湖北石首市水利和湖泊局 身份证号码：：42242419691113XXXX
摘要：办公室档案管理工作对单位的正常运行非常重要，提高办公室档案管理工作效率，可以进一步促进单位运行的高效有序。随着信息技术不断更新，构建办公室档案信息化管理系统，可以有效提高档案管理水平。所以，如何提升办公室档案管理工作效率值得进一步研究。
关键词：办公室；档案管理；工作效率；途径
引言
档案管理工作在办公室工作中占据着重要地位。在经济全球化的今天，只有对办公室档案管理工作不断改革和创新，才能适应竞争激烈的市场经济。要想提高工作效率，需要对工作人员在查考利用信息过程中的边界性和舒适度做出良性调整，从而确保企业自身的核心竞争力。如果想提高工作效率，就需要对工作中存在的问题进行深入分析，对症下药才能从原则上解决问题。
1办公室档案管理工作的现状及问题
1.1办公室档案管理制度不健全完善
首先，由于各单位对办公室档案管理工作重视程度的不同，也导致相关制度的不健全完善。即便有较为完善的管理制度，也做不到严格执行，档案管理工作规范性和安全性都不高。其次，流程设置不合理。办公室档案管理标准严格且流程较为繁琐，导致实施时将流程简化，简单编号后随意放置储存，档案利用率低。再次，档案资料丢失泄露时有发生，安全问题成为档案管理的首要问题。
1.2办公室档案借阅程序过于复杂
借阅档案资料的程序比较复杂，从申请提取档案到拿到档案需要层层审批，不到万不得已，大部分工作人员都不查阅原始档案资料。过于复杂繁琐的借阅程序阻碍了原始档案资料的利用，影响了办公室档案管理工作的发展，失去了花费大量精力财力保管档案的价值。
1.3办公室档案管理工作人员专业素质偏低
由于各单位对办公室档案管理工作重视程度不够，也导致档案管理人员对自身要求偏低。不重视档案业务知识的学习，加之工作状态松散，导致了档案管理工作随意无序，出现了收集整理不统一规范，存放保管无规律，查阅利用四处寻，归还档案不及时等现象，更有甚者造成机密档案文件的丢失，这些既严重影响了办公室档案管理工作规范化、标准化实施，也影响到了单位各项工作的正常开展。
2做好办公室的档案管理工作的优化措施
2.1积极转变思想，强化对办公室档案管理工作的重视度
进一步提高单位领导及档案管理人员对档案工作和档案安全工作的认识。单位领导需要积极转变思想，认识到办公室档案管理工作的重要性，并在实际工作中给予高度重视，提升办公室档案管理的规范化。并要树立先进的档案管理思想，将办公室档案管理工作纳入单位整体发展规则中，加大资金和人员方面的投入，全面促进办公室档案管理工作水平的提升。作为办公室档案管理人员，也需要积极创新自身的档案管理理念，并树立良好的服务意识，从被动服务转变为主动服务，更好地满足档案利用者的需求，更好地服务于单位的发展和建设。
2.2创新办公室档案管理模式
由于办公室档案管理工作中文件种类繁杂，文件数量呈现不断增长的态势，而且档案归类和存档缺乏具体的规范，导致文件缺失现象较为常见。针对这种情况，需要积极对办公室档案管理模式进行创新，具体可以针对收录的文件构建一个系统的档案目录，针对档案内容和性质进行科学分类。运用档案信息管理系统对于办公室档案进行管理，这样能够为档案信息的查询和检索提供更多的便利。
而且为了保证档案信息的安全，还需要建立备份系统，避免档案信息出现丢失。
2.3改善办公室档案管理的体系
当前我国对档案管理工作的地位还没有达到其相应的高度，所以说在工作中要想保证该工作顺利进行，就必须建立严格的规章制度及管理体系。由于档案形式较为多样，具体展现了单位、学校等发展过程，是掌握其发展规律的重要依据，那么日后的工作制度建立过程当中，首先，要严格遵守国家档案管理部门所制定的各种标准，做好档案的收集整理等后续管理工作，充分有效地执行档案管理标准。其次，相关管理人员要承担起自己所负的责任，明确责任范围，依照相关规定要求，从管理工作实际发展情况制定出一系列符合档案管理工作的办法与细则，这是做好档案管理工作的重要基础与保证。与此同时，也可以在不断的实践中，不断发展和改进，确保工作能够良好完成。
2.4提高工作人员的素质
综上对我国单位企业的办公室档案管理工作人员的分析和介绍，我们可以知道大部分的办公室档案管理人员并不是真正的专业化，他们对于档案管理所需要的相关技能严重缺乏。因此，各单位企业要重视办公室档案管理工作人员的专业技能培训，可以通过多种方式进行培训，例如请具有专业技能的导师进行培训和讲座，要做到因材施教。可以适当采取良性的内部奖惩制度，不断提高单位企业办公室档案管理工作人员的工作效率，鼓励他们认真对待工作，为自己的单位谋求更多利益，谋求更远的发展。所以只有将办公室档案的管理工作人员的工作效率进行有效提高，才能真正将整个单位的工作人员效率提高。
2.5加快推进办公室档案的信息化建设
在办公室档案管理工作中，需要对繁杂的信息进行归档和妥善保管，并实现档案信息的有效利用。但随着档案数量的增加，导致档案工作效率不高，档案管理工作越来越无法满足单位发展过程中对信息的需求。针对这种情况，可以充分利用先进的信息技术，通过加快推进办公室档案信息化建设，构建档案信息管理系统，以此来提高档案管理工作的效率，实现档案信息的快速查找。相较于传统档案管理方式，档案信息化管理可以有效实现档案信息的高效存储和保证档案信息的安全。对于地勘单位而言，还可以通过单位局域网来构建公共信息资源平台，构建信息数据库，实时对存储的信息进行更新，这样可以强化单位各部门之间的联系，为档案信息在单位内部共享的实现打下良好的基础。
2.6加强档案管理规范化建设
对归档资料严格审查。接收领导职位变动、奖惩、学历等资料的时候，需要报送人和接收人共同对接收资料单签字确认，对资料不全的不予接收，对未按时报送的要及时提醒，以保证领导人事档案的准确与连续。做好检查验收工作。档案整理结束，开展自查、互查、抽查，发现问题及时改正，实行签字责任制，做到“谁签名，谁负责”，做到归整结束后的档案能够追溯管理。设立数字档案系统。对于陈旧的纸质档案不便存放、不便查阅、易修改的缺点，有效地进行人事档案数字化，对干部人事资料开展信息化管理。通过架设监控系统及防火墙，达到对人事档案的安全、科学、方便的管理。
结束语
总之，提高办公室档案管理工作效率，能够促进单位整体工作的顺利开展。单位领导和档案人员要增强自身责任意识，在完善制度建设的基础上，充分利用现代信息化技术做好档案信息化管理工作，推动办公室档案管理工作再上新台阶。
参考文献:
[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014（5）：171-172.
[2]马英.中小企业办公室档案管理工作现存问题及解决策略[J].黑龙江史志，2014（21）：229.
[3]闫思明.实施档案规范化管理提升办公室档案管理效率[J].办公室业务，2015（5）：66.