昆明医科大学第三附属医院云南省肿瘤医院 云南昆明 650118
摘要：电子档案的出现，改变了过往的档案管理模式，有利于促进工作效率与质量的提升。尤其是在医院门诊工作当中，由于业务内容具有繁杂性的特点，对于档案管理工作也提出了新的要求。应该创新管理理念与方法，真正体现电子档案在门诊工作当中的价值，为人们提供更加便捷的服务。本文将通过分析门诊电子档案的特征，探索门诊电子档案的管理策略，为实践工作提供参考。
关键词：门诊；电子档案；管理策略
我国医疗事业的繁荣发展，为人们的看病就医创造了良好的环境，医院在新时期发展中也面临较大的机遇和挑战。为了能够使患者在挂号、候诊、缴费取药等环节更加快速、便捷，应该加强门诊电子档案的应用，创新便民服务模式，满足人们的实际需求。患者的个人信息和就诊信息等都会存储在电子档案当中，医生可以借助于计算机及相关软件进行调用，从而促进医院门诊工作效率的提升，减轻医务人员负担。传统纸质档案的形式不仅占用较大的空间，而且容易出现丢失或者破坏等问题，导致医疗工作实施遇到较大的困难。因此，医院应该顺应当前医疗体制改革的潮流，加快门诊电子档案的构建，通过远程访问与管理的方式，实现资源优化配置。为此，应该结合医院发展现状，制定针对性管理方案。
一、门诊电子档案的特征
电子档案具有虚拟性的特征，是存储于网络系统当中，相较于传统纸质档案而言在存储与管理上更加便捷。同时，随着门诊业务的增多，电子档案呈现出海量存储的特点，可以根据患者看病就医情况进行实时更新，满足医生的诊疗与分析需求。电子档案在采集、整理和存储、利用的过程中都是借助于计算机技术和网络信息技术，因此具有较强的数字化特征，对于数字环境的依赖程度较高，在操作上相较于传统纸质档案而言也更具灵活性【1】。在电子档案的管理中需要以统一的标准作为依据，因此其具有规范化特征，智能化的特点也受到医疗工作人员和患者的欢迎。由于网络自身具有的开放性特征，也会使门诊电子档案在管理中受到黑客攻击、网络病毒等因素的威胁，因此在管理工作中最重要的就是做好档案的安全管理与保密管理，防止患者的个人信息出现泄漏。
二、门诊电子档案的管理策略
（一）提高重视程度
门诊电子档案的构建体系正在逐步完善，但是由于缺乏对管理工作的重视，也会导致电子档案的价值体现受到影响。为此，应该提高对该项工作的重视，积极宣传电子档案的应用方法，将其纳入到医院的长期目标当中。明确各个部门及科室的工作职责，在电子档案管理中担负起自身的职责，做好部门与科室的有效协同，确保档案信息采集、整理与存储的规范性，防止由于操作不当引起的档案信息疏漏或者丢失等问题【2】。向患者说明门诊电子档案的保密性及隐私性，使其提升对医院的信赖。加强对管理工作的严格监督，将责任落实到个人，提升档案管理的积极性与主动性。
（二）完善管理制度
制度是工作开展的基本保障，只有以完善的门诊电子档案管理制度为基础，才能确保各项工作有章可循，避免混乱状况的发生。定期收集是传统档案管理中收集档案信息的主要方式，无法适应当前门诊工作的特点及要求。而电子档案的应用，则能够根据工作进度进行实时收集，以保障档案信息的真实性、完整性和时效性。通过计算机软件快速生成个人信息、诊断报告等【3】。为此，应该以完善的制度体系对电子档案的收集、整理和归档、调用等流程加以规范，通过权限管理保障电子档案的安全性与保密性，防止患者个人信息的泄露。加强先进技术的引进，确保在数据信息出现丢失或者破坏后能够及时修复。对当前电子档案保密制度和审核程序加以完善，确保在电子档案的调用中必须经过严格的手续。
（三）优化利用服务
应该逐步提升门诊电子档案的利用率，从而促进医疗服务水平的提升，改善患者的健康状况。在传统工作模式下，由于未能实现对患者病历的统一管理，导致在工作中遇到较多的阻碍，在病情分析等方面无法快速获得可靠依据，延误了诊疗的时间。为此，充分利用电子档案，借助于计算机软件实现数据信息的共享，为医生判断患者病情提供保障，确保医疗服务更加符合患者的个性化需求【4】。诊疗卡的应用，能够对患者的病史和用药禁忌等进行分析，为医生和患者带来较大的便捷。医疗卡的应用能够真正实现健康信息查询、就诊和病情跟踪的一体化，有利于借助于软件终端开展各项工作，消除时间和空间的限制。对于异构医疗数据的处理可以借助于XML语言实现，增强数字中心业务应用实效性，为患者提供更加优质的服务，有利于医患矛盾的及时处理。
（四）引进先进技术
在信息化时代下，为了能够提升门诊电子档案的管理水平，适应当前医疗工作的基本特点，还要重视先进技术手段的引进及应用，这也是加快医院改革步伐的关键。存储期限问题和存储安全问题，是门诊电子档案管理中的常见问题，也是影响其应用效果的关键因素。应该加强对电子档案的物理防护，防止由于温度变化、湿度变化、磁场干扰和振动等对其造成的破坏【5】。同时，应该对当前备份系统加以优化，保障门诊电子档案备份的及时性，以确保在紧急情况下能够调动备份数据，防止对诊疗工作造成影响。权限控制、访问控制和防火墙技术等，是当前实施档案安全管理的关键技术，能够有效防止网络病毒、黑客等对电子档案安全造成的威胁。同时，防伪技术的应用也是提升档案安全的关键，能够通过口令、信息加密、数字签名等方式防止档案信息的破坏与丢失。应该由专业技术人员加强对系统功能的不断开发，使其适应门诊业务需求，并通过定期维护的方式提升系统运行安全性及稳定性。
（五）提升人员素质
工作人员的专业能力及素养，是决定门诊电子档案管理成效及利用效率的关键因素，部分工作人员的工作方法仍旧较为落后，无法适用于当前电子档案管理。为此，应该根据岗位工作特点及个人需求制定针对性专业培训计划，使其在知识体系和专业技能方面得到快速更新。尤其是在数字化背景下，更应该加强计算机技术、网络信息技术的深入学习，能够熟练操作计算机及相关软件、设备，以提高电子档案管理水平【6】。增进门诊工作人员的沟通交流，针对工作中遇到的问题进行探讨。加强对培训效果的严格考核，防止在培训中出现流于形式化的问题。同时，应该建立完善的人才招聘机制，加强对人才管理能力、信息化素养、组织协调能力和业务能力的考察，改善当前工作队伍结构，促进工作活力的提升。
三、结语
门诊电子档案的虚拟性、数字化和开放性等特征鲜明，相较于传统纸质档案而言能够减少存储空间，保障档案管理的便捷性，提升档案资源利用率，为医疗工作开展奠定基础。在实践工作当中，应该通过提高重视程度、完善管理制度、优化利用服务、引进先进技术和提升人员素质等途径，逐步构建完善的电子档案管理模式，实现对日常工作的有效指导。
参考文献：
[1]赵雅博.医院电子化档案管理存在的问题与解决策略[J].办公室业务，2020（11）：113+115.
[2]黄健秀.医院电子档案管理的不足与提升策略[J].办公室业务，2020（06）：141-142.
[3]谭群.医院电子图片档案管理的策略探讨[J].现代交际，2020（04）：125+124.
[4]白小恋.新时期加强档案安全管理工作的策略[J].办公室业务，2019（18）：78.
[5]朱红艳.医院电子档案的优势分析以及管理策略探讨[J].办公室业务，2019（15）：43.
[6]刘潇.医院电子档案管理与档案信息安全防护研究[J].信息记录材料，2019，20（08）：169-170.