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摘要：目前，随着我国社会经济的不断发展，档案管理涉及的文案资源不断增多，这就导致在管理形式以及管理种类上呈现出了非常明显的多样性。在此背景下，传统的档案管理方式已经不能再满足时代发展要求，必须对现有的管理方式进行不断创新和完善，实现对信息技术的合理使用，加强档案数字化建设工作，从而促进档案管理水平的明显提升。在以往档案所管理单位管理中，档案管理工作很难引起相应的重视，管理者通常是其他部门调剂或者是兼任该项工作，为工作质量提升带来些许影响。为此，在今后档案所管理单位需要通过更新硬件设备、培养复合型人才、做好数字化档案精准管理、运用现代化管理手段等方式来实现数字化建设，在提高工作效率与质量的同时，还可以实现快捷调取，减少工作人员的压力，符合新时期要求。
关键词：数字化；档案管理；实践
引言
随着近几年我国科技的快速发展，人们步入了信息化时代，各个行业工作也逐步发生变化。档案管理作为一项复杂且对工作质量、效率要求相对较高的工作类型，也需要结合时代发展，引入先进技术，构建数字化档案管理模式，以适应时代发展。本文将结合实际情况，对数字化档案管理工作实践进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供宝贵参考与借鉴。
1档案管理工作数字化的必要性
在档案所管理单位中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着档案所管理单位的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义。
2档案所管理单位数字化档案管理工作存在的主要问题
为了适应当前时代的发展，档案所管理单位已经基本上实现了数字化档案管理，虽然在一定程度上提高了工作效率，但事实上仍然存在一些问题，影响档案管理数字化进程：
2.1大部分档案管理人员的年龄偏大，对于数字化的接受程度相对较低，还有一部分则是非管理专业出身，一人身兼数职，缺乏管理经验，但年龄较小，需要档案所管理单位在这一人才任用、培训方面加以重视。
2.2设备滞后。目前大部分档案所管理单位所采用的计算机、影印机、扫描机，不管是使用时间较长，更为主要的是在功能上也存在一定的滞后性，数字化档案管理的实现，对软硬件设施的要求都相对较高，而设备的滞后性，将直接影响到数字档案的保存，是档案管理数字化的重要阻碍。
2.3档案所管理单位的档案管理系统与自动化办公室之间无法实现紧密对接，这也就使得单位档案管理、自动化管理系统之间缺乏管理规范，不利于档案管理工作的数字化发展。
2.4精细化管理工作仍待完善。目前，档案所管理单位中大部分档案仍然是纸质档案，以书面形式充分显现，这些档案存储时间较为久远，无法完全录入到计算机中，需要结合实际情况，采取有效的对接方式，保证纸质档案与数字档案的准确对接。
3加强档案所管理单位档案管理数字化建设的有效对策
3.1运用现代化管理手段
其一，可以建立专门的档案室，用于存储纸质档案、档案硬盘，进入查阅的人员必须要通过指纹识别、面部识别以后才能够进入，避免外人进入档案室窃取、修改、随意查阅档案。
其三，可以引入智能技术，配合声音识别技术，可以通过声音来直接调取档案，减少中间环节可能会出现的差错，降低档案管理工作难度，为更好地实现数字化档案管理工作创造有利条件。
其二，数字化档案则是可以利用密码来实现保存，对于需要共享的档案也应该做好加密处理，只有输入正确的密码才能够查阅，最大程度上保证数字化档案管理工作的有效性。
3.2 加强业务技能培训，提升员工素质
由于各单位常常容易忽视人事档案管理工作的重要性，导致了该岗位的职工通常欠缺专业知识的学习和培训，因此，各单位应该为从事人事档案管理工作的职工定期组织专业知识培训，让他们可以全面、系统地学习人事档案管理的工作方法。此外，人事档案管理部门还应该降低人员流动性，这样才能使员工充分、有效地学习相关专业知识，且稳定的人员配置也有利于今后工作的开展。再者，人事档案管理工作是一项机密性较强的工作，各单位要重点加强该部门员工在保密工作上的思想教育，杜绝监守自盗。
3.3 加强学习教育
人事档案管理工作之所以会出现种种问题，主要还是由于对该项工作不够重视，因此也就忽略了旧的制度和工作方法中的各种不足。各单位应该自上而下地加强人事档案管理相关知识的学习，上层领导要起到模范带头作用和监督作用，下层员工才会积极学习、认真工作。可以定期组织观看相关内容的教育片、宣传片，也可以为员工提供人事档案管理工作相关的电子刊物进行阅览，在日常工作中构建浓厚的学习氛围。还可以不定期举办有奖知识竞赛，进一步提高职工学习专业知识的积极性。
3.4更新硬件设备
为了更好地实现数字化，档案所管理单位在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展创造一个良好环境。更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。在设备更换完成以后，档案所管理单位必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。除了硬件设备本身，档案所管理单位还需要为硬件设备运行提供良好的环境。
3.5做好数字化档案精准管理
与传统档案管理相比，数字化档案管理工作更为简单、方便、快捷，但是对细节的重视程度却有所提高，若是数字化档案文件没有得到有效处理，就很有可能会导致文件丢失、损坏，影响档案管理质量。因此，在今后档案所管理单位必须要展开档案的精准化管理。一方面，应该完善管理制度，对档案管理的书面化、全面化、同步化、专业化给出具体的要求，而文件从形成、收集、整理、审核、归档、移交的各个环节，其工作规范、内容都要更为明了；另一方面，要设立专职档案员的这一职位，同时，明确岗位的工作原则与职责范围，配合责任追究制度，一旦发现问题应追究责任人的工作疏忽，避免到时候出现责任推诿的情况，同时，能够促使人员之间形成相互监督的工作氛围，为精准化管理的实现打好基础。
结束语
综上述，在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为档案所管理单位一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。
参考文献：
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[2]探索数字化档案建设与管理[J].韩丽.河南水利与南水北调.2018（01）
[3]浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].刘涛.办公室业务.2017（13）