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摘要：随着改革开放的不断进行，市场化浪潮已经席卷全球，各行各业都不可避免，必须要积极主动融入，才能更好提高企业或单位的核心竞争力。能否抓住机遇、直面挑战将取决于企业或单位的管理能力和水平，其中办公室行政工作管理是非常重要的一环，如果能够提高办公室行政工作管理能力和水平，那么将有效促进企业或单位发展，但是当前行政工作管理过程中还存在一些问题，所以必须要针对相关问题加以解决。本文将针对办公室行政工作管理现状及精细化管理措施进行详细阐述。
关键词：办公室；行政工作；精细化管理
精细化管理能够有效提高工作效率，充分激发人员潜能，促进企业或单位发展，同时还能够有效节约资源，减少浪费，促进人与自然和谐相处。所以精细化管理是大势所趋，也备受企业或单位青睐。但是精细化管理相应的要求也越高，有些企业或单位在精细化管理方面还有所欠缺，比如存在工作人员素质较低的情况，所以必须要了解当前的行政工作管理现状。
1.当前办公室行政工作精细化管理方面存在的问题
1.1工作人员素质低
对于任何一项工作而言，工作人员的能力和素质将会直接决定工作的完成效果，所以人才素质高低是至关重要的，但是当前国有企业办公室工作人员的素质和能力却有所欠缺。首先，工作能力不足，对于办公室行政工作的具体内容、工作流程、应急应变的能力有所欠缺，不能够很好完成本职工作，最终导致行政工作的整体效果偏差。其次，有些办公室行政工作人员的思想和性格上有所欠缺，缺乏责任感，行政工作做好做坏无所谓，缺乏积极主动性，做事拖延，工作效率相对较低。办公室行政工作相对比较琐碎，需要工作人员更加细致耐心，能够耐得住寂寞，但是有些工作人员做事相对比较粗心，可能会出现一些小的失误，最终影响行政工作的完成度。
1.2档案管理能力不足
档案材料的管理是行政工作中必不可缺少的重要组成部分，单位在发展过程中，会接受众多项目，而不同的项目可能会带来不同的意义或价值，只有对所经手的项目进行档案整理和归类，才能够更好总结经验，为后续的工作提供指导。但是当前对于档案材料管理方面的工作做的还不够好，首先，缺乏科学的管理手段，有些单位还停留在传统管理手段层面，大多是纸质材料，一方面会造成纸张浪费，不利于节能环保，另一方面纸质材料在保管过程中相对比较困难，极容易受到环境或外界因素影响，容易被毁坏。其次，缺乏科学有效的管理流程，有些单位并没有进行分类，只是把所有的档案材料堆在一起，在需要查找时可能需要浪费大量的时间。
1.3规章制度不够完善
对于单位的发展而言，完善规章制度能够让工作开展更加有条不紊，也能够让工作人员明确工作目标和方向，但是有些单位对于行政工作的规章制度有待完善。对于行政工作的具体内容、工作要求、工作流程等方面规定不够完善，导致行政工作人员在具体工作过程中存在岗位不够明确、责任相对模糊的情况，最终会影响整体的工作效率，也会影响行政工作的正常开展。
1.4办公电子化有待升级
新时代以来，信息技术已经深入到人们生活的方方面面，给各行各业注入了新鲜活力，也提高了工作效率，成为各行业必不可缺少的重要工作手段和技术。但是，在行政工作管理方面对于信息技术的应用力度还不够。首先，行政工作管理人员缺乏应用信息技术的意识，并没有认识到使用信息技术对于开展工作的重要性和必要性，依旧停留在传统的观念中，缺乏创新。其次，行政工作人员学习能力有所欠缺，对于新事物的接受程度相对较低，没有机会接触信息技术也就不能发现信息技术的优势，从而导致当前的工作手段和方式方法相对比较落后。
2.加强办公室行政工作精细化管理的举措
2.1建立健全行政管理制度
首先，需要建立完善的行政管理制度，必须要对当前的行政管理制度具体内容进行梳理，找出存在不足或者空白的地方，进行填补和完善，要明确规定行政工作人员的工作职责、工作要求，同时还要附着联系方式等具体内容。其次，要加强行政管理制度的剔除，行政管理制度的提出与完善并不是对立的，相反是相辅相成的，只有通过对行政管理制度的剔除才能够更好破除冗余，提高行政管理的质量和效率。因此，负责人员需要对行政管理制度中的具体内容进行筛选，如果发现有相互矛盾或者相互重合的地方必须要进行相应处理。最后，还需要完善奖励制度，只有设立奖励制度才能够更好激发行政工作人员工作的积极性，也才能够更好激发行政工作人员潜能，促进行政工作的正常开展。所以，必须要完善奖励制度，对于一些表现优秀的行政工作人员必须予以一定的物质及精神奖励。
2.2提升工作人员素质
首先，需要加强对人员的选拔，行政管理人员必须要重视行政工作，重视对行政工作人员的能力和素质要求，在选拔时要着重考察行政工作人员的性格条件及工作能力，必须要具备耐心、细致的性格特点，同时还要选拔具有丰富经验的行政工作人员。其次，必须要加强对行政工作人员的培训，一方面要通过思想培训提高行政工作人员的思想意识，增强责任心，充分重视行政工作，另一方面要通过技能培训提高行政工作人员的工作能力，选择专业经验丰富的老同事为行政工作人员详细介绍行政工作所涉及到的主要内容以及工作要求等，从而能够提高整体素质和水平。最后，要加强对行政工作人员的管理，要通过绩效考核的方式对行政工作人员的日常表现及工作完成度进行评价，从而能够更好激发行政工作人员的竞争意识和主动意识。
2.3优化办公电子化系统
首先，需要建立办公室行政管理信息化平台建设，要加大信息化平台建设的投入力度，加强对研发人员的要求，同时也可以借鉴其他单位对于信息化平台建设方面的成功经验，结合本单位实际情况，不断优化升级。其次，要加强对不同系统的整合，如果存在多个系统那么可能在一定程度上会造成信息传播效率偏低，而且还有可能会增加工作量降低工作效率，所以要尽可能的将不同系统进行整合，以确保让工作人员在一个系统上了解所需要的信息，同时还可以降低系统维护的成本。
2.4加强档案管理
首先，需要完善档案管理的相关制度和规范，明确档案管理的具体流程，同时对档案管理流程进行反复优化升级，以确保流程更加精简有效。其次，要积极引入信息化手段加强档案管理，可以通过建立电子档案的方式来加强档案保存，这样能够在一定程度上减少纸张的使用，实现无纸化办公，节约资源。最后，需要加强对档案管理的要求和监督，相关工作人员必须要制定档案管理的规范，如果在档案管理过程中不符合相关规定那么必须要予以处罚。也可以邀请其他单位负责档案管理的同事进行分享，特别是针对管理心得及先进经验等。
结束语
当前办公室行政工作精细化管理方面存在的问题有工作人员素质低、档案管理能力不足、规章制度不够完善、办公电子化有待升级，这些问题都会制约办公室行政工作的水平，所以必须要建立健全行政管理制度、提升工作人员素质、优化办公电子化系统、加强档案管理，只有这样才能更好促进办公室行政工作，也才能够促进企业发展，在市场化竞争中抢占高地，获得更多主动权。
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