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智慧时代的电子档案管理系统

发表时间：2020/9/25 来源：《基层建设》2020年第17期作者：袁媛杨勇

[导读] 摘要：随着科技的发展，时代的进步，电子档案已经成为文件档案管理中的一大主角。

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        摘要：随着科技的发展，时代的进步，电子档案已经成为文件档案管理中的一大主角。以中国档案分类法为基本准则，实体管理、卷改件、这些针对纸质档案管理的一项项政策的推出，都在为电子档案管理铺平道路。电子时代、数字时代、智慧时代等等叠加地推进着电子档案管理系统地发展。电子档案管理的创新与发展，就是一场信息革命的过程。本文对智慧时代的电子档案管理系统进行探讨。
        关键词：智慧时代；电子档案；管理系统
        1电子档案管理系统功能模块介绍
        电子档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升档案工作服务的水平和质量，实现档案由传统管理向信息研究与利用的质的转变。
        1.1系统总体规划
        “电子档案管理系统”由信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。
        1.2数字化档案采集系统
        （1）档案目录整理
        根据档案材料选择人员，并导入人员的档案目录；同时拆分档案，区别出高速扫描材料和平板扫描材料。检查每份材料的页数与目录中的页码是否一致，如不一致则修改目录的页码，同时标记出高扫材料。其主要功能包括：人员选择、人员查询、导入目录、目录编辑、打印目录等。
        （2）档案数字化采集
        对材料分别进行高速扫描和平板扫描，将扫描图像添加到采集系统中，对图像进行简单的处理，如纠偏、裁剪、去污、图片挂接等。为了方便用户及时处理散材料，系统提供了零散材料管理模块，零散材料处理由收集和材料整理两部分组成，材料收集是根据纸质材料在系统中登记材料名称，然后通过扫描仪等图像处理设备材料电子化，对电子材料进行必要的处理后，完成挂接操作，然后再通过材料整理将材料进行归档。
        （3）档案材料审核
        档案审核主要是审核材料的准确性，对材料进行调整和编辑。确保扫描的档案材料的正确性、清晰度，在数据采集过程中，各环节相互配合，协同操作，流水线方式完成信息的采集、审核过程。
        （4）系统维护
        主要是增加、删除用户、修改用户口令、修改用户角色，系统的日志管理，数据备份、数据恢复等功能。
        2电子档案管理系统
        电子档案管理系统可以实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。系统由四大模块组成：档案业务管理、信息管理、系统维护、管理工具，其中档案业务管理是数字化档案管理系统的核心，其功能模块包括：案卷管理、材料管理、档案审核和任前审核。
        2.1档案案卷管理
        案卷管理是档案系统业务处理模块，主要用于完成对整本档案的管理工作，包括档案的转入、转出、分箱、查阅、借阅等功能。

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档案转入是接收外来单位转来的OA系统转入。首先由送档人将“档案”及“转递登记表”送交接收单位。接收单位管档人员收到档案，对照“转递登记表”，核对OA系统转入，审核通过后，在“转递登记表”回执上签字盖章，返回“回执单”，将档案按程序入库存放。档案转出业务主要完成OA系统转入转出移交业务，系统对档案转出情况进行详细登记。档案的利用，对于档案的查阅、借阅，利用人填写“查借阅档案审批表”内容，经审批后，方可进行档案的查借阅。借阅人员，需在借阅的20日之内归还档案，到期未归还系统自动提醒。档案的查询、统计是对档案利用的两种方式。档案查询主要包括对OA系统转入状态的查询，包含对在库状态查询、接收未入库状态查询、档案分箱位置查询；按单位进行分类查询；对每个人档案材料情况查询；其它情况查询。档案统计主要包括OA系统转入量的统计；OA系统转入工作情况的统计；包括OA系统转入材料收集、鉴别、归档、转出等情况的统计；整理工作情况的统计；OA系统转入提供利用情况的统计；OA系统转入管理队伍状况的统计；其它情况统计。根据日常业务的需要，灵活建立统计方案，完成统计工作。
        2.2档案材料管理
        档案材料管理主要完成对档案目录的编辑，材料的转入、转出以及纸质材料数字化等操作。档案材料的收集、鉴别、归档和材料整理是档案管理工作中的重要内容。材料接收后鉴别档案材料，档案核对后区分可以入档和不可入档材料。可以入档材料进行归档操作后，将材料归入档案，系统自动调整档案目录。不可以入档材料，转入“待处理”材料。
        2.3档案审核
        档案审核业务模块主要完成三项功能：任前审核、档案审核、统计功能。任前审核是对拟任用人员情况的审核，可生成相关的拟任用表格，如果审核人员已被任用，系统将会在信息数据库中增添此人员；档案审核是对当前所管档案材料完整性，手续完备性情况的审核，系统可生成相应的登记表格；统计功能完成审核中各项情况的统计包括档案审核数量情况统计、档案变化数量情况统计、档案材料变化情况统计、缺少材料统计、提拔情况统计、未提拔情况统计等。
        2.4档案网上阅档系统
        通过网上审批授权档案查阅申请，实现在网上对档案的查阅功能以系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在进行安全方面考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
        2.5备份系统
        为保证系统数据安全，提供计划备份和手动备份功能。备份的内容包括档案管理数据和数字化材料数据。系统备份由管档人员执行，可以定义一个星期备份一次或随时手动备份。备份数据可采用移动硬盘、刻录机等存储保存。
        2.6系统还原
        系统还原与系统备份相对应，当出现硬件损坏、感染病毒、误操作等损坏数据情况时，可还原最近的备份文件来恢复档案管理数据和数字化材料数据。电子档案管理系统的开发应用是对档案管理的新的有益尝试。它结合先进的开发技术及设计思想，根据工作的实际需求，构建安全灵活的数字化档案管理平台，并可完成对档案的网上查询，是档案管理的新思路、是创新之处。
        结束语
        智慧时代电子档案管理系统，绝不能仅停留在管理和检索的层面和功能上。要扩大数据源，要把用户最关心、最解决用户问题的数据纳入到电子档案管理系统中，服务于广大用户。要使纸的数据变电子数据，电子数据变活数据这样一个过程。档案部门要改变观念，有危机意识，在和各种信息情报系统的竞争中，找准自己的位置。在新时代中国特色社会主义的建设中找到适合自己发展的道路，为了档案事业，为了人民的幸福和民族的复兴发出自己的光和热。
        参考文献
        [1]赵辉.智慧时代背景下档案事业发展新出路[J].档案天地，2018（12）：42-45.
        [2]徐呈平.大数据时代的档案管理[J].中国管理信息化，2017（14）：147-148.