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关于信息化手段在水电工程档案管理中的应用

发表时间：2020/9/24 来源：《基层建设》2020年第17期作者：张秀玲

[导读] 摘要：水利事业的发展对国家发展、民族兴旺有着重要的推动作用，做好水利系统的管理是主要的工作之一，而这其中的档案管理维系着机构的运转，拥有健全和完善的档案管理，有助于日常管理工作的开展。

        广西水电管理中心
        摘要：水利事业的发展对国家发展、民族兴旺有着重要的推动作用，做好水利系统的管理是主要的工作之一，而这其中的档案管理维系着机构的运转，拥有健全和完善的档案管理，有助于日常管理工作的开展。因此，对水利水电工程档案管理进行信息化改革是行业发展的必由之路。通过这种方式，有利于水电工程档案管理工作变得更加方便快捷，同时也能够促进相关工作的开展更具规范性。本文分析了当前在水电工程档案管理中应用信息化手段面临的问题，并就相应的改善策略展开探讨。仅供同行参考。
        关键词：水电工程；档案管理；信息化
        1水电工程档案管理中应用信息化手段所面临的问题
        1.1信息化档案应用意识偏低
        部分档案部门虽然在上级要求下开展了信息化改革，但却没有树立起良好的信息化档案应用意识，只是将档案信息化管理作为任务。尤其是在信息化档案数量方面，部分档案部门及人员将其作为了信息化改革的任务指标，将大部分精力放在了收集与增加信息档案数量上，却忽视了档案应用方面的建设与管理。如此一来，耗费了大量人力、财力与物力，不但没有促进档案管理水平的有效提高，反而堆积了大量无用档案，给水电工程档案管理带来了巨大负担。
        1.2档案管理工作缺少制度保障
        虽然为了保障档案管理工作的顺利开展，我国制定、颁布了一系列的档案管理办法。但在进行水利水电工程档案管理工作时，对于相关档案管理办法的实施，却存在着相对滞后或不规范的问题。并且档案管理人员在具体工作中发现，有些地方制定的水利水电工程档案规范因当地政策水平的限制而无法有效进行实施，而有些地方的规范、制度经过较长时间的建设，依旧只有大致框架，并且其中没有实施细则，从而导致水利水电工程档案工作并没有按照计划做好相应的工作，缺少制度保障档案管理工作的开展。
        1.3缺乏资金的投入
        在进行信息档案建设工作的过程中，信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。因此为了保证档案信息化建设质量的进一步提升，就需要解决好信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，这就需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备和网络设备，从而通过这种方式，保证信息化管理工作的顺利开展。而这其中，服务器、高速扫描仪、磁带机等方面的数字化设备和模数化终端组合电器，要想将其运用在相关工作中，就需要投入大量的资金才能保证其顺利开展。但是作为档案馆或档案部门财政预算是其主要经费来源，因此相关单位或部门在进行工作的过程中，就会存在资金不足的问题，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。因此要想做好信息化建设方面的工作，就必须投入大量的资金，才能真正解决问题。
        1.4信息化档案管理方式存在问题
        现阶段，水利水电工程的档案管理不仅仅限于传统的档案保存与查询，还包含对档案的开发和利用。但是，部分水利水电工程档案管理仍然采用信息化手段对档案进行保存和查询，没有去开发利用档案。具体来讲：在档案管理的过程中，花费大量的时间和精力去存储所有的水利水电工程档案，而忽视了对档案的分类、选择，导致很多无用档案被存储，造成浪费。
        2水电工程档案管理中应用信息化手段的策略
        2.1加强宣传教育，提高信息化管理意识
        要想在水电工程档案管理中有效应用信息化手段，必须加强宣传教育，全面提高相关人员，尤其是档案管理人员的信息化管理意识。对此，应当就信息化手段对档案管理的积极作用进行全方位分析总结，并通过海报、讲座、文件、进修培训等方式进行宣传与教育，促进信息化管理意识的提升。尤其是在信息化档案的应用方面，要提倡精品档案、高质量档案的建设、管理与应用理念。

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        2.2加强人员培养，提高团队整体素养
        其一，水利水电工程应当根据当下的市场需求设定信息化档案管理人才的招聘标准，明确招聘流程与制度，要求人力资源管理人员根据制度和要求，按照流程开展招聘工作，设定第一道人才选拔的门槛，杜绝不符合要求的人员加入，配备具有专业的计算机信息化档案管理技能和知识型人才。其二，基于现今信息技术更新换代的速度，水利水电工程档案管理部门需要及时更新自身的观念，时刻保持积极提升自身专业素养的心态，定期举办培训活动，对现阶段新型档案管理理念和方式进行培训，让员工能够有机会有渠道去学习档案管理的新理念和新技能。其三，作为档案管理的工作人员，在知识经济时代，应当保持终身学习的理念，时刻关注行业内的新兴理念、技能等，时刻去学习和提升自己，不要被社会所淘汰，通过技能和知识来武装自己，从而提升自身的工作能力。
        2.3加强重视，完善管理制度
        水利水电工程档案管理信息化系统的建立与完善，首先需要有良好的管理理念，将信息化管理的总体思路贯穿始终。①随着科学技术的发展，水利水电档案管理的水平也再逐步提高，管理系统也在不断完善。同时也就为档案管理人员提高出了更高要求，这就要求水利水电档案管理人员加强培训，提高服务意识。②水利水电档案信息化建设的最终目的就是将所有纸质档案电子化、数字化，便于管理及查阅，使之能够更好地为社会服务，才能更好地实现其本身应有的意义。③为了提高水利水电工程档案的便利及利用率，管理人员应逐步摒弃原有传统管理模式，将工程档案信息最大限度地信息化，充分利用信息网络资源的发展成果，使之更好地为社会服务。④水利水电档案信息化制度的建立与领导的支持是分不开的，所以应根据档案信息化建设的进度逐步汇总存在问题，通过讨论进行修改和完善，同时也可以通过不同单位或不同管理层人员对档案管理检查进行相互之间的查漏补缺，提高人员管理能力，完善管理制度。
        2.4落实“单元归档”工作
        我国颁布的相关项目归档需求以及规范中明确指出了项目归档思路，并根据工程成套性特点来开展立卷归档工作。我们可以根据归档政策需求，同时结合水电工程档案管理实际情况，按照单元工程来开展归档工作，这样不仅不会给施工部门、监管部门增添负担，同时还会给建设部门、监管部门预先控制提供便利条件。首先，需要结合建设进程，对工程前期、工程管理中产生的数据开展归档工作，根据问题、时间以及进程进行组卷。其次，监管部门在开展归档工作时，可以把一个单位工程当作监管数据整集单位，实现成套归档。最后，施工部门整集归档材料。根据工程项目分配以及施工流程进行组卷归档。可以将水电工程项目当作一个工程综合体，将其划分成多个独立以及不独立性工程。
        2.5引入信息化档案管理设备
        水利水电工程应当投入资金引入信息化档案管理设备，如计算机、信息化档案管理系统、阅览器等设备，通过设备的完善来提高整体的信息化档案管理水平，搭建信息化档案管理基础设施，丰富信息化档案管理的功能，从而为水利水电工程的大量档案数据提供存储的平台，同时，也方便利用不同的方式进行档案的处理。
        3结束语
        总之，水利水电工程档案管理信息化手段的应用，是水利水电工程内部管理的一项重要内容。其具有非常重要的价值意义，能够提高水利水电工程管理水平，提高档案管理的效率，能够为决策、战略的制定提供一定的参考依据。因此，水利水电工程相关部门应当从人才培养、管理机制、设备、资金等方面进行完善并给予充足的支持，全面加强水电工程档案管理。促进档案管理工作效率的提升，帮助水利水电企业稳定向前发展。
        参考文献：
        [1]王玉玲.信息化技术在工程档案管理中的应用[J].城建档案，2018.
        [2]甄雁翔.信息化手段在水电工程档案管理中的应用[J].城建档案,2017(07):23-25.