数字档案坚定制度、文件保密制度、网络安全制度等等，确保档案管理的有效性。事业单位科研档案则具有一定保密性，在调用过程中一定要有可追溯性，让符合权限的人方便调阅，所有调阅情况都有历史记录可以追溯和适当的审批。在档案数字化安全性和档案价值实现方面实现平衡。
结束语
总而言之，信息技术的发展促进各行各业的进步。事业单位档案管理的数字化是必由之路，是提升档案管理效率质量的重要手段。为了更好地适应事业单位档案管理数字化的发展趋势，各级单位工作人员就应当要转变思路、主动学习、积极变革，从信息保管为主的传统档案管理向信息开发利用的数字化管理进行转变。
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