吉林财经大学行政管理 吉林长春 130117
摘要：伴随着互联网信息技术的广泛普及，也为人们的工作与生活带来了前所未有的快捷与便利，特别是在行政档案的管理过程中，由于有了信息化技术的参与不仅节约了人力资源成本，同时也避免了很多不必要的错误发生。下面我们就来结合具体的行政档案管理信息化情况展开讨论，希望能够为广大的同行业从业人员带来一定的参考。
关键词：行政档案管理；信息化技术；应用
行政档案管理工作对一个社会的正常有序发展十分重要，然而我国的行政档案管理工作仍然采用传统的管理办法，即人工处理档案的收集、分类以及归档等工作，严重地影响了其他社会工作的工作效率。并且在如今网络信息化技术被广泛应用的今天，行政档案管理工作对信息化技术的引进也是势在必行。如今计算机参与工作已经成为普遍现象，信息化技术的应用会在很大程度上改善从前的办事效率。因为信息化技术是一种新型的管理办法，其可以储存大量的电子档案，并可以及时归类和整理，还具有可以随时提供查询的特点。那么，本文将针对信息化技术和信息化技术在行政档案管理工作中的应用进行简析。
1.行政档案信息化管理的概述
行政档案信息化管理即是打破原有的人工的传统模式，利用现如今先进的信息化技术，实现行政档案的信息化管理和应用。信息化的行政档案管理是指利用信息化技术将所涉及到的信息进行智能提取、分类、整理和加工等工作，最大限度地提高行政档案管理的工作效率，最大程度的服务于社会。相比于传统的人工档案管理工作方式，信息化管理工作可以运作和存储海量的档案信息，修改和查询信息都比较方便，而且还能够实现档案信息在网上的快速传递，很大程度上节省了人力、物力和财力。
2.行政档案管理中的信息化应用步骤
2.1对基础信息展开科学收集与整理
作为档案管理中最为基础的工作，我们在进行行政档案收集的过程中必须要做好相关的资料整理与录入工作。与其他一切先进的技术一样，信息化技术对于行政档案的整理也必须要有过硬的专业知识以及相关的科技手段作为支撑，只有这个基础做好了我们才能够信息化技术在行政档案管理中发挥出其巨大功效。
2.2进行有效、合理的分类与归纳
想要将先进的信息化有效的应用到实际的行政档案管理工作中，除了前面提到的基础资料的有效收集外，我们还应当对相关的档案信息进行有效的选择与核实，以此来为信息化的行政档案管理提供完整性与真实性的保障。所以在这个环节中任何一名档案从业者都必须要持有一颗负责、认真的态度，来对档案资料进行加工、整理与分类，最终为实现行政档案信息化技术应用而奠定基础。
2.3信息输入与输出
作为行政档案管理中信息化应用的基本目标，我们在对档案信息进行基础录入、整理、分类都是为了能够将所收集到的资料有效的应用到计算机系统当中，以便在需要的时候进行提取与查找，也只有这项工作的开展才能够真正实现空间的节约、避免时间上的浪费。
3.信息化技术在行政档案管理中的应用优势
3.1信息化技术能够有效提升档案质量
信息化技术下的行政档案管理不仅能够保证每一份归档的治疗都能够呈现一种清晰、整洁的卷面，同时也能够确保一切归档资料都能够按照要求进行保管，同时一改传统纸质档案的弊端，在不断流失的时间长河中，依旧保证档案的完整性与内容的清晰性。
3.2节约人员投入、提升工作效率的应用
在传统的纸质行政档案管理中，通常都是需要动用较多的人工来进行档案的收集、保管、查阅与整理工作，这不仅浪费了很多的人力资源成本，同时也消耗了大量的时间成本，往往还会由于人员素质低下的因素导致了“磨洋工”、“出工不出力”等现象的存在。而信息化技术下的行政档案管理则是最大程度上提升了档案的存储效率与存储量，在提升工作效率的通知避免了无谓的人员浪费，将档案的信息化变成了一种实际的生产力。
3.3具有时间与空间的优势应用
在实际的行政档案管理应用中，信息化技术还能够突破传统的纸质档案管理弊端，摆脱空间与时间上的束缚展开档案管理工作。特别是对于一些时间紧、任务重的行政档案查询工作，信息化能够帮助每一名档案管理员通过互联网的独特优势，在任何时间、任何地点、任何环境下都能实现档案信息的输入与读取、查询，为现代化企业的行政管理发展提供了保障。
3.4环境优势的应用
传统的行政档案管理工作通常都是在一个空旷、宽敞的房间内展开，然而随着企业的发展与业务量的扩充很容易导致现有库房仓容不足、自然保管环境无法适应实际需求等问题，同时这种不足也直接导致了工作的不便利。然而信息化行政档案管理的引入，便从本质上解决了这一问题，不仅不需要对环境温度、空气湿度等进行严格要求，同时也节省了仓容问题，只要在实际的工组中拥有一台能够连上网络的电脑与专业化的档案管理系统，那么便可以实现先进的信息化行政档案管理工作，从本质上提升了工作效率与工作质量。
3.5可复制与可共享的应用
传统的纸质行政档案应用中，让人感觉到十分复杂的一项工作便是对相关资料的复印工作，特别是对于一些内容复杂、时间跨度较大的档案资料，在进行拷贝的过程中可以称之为是一项巨大工程。所以在实际的应用中我们可以利用信息化技术的优势，通过对档案建立电子化信息录入来轻松实现共享与复制功能。同时在信息化档案技术的应用中，还能够突破传统的信息档案纸张极易损坏的局限性，即便被多人翻阅、查询我们的电子档案也能够保证其完整性与无损性。不过，与其他世界万物一样，信息化的行政档案也在共享与复制的过程中存在一定的负面效率，比较突出的便是信息的泄露与原始资料收到计算机病毒与黑客的攻击，所以为了避免这方面的不足，我们行政档案信息管理者与具体的操作人员必须要做好原始资料的留存工作，一方面对于有条件的企业可以考虑建立两套电子档案系统、定期对系统内的数据安全情况进行检查，最大程度上避免黑客的非法访问；另一方面，在设定访问权限的时候，相关的技术人员与管理者必须要对访问者做好筛选工作设定相关的权限与功能，以此来避免一些行政档案的不必要泄露与访问。
结语
时代在不断的变迁，科技在不断地进步，这信息时代给我们带来了前所未有的方便。根据本文的介绍，相信对信息化技术应用在行政档案管理工作中已有了基本的了解。如今的行政档案管理工作依靠信息化技术的应用，其工作效率正在节节攀升，整个企业的的业务水平也在不断提高。然而，档案的安全规范管理和企业的发展只依靠科学技术的发展是不够的，就像文本所述的，要想信息化技术充分发挥其优势，给企业带来更好的发展，还需要企业培养相关的高素质操作人才，制定相关的信息化技术应用制度，强化管理意识等等，只有具备了各种优势条件，才能保证行政档案管理工作的良好进行，为行政档案管理工作开创新纪元。
参考文献
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[2]张军军.试分析信息化技术在档案管理中的应用[J].海南大学学报（人文社会科学版）,2016,28（6）:102-107