王再冉
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摘要:办公室文秘人员的工作水平直接关乎到其直接领导的工作效率,间接影响企业的经营效率,因此，办公室文秘工作人员首先需要善于总结和发现自身的工作问题,注重对细节的观察,严谨对待工作中的每个细节,同时企业要适当的为其提供培训学习的机会,从而有效的提升电力企业办公室文秘工作水平,为电力企业的创新发展提供基础保障。本文首先分析了企业办公室文秘工作存在的问题，然后对提高文秘管理工作效率策略进行探析，仅供参考。
关键词:电力企业;办公室;文秘工作水平;对策
引言:电力企业办公室工作是一个动态的工作,它随着市场的变化和人们要求的提高而需要做出相应的调整,因此就要求办公室人员在做好事务性工作的同时,还应从规范办公室的规章管理制度、提高工作人员自身的素质、创新工作人员的服务方式、做好办公室调研工作和强化办公室工作人员的协调能力等方面来提升办公室的工作水平,从而开创电力企业办公室管理工作的新局面。
一、企业办公室文秘工作存在的问题
(一)缺乏实际问题处理经验
电力企业办公室文秘主要是处理工作有关的所有文件事务,针对实际的问题没有足够的处理经验。而且电力企业的文秘一职所采用的工作模式一直都比较传统,文秘工作人员通常是对书面文件的一些日程进行熟悉并合理的处理。电力企业的这些文秘工作人员与其他部门的人员沟通协调缺少一定的经验,而且企业管理不够灵活。当下电力技术在经济的发展下快速的更新换代,电力企业也加快了转换新科技和新办公模式的步伐。不过现有的电力企业办公室文秘工作人员思想过于机械化,在更新工作模式上比较缓慢,一旦有实际问题发生,这些文秘人员很难有效的进行解决。
(二)综合素质有待提升
电力企业中文秘工作人员的综合素质参差不齐,是目前企业中需要解决的一个重要问题。电力企业办公室文秘人员的现状,大多数都不是文秘专业的人员,在电子时代如此发达的背景下,这些没有经过专业系统培训的文秘人员很难满足电力企业当下的工作需求,会影响到工作的效率;由于文秘人员自身专业水平较差,所以要想更新知识会有一定难度,而且企业也没有定期安排文秘人员进行培训,想要提升文秘人员的综合素质很难;很多电力企业办公室的文秘人员缺少良好的服务意识,工作积极性较低,对待工作的责任心不强,会影响到电力企业其他工作的效率。
(三)缺乏统筹协调
电力企业办公室文秘所需要处理的各种文件事项都比较繁杂,工作量较大。很多企业中文秘人员对于工作的目标并不明确,如文秘人员在处理相关文件的时候,电力企业的领导会向其交代一些新的任务,然后文秘人员会去完成这项任务,而在这个过程中,还会有其他部门对项目决策的问题来办公室请示,文秘工作人员还没有将手里工作处理好,就必须进行接下来很多新的工作任务;如果在完成任务的过程中再出现一些紧急事务,那么文秘工作人员会乱成一团,本身就是机械化式的在工作,所以很难灵活的去处理手里的各种事件,进而文秘工作完成的效率就会很低。
二、提高文秘管理工作效率策略探析
(一)转变工作思想,更新发展理念
在整个现代化的建设过程当中,进行企业的全面发展,文秘工作也在时代的发展当中在不断的更新,需要文秘工作人员做好自身的理念转变意识,在整个管理事务当中,必须全面地提升大家的责任意识,在创新的过程当中,必须把本身的责任工作完成,对于每一个企业当中的每个部门都要做好相应的服务工作。
现在很多的企业发展制度,都会随着社会经济发展,在不断的更新变化,剩下的文秘工作需要掌握到最新的社会消息以及相关的信息资料,不断的充实自己,接受并且学习新的知识,配合企业实习的情况,同时也要符合市场发展的基本动态,为整个企业的发展有着非常重要的作用和意义。现在每一个企业的发展水平相对非常高,文秘工作在整个企业的发展过程当中,必须明确自己的理念,做到奉献和服务的理念,并且充分的落实到位。对于领导所做的决策,必须发挥自己的创造性,不可以随意更改领导决策的相关内容。现在需要全面的提升文秘管理工作的效率,同时也要对于整个办公程序做好详细的掌握,同时也要掌握企业的所有发展制度,在自己的工作岗位上积极的完成工作任务,并且对于自己要做到非常好的创新发展理念。配合企业的每一个阶段的发展,进行全面的探索分析,在实际的工作当中,让工作人员提升自己的敏感度,要不断地探索新的知识,增加新的思维,对于整个企业的建设发展,做好更加高效的服务。
(二)激发文秘人员的创新意识
文秘工作人员,他们有着特殊的工作性质,工作模式非常重要,管理人员必须对于工作模式进行不断的思索,把效率非常低的传统模式要做出替换,让文秘工作人员要不断的提升他们的创新思维,这样在实践当中可以找到更加适合的工作方式,这样对于整个的工作质量和水平都可以得到很好的提升。提高创新意识,只要有两方面的管理措施:第一,管理人员通过鼓励的方式,让文秘工作人员,在做好本职工作的前提下,可以进行自主的创新,会形成一个非常好的氛围。比如,在进行信息收集过程中,文秘人员通过各个方面来收取信息,不再是以前固定的方式,充分的利用信息网络,对于在信息收集过程中要做好信息的核实,这样可以避免信息不准确,会影响到后面的工作。第二,领导人员一定要有带头作用,把工作的前瞻性,充分的体现出来,将创新理念充分的融合到办公室的工作当中,这样为整个办公室的工作人员可以带来新的思维,新的灵感。
(三)培育良好的道德修养和文化知识
当前要想提高文秘管理工作效率,首先需要强化个人职业素养,提高责任意识。在社会主义市场经济发展环境下,需要注重自身工作的保密性,确保企业经济效益不受到影响。需要辅助企业领导开展对各项决策活动,能够为企业综合发展输送动力。目前文秘需要综合管理的工作内容较多,所以要求文秘从业人员自身不仅需要具备专业的文化知识,还需要具有良好的创新能力。做好服务上级与下级管理之间的衔接工作,将企业各个部门工作有效融合,强化个人工作能力,提高管理工作效率。
(四)专业技能的提升
根据单位业务类型的不同,文秘工作的难度也不相同,有些单位对文秘的专业技能要求很高。因此,各企事业单位应在文秘培训工作中增加一些投入,例如很多企业聘请社会上知名专家开展培训教育工作,并派遣优秀工作人员去其他单位进行交流和学习,将更好的工作流程和模式带到日常工作中来,实现办公室文秘工作人员自身专业技能的提升。随着科学技术的不断发展,知识理念的更新速度越来越快,作为一名合格的文秘人员,应对自己的专业技能和思想进行实时更新,为文秘工作的有效开展提供基础。
三、结语
综上所述,电力企业办公室文秘工作至关重要,它关系到了电力企业的发展,因此,在电力企业发展过程中,企业应当重视文秘工作,要加强文秘人员的教育与管理,要注重办公室文秘工作中的细节,要狠抓重点工作,要加大信息技术的投入,促进文秘工作方式的转变,从而不断提高办公室文秘工作水平,推动电力企业的更好发展。
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