罗平县城市建设档案馆 罗平县 655800
摘要：工程档案是工程建设过程和建设成果的真实反映，是责任主体的真实记载，是住房城乡建设档案的核心内容。它能有效保证工程质量，明确各责任主体权责，是工程日后使用管理、养护维修、改建、扩建、恢复（灾后）的重要凭证，也是查处建筑领域各种违法违纪违规行为的法理依据。尽管我县先后出台了加强城建档案管理规范性文件，根据国家、省、市规定，将工程竣工档案验收纳入工程竣工联合验收，将工程竣工档案备案作为工程竣工备案和办理产权登记必要条件，但我县的建设工程档案移交仍然滞后，在重视力不够、主体协调、人员能力以及信息化建设方面存在较多的问题，需要从现实出发，探究有效的解决问题，从而优化工程档案移交工作。
关键词：建设工程；档案移交；优化；人员
工程档案的移交工作在城建档案管理活动中处于重要的位置，当建设工程项目完成后，参与建设的单位需要全面收集并且整理相关的文件资料，转交至建设单位，以对项目进行全方位的审查，然后以科学化、规范化的方式移交城建档案管理部门归档入馆。由于建设工程参与主体较多，且周期长、范围广，各环节信息的疏漏、模糊都会影响档案的收集、移交和归档效果，所以要提高重视力度，构建相应的制度，从根本上提高建设工程档案移交的水平。
一、建设工程档案移交现状
自2003年实施保障性住房政策以及2006年县城开始提质扩容以来，我县实施了大批廉租房、公租房、市政道路、公园广场、园林绿化、办公楼堂馆所、房地产开发等建设项目，截止目前，大部分政府性投资建设项目未按时移交档案，少部分项目移交时缺少一些必要要件未能接收进馆，致使列入城建档案馆接收范围的工程档案进馆率非常低。移交现状如下：
（一）保障房项目
2003年——2015年全县共实施并投入使用的保障房项目196个，24个项目工程档案移交城建档案馆集中保管，172个项目工程档案仍分散于各建设单位，进馆率12%。
（二）市政设施项目
2006年——2018年竣工的市政设施项目约46个，已移交工程档案11个，未移交工程档案35个，进馆率24%。
（三）办公楼堂馆所项目
自开始建设南片区行政办公中心以来，县城规划区内实施办公楼堂馆所项目约43个，已投入使用移交工程档案20个，已投入使用未移交工程档案19个，进馆率51%。
（四）房地产项目
2006年至2020年5月已交房入住未移交工程档案的房地产项目14个，分别是花海驿、北城万象、龙逸尚都、龙逸尚品、龙逸欣都、龙逸汇和国际、振兴新城、明泰苑、幸福时光、福居名苑、九龙印象、浩丰蓝湾、海通怡心园（工程档案完成初验缺消防验收手续）、红星广场。
二、建设工程档案移交滞后制约因素
首先，建设工程在档案移交工作中存在各参建单位重视力不够、主体协作效力不足，档案移交屏障较多的问题。工程档案本身具有特殊性，其包括勘察、设计、施工、监理、检测等各个环节的信息，且需要各部门进行配合，提供准确且完善的信息。但是很多参建主体并没有认识到档案移交工作的重要性，在移交过程中难以顺畅配合，存在多种隐形的矛盾，从而为档案移交工作设置了多种障碍，影响了实际的效率；其次，参与人员思想薄弱，缺乏复合型人才。档案移交工作尽管是建设工程管理工作中不可缺少的一部分内容，但由于缺乏足够的重视力度，在人力资源方面投入不足，档案管理人员职业素养和专业能力薄弱，无法灵活将档案移交要点和建设工程目标紧密衔接，从而制约了多种移交活动的实行。另外，信息化水平不均衡，档案移交工作难以形成标准体系[1]。在信息技术的刺激下，建设工程勘察、设计、施工、监理、检测等方面逐步加快了信息化水平的建设速度，而在工程档案管理上却没有引入先进的信息技术和设备，导致工程档案移交管理无法形成统一的信息发展模式。
三、优化建设工程档案移交的策略
（一）以科学理念创建优质的档案移交环境
建设工程档案移交工作中需要档案管理部门做出规范性的引导，使工程项目在整体上形成良好的服务理念。一方面要基于工程项目实际要求，对档案移交全过程进行监督和管理，并在档案管理部门中渗透统一管理的思想，使档案移交中的各个人员能够明确责任，保证档案移交和工程的建设同步进行；另一方面，要有专门的人员来考察档案移交过程，发现其中存在的问题，及时进行整改。如若档案移交中存在难以办理或者是复杂的程序，需要向有关负责人进行申请，同时提供完成的可靠性档案信息，至所有手续完成后随即补充，使移交的档案在归档过程中保证完整性[2]。除此之外，档案管理部门要做好引导，增强服务水平，以科学的理念、完善的制度、规范的移交程序为档案移交工作创建优质的环境。
（二）以信息化为背景强化复合人才的培养
档案管理人员的专业能力和职业素养关乎建设工程档案移交的效果，要特别重视人才队伍的构建。在信息化背景下，档案移交过程逐步引入了多种信息技术，需要熟练相关技术的操作方式，以提升归档的效率。那么在培育档案管理人员中，既要从基础的档案收集、整理和移交工作入手，还需强调计算机技术的掌握。特别是在大型的建设工程中，档案移交的信息较多，程序复杂，有着较高标准的要求，需要在建设的各个过程中进行档案工作的监督指导，使档案移交始终处于规范性和完整性的状态。另外，开展专业化的档案管理培训工作，使管理人员吸收与建设工程相关的知识，将档案管理的规范和标准与工程项目连接，提升档案移交的质量[3]。
.png)
（三）以系统化管理机制提升档案移交水平
档案移交是档案管理工作中的最后环节，不仅影响档案管理价值的发挥，也关系着整个建设工程项目的完整性，所以需要依靠系统性的管理机制来提升档案移交的水平。首先，建设工程单位需要针对档案移交工作建立相应的法律法规和实践体系，对此进行推广，使档案管理内容和方法渗透在各个部门。并对其重要性和价值进行传达，使得参与档案移交的主体能够形成准确的认识，积极主动地参与移交工作，确保移交信息的准确性和完整性，从而为归档工作创造有利的条件；其次，要形成动态化的跟踪模式，就工程建设的全过程对信息资料的移交进行掌控，确保其能够妥善处理。一方面要创建可行性管理制度，形成完整的网络结构，使各个部门承担的责任明确体现在其中。另一方面建设工程中合同是档案移交中关键的参考依据，需要将关键的信息纳入到档案管理中，并且将档案移交管理效果和效益连接，以此为提升档案移交能力奠定良好的基础[4]。
除此之外，为了确保建设工程档案移交到位，获取可靠的跟踪数据，档案管理部门中的人员需要亲自走入工程现场，了解项目建设的进度等具体状况，收集有效性文件资料。在这一过程中需要采用恰当的手段进行校验，对于档案移交中的不利因素进行查处，确保后续移交工作能够顺利实施。最后，档案部门需要及时参与建设工程中阶段性验收工作，以使各项信息能够得到及时补充和更新。同时，也需要关注工程的发展状况，在最后验收时期，需要应用联合验收模式，确定档案移交时间和内容，使工程建设和档案移交工作同步完成。
结语
工程档案移交工作既关系着档案管理价值的发挥，同时也影响着建设工程的发展水平，对于整个行业的推进具有深远的意义。但建设工程中很容易将重心放在成本、进度以及效益的获取上，而忽视档案移交的重要性，导致档案移交常常存在主体协调不足、信息偏差等问题。针对现实状况，建设工程档案管理部门需要主动增强管理意识，基于移交需求制定系统性管理机制，并提高复合型人才培养力度，通过创新、科学的管理理念来创造良好的移交环境，使工程建设构建规范的档案移交程序。
参考文献：
[1]钟小燕.档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施[J].城建档案，2020（05）：21-22.
[2]钱益民.水利工程档案信息化建设问题及策略分析[J].兰台内外，2019（31）：19-20.
[3]郭志东，刘乃斌.业主方建设工程档案管理策略研究[J].安徽建筑，2018，24（05）：352-354.
[4]李姣.轨道交通建设工程档案质量的控制策略[J].企业改革与管理，2018（10）：220+224.