蒙城县住房发展中心 安徽豪州 233500
伴随着档案信息化资源数字化、信息标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为蒙城县住房发展现代化建设服务。特别是在《物权法》颁布和《城市房地产管理法》修改后，作为蒙城县住房发展中心拥有大量房地产产权信息资源的房地产管理部门，如何更好地适应形势发展的要求，加快房地产产权档案信息化建设进程，已经成为蒙城县住房发展中心档案工作者面临的新课题，是新形势下县级房地产档案部门应该重点思考的问题。
一、发展中心档案信息化是房地产事业发展的必然趋势
随着县城的快速发展，房地产产权档案数量的激增，传统的房地产档案管理模式、管理手段已经不能满足社会各界对房地产档案、资料利用的复杂化、多样化和及时性的管理要求。如：供电系统，档案信息化管理水平已经具备规模。蒙城住房发展中心档案的利用需求与提供档案信息、利用方式之间的矛盾却迟迟难以解决，因此，蒙城县住房发展中心档案管理引入信息技术，改进工作方式和管理模式势在必行。
同时，房地产档案信息化建设也是提高房地产 档案工作社会地位的需要。长期以来，房地产档案的数字化建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进房地产档案管理理论、管理技术和管理方法的变革，最大程度地实现房地产档案信息资源的有效利用和共享，充分发挥房地产档案信息的增值作用，从而实现房地产档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升房地产档案工作在信息化社会中的作用和地位。
二、发展中心档案信息化建设的内容
房地产产权档案信息化建设，就是通过运用现代信息技术，配置房地产档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善房地产档案信息资源库，依据房地产档案信息化的标准规范体系，以发展中心档案网络为平台，依托高素质的信息人才，有效地开发和利用房地产档案信息，实现房地产档案管理与服务的现代化和高效化，为蒙城房地产建设和管理活动提供优质服务的动态的系统化管理工作。
（一）建立和完善房发展中心档案检索数据库
建立检索数据库是一个循序渐进的过程，要有计划地组织实施。首先要完成目录级检索数据库，其次，在此基础上逐步完善文件级检索数据库，如此，才能建立一个全面、高效、快速、准确的蒙城房地产档案检索数据库。2001年，蒙城县住房发展中心建立了房地产档案信息数据库系统，把检索性数据与文件性数据有机 结合起来，以数据形式录入了房屋的产别、坐落、产权人姓名、证号、存放位置等，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的数据方式，依赖智能化信息检索技术，全方位、多角度以某个关键词进行搜索，如“产权人姓名”、“房屋坐落”、“证号”等，可在几秒钟内查出，与传统的手工目录式查找相比，速度提高几十倍。
（二）逐步实现发展中心档案的全文数字化
该项工程旨在建立一种将海量房地产档案快速信息化、数字化的模式，并通过信息平台向各职能管理部门和社会各界利用者提供信息化和数字化的档案信息。缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，大大增加了档案信息的存储量。以软盘为例，一张1.44M的3.5寸软盘，理论上可以存储70万汉字。一张光盘容量可达600至4000MB，可存储35万张打印纸上的文字或10万页图形信息。并且在一份电子文件中可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画等多媒体信息，利用很小的空间存储大量的信息，具有了直观性、选择性、易操作性和开发速度快的特点。
现在，蒙城县住房发展中心的统一部署下有计划、分步骤地实施房地产档案全文数字化工程，力争1～2年内将现存50000卷房地产档案全部数字化，并实现网络化传输。我们采用的方法主要有两种：一是在办理产权登记过程中，对相关资料、数据利用电子扫描、数码拍摄等手段直接进行数据化处理，通过网络接收进行存储。另一种是历史档案资料，通过数据、信息录入将原始档案所载信息进行存储，并实现网络化利用。
（三）推进发展中心档案信息资源的二次开发，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平
积极利用现有的房地产档案资源，营建档案资源共享的政策与环境，实现房地产档案资源的合理配置，以自己独特的利用服务方式，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，不断满足社会对房地产档案信息的需求，实现房地产档案资源的社会共享。
三、发展中心档案信息化建设应注意的问题
信息化建设是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题，等等。针对这些新情况、新问题，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。
（一）发展中心档案信息标准化管理
信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证数字化过程中首先需要解决的问题。在信息采集时标准不一致，将导致档案信息无法集中，最终影响到数据共享。进行数据信息保存备份工作时，多使用硬盘存储方式。为了安全起见，还是应该使用光盘等存储介质进行多重分离备份工作。出于电子档案信息载体特殊性的考虑，应该尽快制定电子信息的归档管理标准、电子档案管理和利用标准以及计算机辅助档案管理的功能标准档案信息的保密性只能限于内部网络使用，因此档案信息网络和该网络中的用户必须分出层次，并对其使用的范围和仅限进行限定，以确保档案信息的安全。
（二）发展中心电子数据安全性管理
房地产产权档案信息化建设中，会遇到档案信息的安全、保密等敏感问题，如档案信息网上安全传输、非法访问、病毒感染等一系列问题。还会遇到一些具体的技术性问题，如网络链接、数据转换、网络维护等问题。制订工作方案，严格执行国家有关房地产产权档案利用范围的规定，做到严谨周密、万无一失，确保发展中心档案信息的安全。严密制订工作制度，采取物理隔离、防火墙、电子密钥、下载销毁装置等技术及完善备份的措施，确保房地产产权档案信息数据库的安全运行和档案信息安全传输。另外，应考虑软、硬件的合理配置和通用性、先进性和可拓展性，为今后拓展工作空间留下充分的余地。
（三）发展中心人才队伍的培养
发展中心档案数字化管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的。档案信息化人才不仅要有较深厚的档案学理论、计算机技术，还应具有与时俱进、超前创新的意识和主动踏实与丰富的工作经验，知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应信息化和正常运行。为房地产档案数字化建设提供了强有力的人才保证。
综合素质较高的档案工作人员队伍，为房地产产权档案信息化建设打下了坚实基础。运行的中心档案信息数据库系统，信息容量大、检索方式多、查询速度快、调档时间短、服务范围广、安全系数高，以其便利、快捷、准确、资料齐全突显优势，在产权管理、服务房地产综合管理系统和数字化工程，必将加快和有力推动中心产权档案信息化建设的进程，促进房地产档案信息资源的开发，打造全新的“数字房管”，使房地产档案工作更好地为经济社会发展服务，不断满足社会对房地产档案信息的需求，实现档案资源的社会共享，从而推进档案事业的全面发展。