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加强财务档案管理以提高国企财务管理水平

发表时间：2020/9/25 来源：《基层建设》2020年第17期作者：郑静

[导读] 摘要：企业档案凭证管理是财务管理当中一项基础性工作，档案凭证管理水平会直接对企业发展情况及经济效益水平造成一定影响。

        重庆建峰工业集团有限公司重庆 408601
        摘要：企业档案凭证管理是财务管理当中一项基础性工作，档案凭证管理水平会直接对企业发展情况及经济效益水平造成一定影响。而档案凭证工作直接关系到财务工作清关，同企业的收益密切相关。但是目前档案凭证管理领域中仍然存在一些问题，在此详细对这些问题进行分析，并提出一些解决问题的方法，希望可以在日后相关工作人员对此问题进行分析的过程中，起到一定借鉴性作用，并让国企财务档案管理水平得到大幅提升。
        关键词：企业；档案管理；问题；对策
        引言：
        国企在实际运行的过程中，档案是其十分重要的信息资源，可以在企业实际运行的过程中提供一定参考依据。同时，财务档案管理是企业当中一项基础性工作，其所发挥出的作用，是会随着现代企业制度的构建以及对企业档案的认识不断深化而增强的。新形势之下，企业财务档案管理工作进行的过程中，怎样才可以将自身的作用充分发挥出来，怎样才可以在企业生产经营的过程中更好的提供服务，是企业财务档案管理人员实际工作的过程中，应充分重视的一个问题。
        1企业项目财务档案凭证管理现状
        1.1档案凭证管理思想意识淡薄
        首先，有些企业领导对档案凭证管理不重视，认为档案凭证管理工作只是收集过期的文件凭证，工作的主要形式就是停留在对凭证的整理层面，使档案凭证管理工作的作用只发挥出对资料的管理功能；其次，认为档案凭证管理工作既出不了政绩，不能直接拉动经济效益，还耗费大量的人力、物力、财力去管理，档案凭证管理人员通常是身兼数职，使得档案凭证管理工作处于一个非常微妙的局面。
        1.2人员流动频繁导致档案经常处于动态变化中
        在计划经济体制之下，机构繁复以及人员闲置等问题在各个企业当中都有所体现，在改革工作进行的过程中，闲置的工作人员经常会被大量裁员，而后在空闲的岗位上引进更多专业技术人才，这实际上是一个人员频繁流动的过程。但是在我国社会主义市场经济体制逐渐完善起来的背景之下，人员的流动除去是会为企业提供一定发展动力之外，也是市场经济发展过程中不可避免的一个趋势。首先和人员流动速度进行相互比较，培训的效率其实是非常低的，因此也就会让档案凭证管理人员培训难度不断提升。其次，很多岗位职责都需要档案管理人员承担，从而档案管理人员实际工作的过程中，就难以将全部的精力都集中在归档这一项工作上，在此背景下想要对档案凭证管理工作的效率及水平做出保证，自然是一件十分困难的事情。
        1.3财务档案管理过程不规范
        企业项目作为一项民生工程，也是一项暖民心工程，深受政府重视、群众期盼。但由于财务档案凭证管理过程不够规范，影响了项目的资金集约、节约化利用效率。例如，企业项目领导小组办公室负责前期和后期的财务档案管理，开发商负责中间实施环节的财务档案的收集整理并移交，导致财务档案凭证管理杂乱、无序，影响了财务档案管理的质量和效率。
        1.4企业档案凭证管理随意性强
        因为企业当中各种档案凭证资料的归档及保管统一性不强，导致一些本来应当保存的资料没有被保存，因为归档范围不是十分清晰，保存的期限也不是十分明确，大批量没有任何保存价值或者是没有长久保存价值的资料会被长期保管，让档案管理经营成本大幅提升。档案管理的规范性不是很强，存在随意修改等问题，越到基层当中这一问题就会显得约为严重，甚至还有随意抽取档案凭证资料这一问题，档案鉴定及销毁工作的随意性比较强，这一问题的形成原因是，单位不是十分重视这一问题，也没有制度的限制，因此在这一项工作进行的过程中，自然也就会手袋人为这一因素的影响。

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        2加强国企财务档案管理促进财务管理工作质量提升的对策
        2.1建立高素质的档案凭证管理人员团队
        既具备档案专业素养，又有计算机操作及网络技术能力。档案人员应该更新观念，不断学习档案专业知识并掌握必要的网络知识和技能，对纷繁复杂的档案信息进行分类、标引等有效管理，使档案信息能充分发挥最大的社会利用价值。为了提高档案管理工作人员的业务水平，要定期对员工进行培训，提升管理人员的业务水平和实操能力，还应定期开展档案管理交流会，让工作人员之间相互交流工作经验和管理经验，取长补短提高工作效率。要建立长效的约束、激励机制使档案管理人员产生紧迫感，促进其积极学习、努力更新知识、提高业务水平和能力。提高档案人员技术管理的素质，既要有良好的职业素养又要有高度的工作责任感和求真务实的工作态度，具备扎实的专业理论知识、计算机技术能力，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法的基本技能。档案管理工作既复杂繁冗又简单枯燥，这就要求档案管理人员对本职工作重要性有充分的理性认识，脚踏实地、兢兢业业地将其做好。
        2.2不断完善项目财务档案管理体系
        一方面，要积极构建招标承包责任制。即在企业项目改造伊始，就应将建设单位中涉及财务档案凭证管理的内容和任务纳入到招投标合同条款，明确规定企业项目中承建单位的财务档案凭证管理要求和标准[2]。另一方面，要积极构建项目法人负责制。由于企业项目周期长、涉及面广、内容多，通过建立项目法人负责制的基础上，将企业项目施工过程中的各个阶段所产生的财务档案资料及时进行收集、整理、移交。此外，还要不断完善企业项目财务档案管理相关移交、整理、鉴定、归档等规章制度，确保财务档案管理规范、有序。
        2.3创新档案凭证管理系统
        首先，建立基于网络与信息技术的档案凭证管理平台系统。充分借助技术的先进性规避人工作业无法避免的不足之处，利用机器操作提高档案凭证管理工作效率和质量。创新档案凭证管理系统，实现标准化、规范化操作，建立统一、精确、可量化的管理体制。其次，从各职能部门内部建立电子化、自动化、智能化的档案数据采集、整理、存贮系统，实现各职能部门之间的彼此联通，形成内部档案管理信息化平台。最后，实现档案管理平台化操作的优质与高效，提高网络化管理的安全性与可靠性。一方面，建立起足够频率和体量的安全管理考核制度，另一方面，利用各类信息化管理手段，积极采纳诸如大数据、人工智能等更加前沿的理论和技术。
        2.4规范化的完成档案管理工作
        切实依据本企业实际情况，构建出较为完善的档案凭证管理制度，切实依据文件材料内容开展分类及归档工作，积极在以往档案信息收集方法的基础上进行创新，积极使用事前监控收发文件以及登门寻找等措施，争取可以将广泛收集和重点收集相互融合起来；切实把握时间要求，遵循各种类型档案凭证的形成规律，在适当的时机下进行收集；促使档案资料的收集范围变得更为丰富一些，既应当在实际工作的过程中收集纸质载体，也需要收集其他各种介质的载体[4]。推动档案凭证管理工作向着规范化的方向转变，要求各个档案管理人员实际工作的过程中，依据现行规章制度中提出的要求，妥善完成档案管理工作。各种类型载体的档案都应当统一管理，为后续档案信息的利用做出保证。
        结束语：
        总而言之，妥善完成企业档案凭证管理工作，积极的在企业实际运行的过程中提供服务，是档案管理人员实际工作的过程中，应当承担起来的一项重要责任，企业财务档案管理人员实际工作的过程中，应当详细分析新形势之下档案管理的新模式，更为主动的在企业生产经营领域中提供服务，从而也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。
        参考文献：
        [1]李宁.会计信息化后医院财务档案管理办法探究[J].中国市场,2018(33):152-153.
        [2]朱玲君.财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究[J].齐鲁师范学院学报,2018,33(05):60-64.
        [3]潘斯雯.高校财务档案管理中存在的问题及对策[J].财会学习,2018(03):32-34.
        [4]邓胜华.大数据时代对医院财务档案管理发展的影响[J].中国管理信息化,2017,20(04):169-170.