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浅谈事业单位人事档案管理阿衣江•沙哈力

发表时间：2020/9/23 来源：《基层建设》2020年第17期作者：阿衣江•沙哈力

[导读] 摘要：本文针对当前事业单位人事档案管理工作的现状进行了分析，并提出管理措施。

        新疆阿勒泰地区布尔津县也格孜托别乡政府财政所（农村合作经济经营管理服务站）
        摘要：本文针对当前事业单位人事档案管理工作的现状进行了分析，并提出管理措施。为了切实彰显档案管理在单位发展中的重要作用，必须建立完善的人事档案管理制度，提高人们的责任意识，实施现代化档案管理方式，加强档案管理。
        关键词：事业单位；人事档案；管理
        人事档案的管理对于事业单位的人事管理而言有重要意义，当前在人事档案管理中还存在一定的不足，为了提高我国事业单位的人事档案管理水平，加强人事档案管理工作建设，将人事档案管理工作的价值完美发挥出来，需要作出相应的措施改善。
        1事业单位人事档案管理现状分析
        1.1档案管理基础相对薄弱
        当前人事档案管理工作在事业单位内部就没有得到充分的重视，从而就造成了档案管理工作的基础性比较差。在事业单位的人事档案管理过程中，存在问题较为严重的就是硬件设施不完善，工作人员在工作中大多采用的是手工操作的方式，这种工作方式不仅工作效率比较低，且工作量较大，所以容易出现错误的问题，最终导致了档案信息出现了严重不符合实际情况。同时，很多档案管理人员在录入系统信息的过程中，不能够按照具体的工作规范来进行，对于文件档案资料的管理也存在较大的缺陷和问题，最终造成了档案资料存在有污损、严重缺陷等问题，给事业单位档案管理工作的进行造成了极为不良的影响。
        1.2部分档案真实性存疑
        人事局负责档案管理，在档案形成阶段因各种不同的原因造成材料确实、无法保证真实性并缺乏完整性等会影响档案使用，在其下辖负责单位的执行力不足也会造成收集、转交与归档方面的失误，影响档案管理工作。有的甚至人事档案造假在近年来也屡见不鲜，比如为了延长工作年限推迟退休时间会私自更改出生年月，为了调整工作会更改工作时间，有的人还有学历造假、经历造假等情况，这些都会影响档案资源的进一步开发与利用。
        1.3信息化程度不够
        现如今的所有行业都在积极提倡信息化的管理，传统档案利用管理模式无论是从管理效益上还是管理成本上都不符合最优化原则，无论是出于便于管理、减少人员编制或提升办公信息化水平考虑，加快信息化进程都势在必行。虽然目前已经有不少部门开发推行了人事档案管理软件，但是在普及力度、普及率、专业化程度、便利程度方面还有较大进步空间，至于不同部门之间的人事档案迁移也需要进一步便利化，从而更加高效、快捷、准确的提升各类人事档案，方便人力资源管理，减少弄虚作假与丢失、遗漏现象，提升档案管理质量与效率。
        1.4档案管理认识不足与员工业务素质待提升
        由于过去传统观念影响和档案工作本身的保密性与封闭性，让档案管理工作难以得到与时俱进的机会，员工认识上的欠缺和限制使得档案管理上容易出现纰漏，造成问题。人事档案管理本身所具有的专业性和特殊性，需要管理人员必须熟练掌握各类档案知识与技能。人事档案工作在很多地方都出现了人才断层、专业高素质人才缺乏的现状，并且无法短时间内得到改善，这样就无法保障人事档案管理完善的长久性与必然性。
        2加强人事档案管理工作的措施
        2.1丰富人事档案的内容
        在人事档案管理工作中，相关资料的收集是档案管理员最基本的工作，在资料收集完成后，档案管理员要充分发挥自身的专业能力，对资料进行甄别，将无效信息过滤出去，并且事业单位人员调整的过程中，个人信息也会随之发生改变，因此，在收集资料时，档案管理员要兼顾时效性和有效性两个方面，保证收集到的资料具有比较高的有效性、完整性以及客观性。人事档案在管理过程中有转递有交接，在这个过程中要严密严谨记录，不让档案材料随着管理人员的变动而造成不必要的缺失及信息不完整，这样做会更加有助于提高人事档案信息的价值。

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只有这样，人事档案才能将自身的作用发挥到最大，为单位的进一步发展提供助力。
        2.3推进事业单位人事档案管理机制改革
        要想有效提升事业单位人事档案管理工作开展的效果，就必须针对事业单位人事档案管理机制进行全方位的改革创新。要建立完善的人力资源管理体系，就要走制度化、标准化、合理化的道路，引入现代化的管理理念。事业单位应针对人事档案管理工作构建专业的管理部门，针对人事档案管理工作的内容、要求、标准、范围、义务、权力、责任、奖惩等进行明确规定，同时针对管理人员在人事档案管理工作中的工作进程、工作效果、工作结果、工作方法、工作标准等进行明确规定，确保人事档案管理工作在实际展开工作中能够拥有具体的目标、方法、制度、标准和考核，以此促使人事档案管理工作能够形成一个完善科学的工作体系，能够结合当前事业单位的实际发展形势与时代技术的发展应用而不断创新、不断进步。
        2.4提高人事档案管理的信息化水平
        当前科学技术迅速发展，事业单位内部人事档案管理工作只有具备高度的信息化水平，才能适应我国市场经济发展的要求。根据我国基层人员对人事档案管理的现状来看，使用过去那种传统的档案管理手段进行工作，已经严重不符合当前社会的发展要求，并且这种传统的管理方式由于其自身的复杂性会导致人事档案管理发生错误或者档案丢失。为此，需要对档案管理制度进行更新，其中需要做到：首先，事业单位要积极将科技化的手段融入人事档案管理工作中来，配备与更新先进的信息化设备软件系统。其次，要学习其他事业单位人事档案管理的先进经验。要想做到员工的人事档案齐全完整，信息真实准确，在职工录用、调出、调入、职称晋升、调整工资等过程中就要将相关材料收集齐全，鉴定准确，整理、归档及时，完善员工人事档案管理信息。
        2.5规范人事档案管理工作流程
        评定人事档案管理工作成效的关键要素就是人事档案材料是否完整和标准。因此，事业单位有必要对人事档案管理工作流程进行科学合理的规范，使档案的收集、鉴别和查阅、转递等工作真正落到实处。第一，认真做好人事档案的收集工作。在单位规定的期限内按照规范要求及时收集年度考核、干部任免、调研考察等档案信息，以确保个人材料的完整性。第二，认真做好人事档案的鉴别工作。档案工作人员在这个环节需要高度关注档案材料的日期与真伪，判定档案材料是否属于该员工、相关手续是否完备，如缺少有关材料应及时进行登记、收集与补充。第三，认真做好人事档案的整理工作。档案材料要按照基本原则进行编号与归档，比如为材料编“类、页、号”、抄写档案目录、装订、编写索引号等等。第四，认真做好人事档案的查借阅工作。根据查阅人所持有的单位介绍信或查阅审批表提供相应的服务，经审查符合规定后进行阅档登记，然后提取档案以供查阅。如遇借阅档案这样的特殊情况，需办理相关的借阅手续。第五，认真做好人事档案的转递工作。必须针对所需档案填写“人事档案转递通知单”，并批注档案转出时间和转往单位，同时还要填写转出档案登记表，确认无误后在回执单上签名盖章，完成档案转出。
        2.6提高人员素质
        在单位发展的同时，要具有长远的眼光，根据单位自身的发展前景选用合适的人员来进行人事档案管理工作。这就要求从事人事档案管理工作的人员要具备专业的素质，具备熟悉人事工作、熟悉档案工作同时具备一定的计算机专业水平。档案员要通过不断的学习以及业务培训，不断地丰富自身的专业知识，提高自身的业务能力，优化知识结构，以满足当前档案管理工作的需求。
        3结束语
        近年来，国内的政治经济体制改革的持续发酵，新时期新思想新战略，对干部人事档案管理也提出了新的要求，干部人事档案工作面临更多挑战，如何按照现行制度改革档案管理工作，优化档案管理流程，充分发挥档案的职能作用，为人事决策提供客观依据，尚需进一步研究和探索。
        参考文献：
        [1]南燚.浅论事业单位人事档案管理存在的问题及对策分析[J].人力资源理，2018（04）
        [2]杨璐.干部人事档案管理问题探析[J].城建档案，2019（02）