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强化档案管理助力食品药品监管发展

发表时间：2020/9/25 来源：《基层建设》2020年第17期作者：陈倩红

[导读] 摘要：食品和药品是生活必需品，需要得到强有力的监管。加强档案管理，能够为监管工作开展提供可靠数据资料支撑，促使食品和药品安全性得到提升。

        广东省中山市三乡镇食品药品监督所 528463
        摘要：食品和药品是生活必需品，需要得到强有力的监管。加强档案管理，能够为监管工作开展提供可靠数据资料支撑，促使食品和药品安全性得到提升。基于此，本文提出了树立明确管理目标、完善管理组织机构、健全档案管理机制等强化档案管理的对策，希望能够为食品药品监管事业发展提供助力。
        关键词：档案管理；食品药品；监管事业
        引言
        在经济迅速发展的背景下，食品药品监管面临着较多挑战。不时发生的食品药品安全事故，反映出了食品药品行业的混乱，使食品药品监管得到了足够重视。而在难以实施市场全面监管的情况下，档案资料将成为食品药品监管工作开展的重要依据，因此还应加强档案管理，从而使食品药品监管效率和质量得到不断提升。
        1档案管理对食品药品监管的重要性
        1.1保证监管信息真实
        在食品药品监管工作中将产生大量信息，以文字、图像、声音等各种形式得到记录，能够对监管过程进行反映。通过加强档案管理，能够使这些现场资料得到及时归档和整理，督促相关人员在食品药品监管工作中准确、真实相关信息。提供全面资料，避免出现信息片面或内容不清等情况，能够使各个环节的监管工作得到有效监督。后期一旦出现问题，将根据档案中记录的数据、信息等开展源头追溯、责任追究等各项工作，推动食品药品监管工作的规范化开展。
        1.2提高监管工作效率
        对食品药品档案进行管理，需要完成档案资料的系统化分类，划分为检查记录、审批材料、执法案卷等等，有序进行项目内容划分[1]。按照档案管理要求，食品药品监管需要有序开展，确保不同信息资源得到分类整理，以免存档过程中发生信息混淆情况。而在后期查验时，可以利用前期收集资料做好工作安排，使工作质量和效率得到提升。发生食品或药品安全事件，也可以根据档案资料开展追溯工作，确保不安全的食品药品得到及时管控，使安全应急处置效率得到提升。
        1.3确保监管数据安全
        食品药品监管过程中形成的数据资料具有重要的价值，需要得到可靠保存和管理，为监管事业发展提供宝贵经验和教训。而通过加强档案管理，能够对重要信息进行加密，只有专业管理人员才有权限调阅，因此能够避免档案资料被随意篡改，使数据真实性得到保证。确保各类文件资料得到及时归档和录入，并利用档案柜、软硬件系统等进行资料数据保存，能够避免监管数据后期出现缺失、损毁等问题，因此能够食品药品监管事业发展奠定扎实基础。
        2强化档案管理助力食品药品监管发展的对策
        2.1树立明确管理目标
        想要使档案管理工作职能得到有效发挥，需要明确管理目标，即为食品药品监管工作开展提供服务。结合这一目标，需要深入食品药品监管各个部门了解档案查询需求，为档案资料收集、管理指明方向，从而建立严格管理体系，使档案分类、归档、查阅等工作取得规范化发展。根据实践经验可知，食品药品监管一市场和民众需求为基础，需要通过加强档案资料分析和归纳确保市场安全隐患得到及时发现。因此在档案管理方面还应将档案分析和利用当成是重点工作内容，在加强档案质量管理的基础上，通过加强与相关部门合作沟通使合理的档案查询需求得到及时满足。结合区域情况，可以完成基础档案信息库建设，按照经营、功能等进行分类，如化妆品、医疗器械等等[2]。按照时间顺序进行现场检查、行政处罚等内容的记录排版，保证提供信息的完整性、准确性，为人员调阅提供便利。此外，还应加强档案查询信息的记录管理，形成对相关人员的有效约束，使档案出现安全问题的可能性得到有效降低。

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        2.2完善管理组织机构
        食品药品监管档案还应由专门组织机构负责管理，以便能够较好配合相关部门进行档案资料收集、整理和利用。在食品药品监管单位内部，还应成立专门档案工作小组和鉴定小组，由单位一把手进行总体管理，由各部门负责人进行分别管理。针对负责具体工作的人员，还应统一组织岗位培训，确保人员拥有足够工作能力，使档案资料质量得到保证。除了选拔从事档案管理工作的专业人才，还应加强人员职业教育，通过专业培训提高人员对食品药品监管档案管理工作的认识。定期组织人员开展培训工作，并邀请专家提供指导，使人员提高档案管理效率。考虑到现代档案管理工作对信息技术有较大的依赖，还应加强人员信息素养培养，要求人员能够借助计算机、网络等开展档案管理工作，继而使档案管理队伍整体素质能力得到提升。
        2.3健全档案管理机制
        为推动档案管理工作规范化发展，使食品药品监管档案质量水平得到整体提升，需要对档案管理机制进行健全。考虑到食品药品监管部门较多，工作内容存在一定差异，需要管理的档案内容也并不相同。为确保档案信息得到合理归档和存储，还应做好各部门职能划分，使对应的档案管理岗位职责得到明确。结合岗位职责，可以进一步确认工作权限和流程，使档案收集、分类等各环节的要求得到确立，保证相关工作有序开展。在档案编制方面，应明确提出管理办法，对档案分类编号进行确认，并提出相应归档方法。在档案资料更新方面，还应完成完善档案结构图绘制，由档案管理机构负责结合事情对图形进行不断完善。在档案利用方面，还应建立激励制度，将档案利用率与人员薪资挂钩，通过物质激励使档案管理效率得到提升。推动各项要求的制度化发展，能够使档案管理质量得到提升。
        2.4优化档案管理环境
        在信息技术得到广泛运用背景下，还应使食品药品监管档案管理环境得到优化，以便借助网络实现档案快速收集和归档，并为档案资源利用提供便利，使档案管理工作有效性得到增强的同时，助推食品药品监管工作的高效开展。结合管理需求，还应增加软硬件设施投资，打造档案信息管理平台，使纸质档案得以快速转化为电子档案。为保证档案资料安全性，还应加强环境监管，引入物联网等技术加强环境温湿度监控，结合环境变化做好调控管理，使档案资料的存储风险得到有效降低。为满足档案资料调阅需求，还应布置阅读器，引入扫描仪、照相机等设备，确保人员能够通过高效阅读及时获取信息，继而为食品药品监管工作开展提供及时、可靠的数据支撑。
        2.5强化档案管理考核
        利用档案开展食品药品监管工作，对档案的真实性、完整性等提出了明确要求，因此还应加强档案管理工作的考核监督，避免档案管理出现问题。针对食品药品监管过程中形成的档案资料，应加强审查。在基础层级人员完成分类归档后，应提交上级部门，由专人负责进行审核，确认合格后统一交回档案室构建电子档案。针对形成的电子档案，还应定期进行监督检查，由食品药品监管相关部门人员开展专项检查，确认档案内容是否符合实际情况。此外，还应设立投诉举报途径，确保违法行为能够得到及时发现。对监督检查结果进行汇总，能够得到档案管理考核结果，按照责任归属进行问责，要求相应负责人解决问题或承担相应法律责任。通过强化监督考核，能够使食品药品监管档案有效性得到保证。
        结论
        明确档案管理服务食品药品监管的目标，有序组织开展档案管理工作，才能使档案管理充分发挥作用，助力食品药品监管发展。在实践工作中，需要对档案管理机制进行健全，并提供良好管理环境，通过强化考核管理保证档案工作得以规范开展，继而为食品药品监管事业发展提供有力保障。
        参考文献：
        [1]赵华.解析食品药品监管档案管理工作[J].环球市场，2020，03：269.
        [2]陈瑶.加强档案管理及促进食品药品监管事业发展的思考[J].办公室业务，2019，08：55.