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大数据背景下的企业档案信息化研究

发表时间：2020/9/23 来源：《基层建设》2020年第17期作者：涂婧雯莫秒郭锦祥

[导读] 摘要：随着科学技术的发展，我国逐渐进入到大数据时代，在大数据时代，较为突出的就是企业人事档案管理的信息化建设，事实证明，这项举措不仅满足了企业自身发展的内在需要，也迎合了当下的信息化潮流，是一项具有前瞻性的举措。

        湖北典策档案科技发展有限公司湖北省荆州市 434000
        摘要：随着科学技术的发展，我国逐渐进入到大数据时代，在大数据时代，较为突出的就是企业人事档案管理的信息化建设，事实证明，这项举措不仅满足了企业自身发展的内在需要，也迎合了当下的信息化潮流，是一项具有前瞻性的举措。然而，受传统理念影响，企业档案信息化管理工作还存在着许多不足，这些极大地阻碍了大数据技术在企业内价值的发挥，并从一定程度上阻碍了档案信息化建设进程。基于此，论文以大数据为背景，分析当下企业档案信息化建设存在的不足，并提出相应的措施，希望这个情况能够改变。
        关键词：大数据；企业档案；信息化建设
        引言
        随着信息科技一日千里地发展，当前我们已经进入了大数据时代，企业生产运营规模日益扩大，在具体的运营过程中产生了海量的档案数据信息，导致传统档案管理方式无法满足海量且复杂的档案信息管理工作。基于此，构建一个完善全面的档案信息化系统是企业亟待解决的重要问题。
        1国有企业档案信息化管理的概念和意义
        大数据时代普及了计算机与互联网，各企业积极采用各种管理系统与电子办公软件，帮助提高工作效率与质量。国有企业生产的各种文件与视频、音频等资源都是企业的重要资源，传统管理模式人员在收集、分类、整理、登记等事务下，效率不高。在档案管理中采用信息技术，让传统的实体档案管理实现了虚拟数字化管理模式，大大提高了工作效率与服务效率，信息技术下实现线上线下资源共享，提高资源的查询与利用效率，资源信息还能及时更新。其中信息数据还能帮助企业做出科学的决定，积极发挥资源作用帮助提高国有企业的经济效益。坚持信息化、智能化道路，也是国有企业改革创新的关键一步，帮助把企业资源有效利用，全面推动企业发展。
        2企业档案信息化建设存在的问题
        2.1企业档案信息化建设重视不够
        当前，大部分企业尚未开始档案信息化建设，究其根本原因还是部分企业没有认识到档案信息化的价值，简单将其归于以智能技术代替人力进行资料的整理、归档和存储工作，认为这项工作并没有给企业带来直接的经济效益，因而觉得进行档案信息化可有可无甚至根本就不必要的想法影响了档案信息化建设进程，造成相关企业对档案信息化工作重视不够。另外，部分企业虽然开始了档案信息化建设，但却将其定位为一个部门的职责，造成档案建设缺乏相应的配合，实际工作开展较为困难，缺乏有利的环境和措施配套。
        2.2忽视档案信息化建设基础业务
        在当前的企业档案信息化建设中，办公信息化设备、信息化硬件、软件是必不可少的，在企业档案信息化管理中需要运用扫描技术、计算机技术、缩微技术、互联网技术等。众所周知，企业档案管理部门通常被称之为“清水衙门”，企业常常因为硬件、软件缺乏或是资金不足等因素的限制，造成无法进行全面收集档案、维护、编制、应用信息化等基础性业务，严重制约了现代企业档案管理信息化的发展。
        2.3数据分析人才缺乏
        不少工程企业档案管理人员的工作思维模式，仍旧停留在传统的档案管理上，在实践中能够做好档案得分类与保存工作，但不会对档案信息进行挖掘与深度分析，导致企业档案服务水平不高。工程企业往往对档案人员的职业定位不够准确，很多时候只要求他们做好日常的档案管理，没有意识到数据分析的重要性，自然也不会要求档案人员具备数据分析的能力，长此以往档案人员的业务能力难以提升。此外，当前大数据还是一种新兴的技术，大数据方面的专业人才本身就少。上述原因，都导致了工程企业缺乏数据分析人才。

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        3档案信息化建设应用举措
        3.1转变观念，正确认识档案信息化建设的价值
        企业是否要进行档案信息化建设取决于企业是否认识到档案建设的价值，换句话说，如果没有认识到档案信息化建设的作用和意义，没有从思想上形成对这项举措的正确认识，仅仅是跟随潮流、人云亦云，盲目开始档案信息化建设，很容易使其实际工作流于表面，价值发挥不充分，尤其是那些规模较小、实力有限的企业，盲目进行信息化，很有可能会加大企业经济负担，给企业的成长带来毁灭性的打击。因此，企业应转变现有的档案观念，正确认识到开展档案信息化的价值和意义，并通过加强企业员工的管理意识，为企业信息化建设打下坚实的基础。
        3.2加强档案信息化基础业务建设
        在大数据时代，企业要需重视档案基础业务，通过各种途径提升档案信息化建设的广度和深度，进一步加强档案管理的质量和数量，通过这些途径，提升数据资源库搭建质量和收集数量，真正意义上构建一个丰富的档案信息资源库。对此，需做好以下几点：一是重点加强档案资源的收集整理，在企业档案信息建设中，档案数量会直接制约或影响企业档案信息化建设的成效。故而，企业要不断加强档案收集工作，为企业更好实现档案信息化建设打下良好的物质基础。二是规范统一档案数据库。对此，企业要基于规范化、统一化数据格式上，构建一个有效且丰富的档案信息共享资源。另外，企业还需做好文字档案电子化存档汇总，切实有效地保护好历史资料，同时档案管理人员还可以充分利用各种先进技术，将文字资料扫描成电子档案，以便在企业构建一个档案资料数据库，最大限度保障档案资源的可靠性和全面性，便于档案管理人员查阅，从整体上促使档案管理使用效率的提升。三是企业要提供软硬件支持，企业档案管理部门，要得到企业领导者的认可，进而获取充足资金，最大限度地满足档案信息化建设的硬件需求。另外，企业还要投入大量的人力物力，构建一个档案与OA系统紧密结合的系统体系，严格遵守行业标准和法律法规，全方位收集、整合管理档案，更好地实现档案信息化管理。
        3.3培养高层次的档案管理人员
        大数据时代，工程企业档案管理人员应当转变理念，认识到自己应当由传统的档案分类、储存人员的角色，转变为数字资源整合、数据业务分析人员。这就要求档案人员具有过硬的档案业务素养，并具备数据分析能力。从工程企业的角度来说，工程企业应当定期开展数据分析培训讲座，为档案人员提升自身技能提供平台；从档案人员的角度来说，应当勤于学习、善于学习，不断更新完善自身的知识结构。只有这样，档案人员才能通过数据分析、数据挖掘，发掘各种有益信息，并对信息进行深度分析，为工程企业发展服务。
        3.4加强信息安全建设
        在信息化时代，其数据安全也受到了一定威胁。相对于纸质档案，其线上存储的方式更容易被恶意利用。人事档案具有私密性及法律效应，如被盗取，对于个人及社会都有一定的危害。就目前发展现状而言，其应对信息安全问题主要包括防火墙及外网隔离方式。在利用信息化管理人事档案时，其电脑用网应当与公司网络分离，将其作为一个独立模块预防网络截断。除此之外，应当做好文件云端备份，避免计算机系统崩溃造成文件的丢失或损坏。
        结语
        综上所述，随着大数据时代的来临，公司展开档案信息化建设已经是大势所趋。档案信息化建设是一个动态的、复杂的内容，只有企业密切结合自身实际，分步实施，科学统筹，以多个部门的配合、技术保证、资金支持等为依托，打造一支高素质的档案管理人才队伍，才能够创新档案管理方法，紧抓机遇，以档案信息化建设促进公司的信息化全面发展。
        参考文献：
        [1]王秀玲.大数据背景下的企业档案信息化建设[J].城建档案，2019（6）.
        [2]高峰珍.大数据背景下企业人事档案信息化的研究[J].江汉石油职工大学学报，2018，147（02）：105-106.
        [3]陈宇.大数据时代的企业档案信息化建设研究[J].卷宗，2017（24）.