杨晓茹
陕西秦龙电力有限公司 陕西省 710075
摘要: 信息技术的不断发展对社会各行各业都产生了较大的影响，大数据时代的来临加速了信息技术在各行各业的应用发展。档案管理工作作为传播信息和承载信息的重要载体其信息化管理的广泛发展和应用也受到档案管理单位或部门的广泛关注，如何依托信息化技术打造档案管理的信息化管理模式，构建档案信息化管理体系已经成为当下档案管理工作人员的重点关注问题。本文以电力企业档案管理为研究视角，针对档案信息化档案管理系统中在电力企业中的应用展开分析讨论。从档案信息化管理系统的应用优势出发，提出进一步提高档案管理信息化应用水平的建议。期待为提高电力企业档案管理能力贡献绵薄之力。
关键词:档案管理;信息化系统;电力企业
电力是国家的支柱产业，电力体制改革背景下，对于电力企业的内部管理提出了更高的要求。在电力企业发展实践中，档案管理是一项重要的工作。信息化背景下，电力企业自动化办公水平逐步提高，传统档案管理模式已经无法适应企业的需求，所以快速构建档案信息化管理模式是关键所在，这就需要将档案信息化管理系统有效应用到电力企业中。
1档案信息化管理建设的重要意义。
1.1降低档案管理工作强度和难度。
传统的档案管理工作主要以纸质档案为管理对象，档案存储量十分巨大，造成了档案管理工作具有较大的强度和较高的难度。随着信息技术在档案管理工作中的应用，档案信息化管理建设能够将传统的纸质档案转化成为电子档案，档案的管理工作是以数据化管理为依托，极大的降低了档案存储和保管难度，在保障档案完整性的前提下，最大限度的释放人力资源，大幅削减了工作强度。
1.2提升档案关键信息检索的效率。
随着档案管理工作的不断推进，档案库中会存储越来越多的资料，这给传统的纸质档案资料查询工作带来了巨大的困难，档案管理单位要想查询检索目标档案需要通过复杂的筛选和程序来进行借阅或者查阅。随着档案信息化管理体系的构建，传统纸质档案会转化成为数字化信息数据库，通过信息爬虫技术的关键检索功能应用，能够实现对目标档案和信息数据的快速检索，不仅准确，而且高效，极大的提升了档案资源管理的工作效率。
1.3档案管理方式发生根本性转变。
档案信息化管理与传统档案管理在管理方式上具有极大的不同，档案信息化管理是借助信息技术打造的网络一体化工作平台进行档案数据信息的收录、转移、存储、管理以及检索等工作，档案信息不再是纸质保存，而是以数据信息的方式在网络平台中执行各种动作，这种依赖网络一体化工作平台的档案管理模式极大的提升档案管理资源的优化利用，这种档案管理方式也是档案管理工作未来的主流发展趋势。
2档案信息化管理系统在电力企业的应用建议
2.1完善现代化档案管理制度。
电力企业档案信息化管理，必须以现代化的档案管理机制作为基础，作为保障，档案管理制度必须要完善化、规范化、程序化，还要适应电子档案管理的基本特点。
基于此，电力企业要结合《档案法》相关规定，尽快建立起企业自身的管理方法，并且要深入结合电子文件管理规定，构建起完善的企业档案管理制度。另外，各电力企业一定要遵循档案管理的保密机制，并且要构建起适应档案信息化管理的保密制度，将《保密法》有效融入相关保密管理办法规定中，结合档案信息化管理系统的特点以及档案文件的使用需求设计权限，在数据传输与存储的过程中，要采用最新的保密技术，确保档案文件的安全。
2.2提高档案管理队伍的综合素质。
档案管理信息化系统是完整的信息操作系统，将其应用于电力企业中对档案管理人员提出了更高的要求。基于此，为了进一步推进电力企业的档案信息化管理进程，必须要提高档案管理人员的素质，尤其需要集中提高信息系统的操作能力以及整体业务水平。一方面，电力企业要定期开展培训教育工作，不仅需要定期举办档案业务专业知识的培训，同时要注意信息化档案管理相关方面的技能培训以及职业素养相关培训，从而提高全体档案管理人员的责任意识，激活主观能动性与创新意识，促进电力企业档案信息管理的创新，提升档案管理的整体效率。另一方面，电力企业要加大对档案信息化管理队伍建设的力度，为吸引更多专业、优秀人才构建和谐环境，进而吸引更多专业化、现代化人才进入电力企业档案管理队伍中，为信息化系统的应用、拓展、维护奠定坚实的人力资源基础。另外，在队伍建设过程中，必须要引入竞争机制，激活全体队伍人员的积极性，实现档案管理工作整体效率的提升。
2.3完善系统接口工作。
电力企业发展实践中，档案管理的核心目的就是提高档案的利用效率，为其他业务部门的工作提供科学依据。所以若想将档案管理信息化系统引入企业档案管理中，必须要实现档案管理信息化系统与其他业务系统接口的对接，进一步提高对接技术水平。第一，需要对档案信息化系统与企业其他业务应用系统的接口进行统一化的规范，如何对档案资源进行统一化定义，实现档案系统与其他业务系统的一致性与规范性。第二，要进一步完善企业信息化管理系统之间的对接技术，积极关注各应用系统的时效性升级与更新，确保各项用户信息与档案系统中的用户信息一致性、同步性。
2.4完善纸质档案归档制度。
档案信息化管理要与传统档案相互融合，所以要进一步完善电子归档之下的纸质档案管理机制。在这一过程中，需要结合《归档文件整理规则》的相关要求，同时要立足本企业发展实践中的实际情况与需要，构建起适应企业发展实际的档案归档机制，进而提高纸质档案管理的效率，实现档案信息化管理与传统档案管理的有机结合，促进档案管理工作整体水平的提升。
3结束语
综上所述，将档案信息化管理系统应用于电力企业中，是进一步提高电力企业档案管理效率的需要，是加快电力企业档案信息化管理进程的需要。希望文章的阐述，可以使得电力企业认识到档案信息化管理系统的应用优势，进而有效应用于实践中。
参考文献
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