管小蕾
中车青岛四方机车车辆股份有限公司 山东青岛 266111
摘要：档案管理工作是企业在开展现代化业务活动中重要的信息资源收集和管理途径，对企业信息资源的利用有重要意义。一个好的档案管理工作不仅能做好档案资料的储存和管理，同时也能不断优化档案管理结构，使企业在调动档案资源时更加方便，从而提高企业业务的处理效率。因此，在新时代，档案管理工作者必须要充分认识档案数字化建设的优势，并从多方面的档案管理环节中，将数字化建设方法融入实际的档案管理中，推动企业档案数字化建设步伐。
关键词：企业档案；数字化；建设
1企业实施增量档案电子化、存量档案数字化战略的现状
1.1从企业档案存量数字化的内容目标看，建设档案目录的数据库比较容易，建设档案的全文数据库比较困难，建设多媒体档案的数据库因存在对信息化技术和硬件设备、设施的专业要求，更是难上加难。
1.2企业档案增量电子化的难点在于档案管理系统专项数据库的建立必须从产生初期就实现对电子文件的前端控制。具体地说就是要实现档案管理系统与办公自动化系统、财务管理信息化系统、动力能源管理系统、固定资产、人力资源等其他信息化操作系统的无缝对接，使这些专业系统的数据符合电子档案管理的要求，在企业现有的档案管理系统中实现电子文件全生命周期在线管控。
2企业档案数字化建设的必要性
当前计算机网络发展速度很快，普及范围也非常广，让各范围内利用者共享档案资源逐步得到实现。在企业档案数字化建设过程中，主要借助智能信息处理技术，将纸张、录音带和录像带等原始档案资料通过扫描、压缩和转化后，形成图片、声乐和录像等文件，并利用各种存储管理技术存储于相应介质中。这样在多种查询手段支持下，能够快速将所需档案资料检索出来。应用网络互联技术构建计算机网络平台，为档案利用者提供查询与搜索服务，便于其在网络中直接获取所需档案信息，这样档案信息利用就突破了时间和空间的限制，提升了档案资料的利用效率。对此企业加强档案数字化建设已经势在必行，档案起草、修改和印发都通过计算机完成，有利于今后修改与复制，也便于检索与利用，让档案信息资源为企业各部门提供更加高效与优质的服务。
3新明实业档案管理数字化建设的措施建议
3.1落实档案数字化加工工作
首先，新明实业根据纸质档案的数字化加工原则，结合自身情况科学确定档案管理数字化建设的范围。虽然从理论层面看，把所有室藏档案进行数字化加工是最彻底的建设方案，对档案使用者而言也最理想，但是没必要这样做，应对库存档案进行大规模的鉴定，那些已经没有保存价值的档案应予以销毁，省时省力，避免浪费公司不必要的资源。其次，对本单位有特色的档案进行数字化归档。例如可以先把公司珍贵的老照片、公司历史资料、业绩表和一些常用的合同、协议等进行数字化归档，对那些重要的但已经破损的、受污染的、纸质发黄变脆的档案原件要尽快修复抢救，进行数字扫描，逐步建立起公司档案数字化数据库。再次，使用数码相机、扫描仪和音视频采集等设备对重要的室藏纸质档案、照片等进行扫描，拍摄实物档案，采集录音录像档案，把它们转变成数字化信息存储在光盘、磁盘等载体上；针对扫描的图像实施加工处理。
例如有偏斜的图像要进行纠偏，达到视觉上感觉不偏斜的效果；如果图像的方向不正确应旋转还原，使其适应人的阅读习惯；分区扫描大幅面档案后会形成多幅图像，要实施拼接处理，将其合并成完整的图像，确保档案数字化图像完整；如果影像图像有杂质就要及时去污，蓝图要消蓝，并合理裁切扫描的图像，去除多余部分，尽可能缩小图像文件的大小，达到节省内存的目的；调整色度与亮度等，优化图像效果；扫描档案原件之后要识别其汉字，提高数字档案信息的录入效率。
3.2建立健全企业档案数据库
在档案管理数字化建设中，档案数据库占据核心地位，完善建立新明实业的档案数据库需要把握两方面内容：一方面，建设档案目录数据库，这关系到新明实业的档案检索利用和专题目录数据库、全文数据库建设。目录数据库建设要根据一定标准和规范把档案著录信息进行编目，并将其导入档案管理系统，用计算机进行管理、统计和检索；按照新明实业的档案工作制度和日常档案分类管理标准，在档案管理系统建立文书档案、数字化图纸、电力工程前期档案等目录数据库，并根据档案特性细分每一个数据库，建立多个数据库表。为保证档案使用者可以充分检索内容，提高档案查全率，应根据国家三级目录表格要求重新修改每一个目录表的编目，详细设置字段的类型和长度、排序规则、档号规则等，再关联三级目录，包括项目级、案卷级和案卷级、目录级，进一步提升检索档案的准确性。另一方面，建立新明实业档案状态数据库，其作用在于把公司的各种新信息统计起来进行整理，并利用电脑与网络进行保存、传输，在档案状态数据库中收集档案信息。该数据库有助于管理人员信息，区分陈旧档案、最新档案，为提取有用档案信息提供便利，同时对公司档案人员产生促进作用，使其有充足的时间整理各种档案信息，将其准确分类存储到各个档案库之中。
3.3打造档案信息化共享平台
新明实业在实现电子文件全文检索和档案数字化的基础上应建立网上信息资源共享平台。例如连接公司的档案系统和业务系统、办公自动化系统等，形成完善的信息系统，促使各部门共享资源，获得更多档案信息、成果，提升档案信息使用率。在档案得到数字化处理之后，档案人员就可提供网上查询服务，在公司网站上构建档案主页，并把档案数据和信息传上去，方便相关用户查询业绩、人事信息等，或者检索全文，满足信息使用需求。公司也可在档案主页设立多个主题，实现对档案数字资源的整理与汇编，例如对公司的大事记、年鉴、历年员工合影、公司面貌、公司发展历程等专题资料进行汇编，再上传到网络进行档案信息共享利用。
3.4各专业系统间的接口应保持互联互通
档案信息管理系统的增量数据来源于形成电子文件的计算机信息系统。档案系统作为整个企业信息系统的组成部分，需要与各专业系统保持接口畅通；但实际工作中，档案信息管理系统与其他专业管理系统往往存在物理隔离，只能依靠后期的技术改造实现接口联通、数据对接与在线流转。
3.5档案数字化过程中，要做好档案排查工作
由于纸质档案储存的缺陷，目前大部门企业在进行档案数字化建设过程中，往往会发现一些纸质文件损坏、文字不清晰或者部分文件丢失事件，面对这一问题，企业档案管理人员必须在数字化建设中，对档案的储存情况进行仔细核查，对所有存在问题的档案文件，要及时进行整理和汇报，与相关负责人进行讨论，确定好这些文件的具体处理措施，用这种必要的方式来保证档案信息的完整性和实用性，最终将所有的档案信息条理分明地录入网络档案管理平台上，初步完成档案数字化建设，并尽量减少企业的资源和经济损失。
结语
综上所述，信息大爆炸时代，各个行业都面临巨大的变革，无论工作形式还是工作内容都有了翻天覆地的变化。档案管理作为信息管理的重要部分，要跟上信息变化的节奏，充分利用现代办公技术，完善管理制度，细化管理责任，组织档案管理人员培训，提升档案管理能力，从而为档案管理的顺利开展奠定坚实的基础，为各项事业的发展充分发挥档案管理的作用。
参考文献：
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