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计算机技术在档案管理应用中的必要性分析魏晓燕

发表时间：2020/9/25 来源：《基层建设》2020年第17期作者：魏晓燕

[导读] 摘要：计算机早在几十年前就已经存在，当时的计算机就能够十分精确且快速的完成一系列人工无法媲美的工作，所以在这几十年的发展中，计算机的性能优点也越来越显著，人们将他穿插在日常工作中已成为十分普遍的现象。

        甘肃省疏勒河流域水资源局甘肃玉门 735211
        摘要：计算机早在几十年前就已经存在，当时的计算机就能够十分精确且快速的完成一系列人工无法媲美的工作，所以在这几十年的发展中，计算机的性能优点也越来越显著，人们将他穿插在日常工作中已成为十分普遍的现象。对于档案管理工作来说，该工作建立在大量的数据基础之上，而处理数据恰巧就是计算机最擅长的地方，其能够比人工更高效地完成档案管理工作。因此，将档案管理工作与计算机技术相结合是很有必要的。计算机与档案管理的结合，代替了人工在管理中的作用，可以大大减少因人为主观因素而造成的错误，使工作效率大大提升，档案管理更加轻松便捷。下文将对计算机技术在档案管理应用中的必要性进行简要分析。
        关键词：计算机技术；档案管理应用；必要性
        引言：
        随着会计电算化的发展，计算机技术代替了较大一部分的传统工作，包括手工记账、算账、报账、会计信息处理与分析、分类存档管理等，在很大程度上减轻了财务人员的劳动强度，并推动了财务档案管理工作的规范化发展，提升了财务档案的整体管理效率。因此，加强计算机技术在财务档案管理工作中的进一步应用，对行政事业单位的发展有着重要的促进性作用。
        1档案管理工作内容
        档案管理工作，是指对档案进行管理并对其提供利用服务的工作。在档案初到档案室时，档案管理员需要对档案进行收集，再进行详细的分类，最后经过一系列工作后将其保存供给下次利用。在这个过程中，最重要的就是对档案的进行分类，因为档案管理员往往保管着大量的档案，且档案往往零散混乱、量大难以分类，在档案逐渐增多的过程中，对档案进行合理的分类对于下次快速找到档案并予以利用具有非常重要的影响。同时，快速找到档案位置，是工作效率能否提升的关键之处。因此分类档案保存档案是每个档案管理员的最重要的工作部分。所以我们说档案管理是建立在大量数据的基础之上。
        2计算机技术在档案管理应用中的重要意义
        根据上文对档案管理的论述，我们可以了解到档案管理是一项工作量大、难度大，需要在保存大量数据的同时又确保精确的一门工作。这样的工作对于人来说，确实是一项很耗费精力的工作，且工作效率难以得到保障。但将档案管理工作与计算机技术结合后会有很大改变。计算机技术是一种高速而精确的技术，他本身的运行就建立在计算机数据的运行之中。而且计算机拥有大量的储存空间，它能够在自己的计算运行中建立起一个丰富的分类储存程序，可以将大量的档案精确的进行分类。计算机在计算分类后可形成检索窗口，人们可以根据自己的需要通过计算机检索功能快速找到自己需要的东西。另外，计算机技术改变了以往传统的档案管理方式，他不再是将数据记录在纸面上，而是将数据记录在计算机中，不仅方便了记录，同时利于档案的保存，而且保存在计算机中的档案可以利用计算机的网络传递功能快速地在不同计算机之间传输，从而提高工作效率和档案保存的保密性。基于以上计算机技术在档案管理应用中的种种优点，我们可以说计算机技术在档案管理中是很有必要的。
        3加强计算机技术在财务管理中应用的几点建议
        3..1顺应社会信息化的要求,全面提高档案工作者的素质
        在当下这个信息技术和档案管理工作共同发展的现状下，只有提高档案工作者的个人素质才能够在信息化的世界里，将档案工作发展得更加符合我们的需求。当今世界，信息发展十分迅速，计算机技术也在高速的发展，档案工作者不能够只着眼于当下，他们也应跟随信息发展的脚步不断地进步，否则就只能被社会落下。如果固守传统的方式技术，不知道为工作注入新鲜技术，那就如同清朝的闭关锁国政策，被世界鄙视。所以，要想在这个高速发展的社会立足，档案工作者必须不断地学习掌握新的技术。

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当然我们所说的学习并不是一味的向新事物看齐，档案工作者要学会取其精华，弃其糟粕，在传统的旧技术的基础上，增加一些新的技术，将更高效的技术进行新旧结合，这样在有利于档案工作的进行。在信息化的社会，不只是档案工作者，任何职业的工作者都要学会顺应时代，改革创新。尤其是像档案管理工作这种容易被计算机技术代替人工的工作，大部分的基础档案工作者就已被计算机代替淘汰，所以仍保留在档案工作者位置上的档案工作者更要把握这个机会，不断地更新自己对计算机管理所掌握的知识，以促进对档案管理的方法更新，不断地提升自己的个人工作素质，这样才不会被社会淘汰。
        3.2加强软硬件方面的建设计算机技术的应用
        要依托于软件和硬件方面的建设，因此，加强软硬件方面的建设是实现财务档案管理信息化的基础。在硬件的建设方面，单位需要根据财务档案管理的实际需求配置相应数量的计算机、扫描仪、打印机，合理选择硬件存储设备、移动硬盘、备份硬盘等，并做好定期维护，从硬件设施上满足财务档案管理的实际需求。在软件的建设方面，单位可以对市面上现有的软件加以应用，选择合适的财务管理软件或是引进国外的财务档案管理软件来实现高效化的档案管理工作。如：业内所熟悉的“北用友南金蝶”格局，且用友软件的占比较高，金蝶则更加侧重于企业。如果在条件允许的情况下，行政事业单位也可以联合软件开发商开发出适合行政事业单位财务档案管理的专门软件，以此来实现财务档案管理工作的整体质量和效率的提升。
        3.3建立完善的数据库
        在计算机技术应用于财务档案管理的过程中，建立完善的数据库是发挥计算机技术优势的基础。在财务档案数据库建立的过程中，除了保证基本功能（包括数据的录入、存储、查询、检索、传递、管理等功能）之外，还应当要注重子库的建立，包括固定资产管理、预算管理、核算管理、债务管理等若干个基本数据库，根据不同的功能建立子模块，方便数据的查询和应用。财务档案管理人员必须要对数据库进行维护，做好“线上+线下”的财务档案管理工作，保证电子档案与纸质档案并存，提升财务管理的质量和效率。
        3.4加强信息安全保护
        在计算机技术应用的过程中，虽然优势非常多，但同时也面临着信息泄露、病毒侵袭、恶意攻击等危险。诸如阿里巴巴这等以网络技术起家的企业，也在遭受着网络黑客的攻击，而行政事业单位财务数据的重要性不言而喻，如果也遭受到不法分子的恶意攻击，那么将会造成巨大的损失。因此，行政事业单位应当要加强财务档案管理的安全保护。一方面，采取相应的保密技术和安全技术，如：防火墙技术、信息安全技术、数据恢复技术、局域网组网与维护技术、杀毒软件等，同时要做好数据的云备份，避免财务档案信息泄露或是遭到破坏。另一方面，行政事业单位应当要加强安全管理制度的建设与落实，将安全管理职责和权限落实到个人，让相关工作人员能够注重安全防护的要点、可能引发的后果等，进而对财务档案安全进行全面管理。
        结束语
        综上所述，计算机技术在档案管理工作中起着十分重要的作用，但是计算机技术与档案管理的工作的结合并不能止步于此，未来计算机技术将会不断地发展，人们对于档案管理工作的要求也会越来越复杂，人们对于工作效率要求也会越来越高，因此我们需要在不断的发展中创新计算机技术与档案管理工作的结合，使档案工作在未来的发展中能够越来越完善。
        参考文献
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        [3]任艳菊.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].沿海企业与科技,2005(09):166-167.
        [4]姜玉洁.论互联网+背景下行政事业单位档案管理信息化建设[J].人力资源,2020(02):77.