邓震
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摘要：伴随着信息技术和互联网技术的快速发展，人类迎来了数字化时代，数字化时代的到来在一定程度上改变了我们的生产方式和生活方式。在此背景下，传统的档案管理模式已经适应时代发展要求，必须重视管理模式和管理方法创新，以提升档案管理的效率和质量。档案是一个国家的或者单位的重要信息资源，重视档案管理对于经济社会发展至关重要，在如今的数字化时代，我们要注重信息技术的有效利用，以信息技术为依仗，推动档案管理信息化建设，这是档案事业发展的必然要求，也是最大程度发展档案价值和作用的要求。本文以数字化时代为背景，分析档案信息化建设的有效实施策略，为改善档案管理质量提高参考和借鉴。
关键词：数字化时代；档案管理信息化；策略
引言
在如今的数字化时代，信息资源的获取途径和方法五花八门，我们的生活中充斥着各种各样的信息资源，同时人们对于信息资源的需求量也不断上升，要在海量的信息资源中获取有价值的信息，就需要依托信息技术，档案作为一项重要的信息资源，更加要重视档案的高效性、安全性，传统的人工管理模式不仅耗费大量人力、物力、财力，且管理效率偏低，因此在新时期需要重视档案管理模式的创新，以推动档案管理工作迈出历史性的一步，提升管理水平。
1.档案管理信息化建设的价值分析
档案管理信息化是相对于传统的纸质档案管理方式而言的，二者在档案管理形式上有本质的区别。传统的档案管理方式主要是对纸质档案进行保存的一种单一管理方式，这种管理方式不仅会增加人工成本，还会增加工作人员的工作量，且易受自然灾害影响，如虫蚀或者火灾等都会损坏档案，一旦损毁较难恢复，容易造成档案的不完整，而通过实施档案信息化管理，可以完全规避一上问题，将档案以专业设备扫描、上传、著录，形成电子版档案，可以做到长期存储，同时在需要调取档案时直接根据目录搜索即可，大大减轻了档案工作者的压力，提升了工作效率，还可以对档案进行备份处理，能够有效防止档案丢失、损毁[1]。在数字化时代重视档案管理信息化建设，是档案事业发展的客观要求，也是档案管理规范化、高效化发展的需要。
2.档案管理信息化建设中存在的问题
档案信息化管理过程中，影响档案管理效果的因素主要包含以下方面：第一，工作人员专业素养不足。在信息化时代，传统的档案管理方式已经无法满足当下需求，因此需要推进档案管理信息化，但是部分工作人员长期采用传统的手工管理方法，不愿学习信息化管理技术，因此导致信息化建设效果不明确；加之部分人员认为购置先进的档案信息化管理设备和技术需要大量资金投入，因此积极性也不高。第二，档案安全问题频发。在推动档案管理信息化建设过程中，档案安全必须引起高度重视，然一些档案工作者过于依赖信息技术，认为档案信息化管理绝对安全，因而忽视其安全管理问题，不重视定期对系统进行病毒查杀和监测，增加安全风险[2]。此外，一些单位选择将单位档案数字化外包给第三方企业，由第三方进行档案的数字化、信息化处理，但是却忽视了保密问题，未签订保密协议，也没有进行实时监控，最终导致档案信息泄漏。
3.数字化时代提升档案管理信息化水平的有效对策
3.1加强档案信息化人才培养
档案管理是单位工作中不可或缺的一部分，因此要高度重视档案管理的质量和水平。在数字化时代，档案管理与信息技术之间的联系进一步增强，这对档案工作者提出了更高的要求，不仅要具备较高的职业素养、职业责任感，还要求其具备一定的专业技能，实现对档案的信息化管理。
基于此，应重视加强档案信息化建设的宣传力度，调动工作人员树立大档案、大资源思维，转变对于档案管理的传统认知，由管档案想管数据转变，从认知上意识到档案信息化建设的必要性；与此同时，还要加强对档案工作者的专业培训，在培训过程中训练档案管理人员的保密意识和安全意识，要求档案管理人员不能私自查阅档案资料，以防止档案泄露，还要组织学习档案管理信息化系统的操作技巧和操作注意事项，以最大程度挖掘档案管理系统的潜在价值。可以对档案管理人员定期组织业务能力考评，考核结果纳入绩效奖励范畴，以调动学习积极性。
3.2优化档案工作流程
在数字化时代，通过将纸质档案进行数字化处理，可以使其以相对开放的形式在网络中存在，可以实现档案的远程查阅和共享，打破了传统档案管理的局限性，相较于档案信息化管理，传统的档案管理方式已经无法满足当下档案信息使用者的需求，通过建立档案数据库，可以做到对档案的远程查阅，也可以进行远程利用，不再局限于时间和空间，档案的价值和作用得到最有效发挥。
3.3创新档案管理形式，引入档案管理信息系统
在数字化时代，我国的档案管理工作应与时俱进，不仅要有意识上的创新，还要有形式上的创新，推动档案管理信息化、数字化、网络化，打破传统档案管理模式的束缚。第一，可以引入档案管理信息系统，通过系统来对档案资料进行批量导入，图像文字OCR识别，并按照单位的档案结构进行分类，依据一定的编号规则将归档的档案自动生产编号，并自定义档案标签组，通过对档案进行分类，以提升检索效率；在档案信息系统中增加自定义档案属性栏，主要用于对一些档案进行补充说明，使用者还可以根据属性来搜索所需要的档案，更加方便快捷。在档案系统中包含档案状态管理模块，主要是档案的编写、待审、发布、存档等四种状态，以实现对档案的动态跟踪，使管理人元能随时掌握档案的状态，还可以设置受控文件夹，需要查阅档案的人员只能选择发布状态下的档案信息[3]。通过建立档案信息系统，可以实现对档案的集中统一管理，增强档案管理的安全性。此外，还可以将档案外包给专业的数字化处理团队，由专业的机构将纸质档案扫描处理，再进行电子版著录，在需要了解相关档案信息时，只需要通过搜索框检索目录，就可以了解详细内容，能够有效提升档案管理效率。
3.4建立完善的档案管理规章制度
档案信息化管理需要以完善的规章制度为标准，借此来优化档案管理各个环节的操作流程，确保全环节的规范性和合理性，实现档案数据安全、高效管理和使用。首先，标准统一化，档案管理单位要打通档案信息网络，实现信息的高效共享，畅通传输，应制定统一的档案标准，具体如档案统计的标准一致、档案整理标准一致、服务标准一致、应用的信息化管理技术一致，如此可以实现的对档案的精细化管理，避免标准不一，导致档案管理混乱，影响使用。其次，管理授权化，要保障档案资源的安全性，应制定完善的问责制度，对档案管理人员进行授权管理，未经授权人员不能查询、阅览档案信息，一经发现，严肃处理，对于档案管理人员的失职之处，按照档案管理办法和处罚规定执行，以确保档案管理制度的严肃性。
3.5注重信息化管理软硬件配备
软硬件是档案信息化管理的基础，一旦软硬件出现问题，则也可能会造成档案资源丢失风险，因此必须重视配备高性能、稳定性强的软硬件。软件的配备，单位要推进档案信息化管理，可以自研档案管理系统，也可以直接引进（购买）系统，如果是自研系统，要定期进行系统更新和维护，修复系统漏洞，提升档案管理系统的安全性，同时根据实际需要不断开发新的功能；如果是外购系统，则要做好系统的适配工作，确保管理系统满足本单位档案信息化管理需要。硬件的配备，档案管理单位所使用的计算机必须统一配备，统一使用内部网络，并定期检查计算机各零件工作状态，一旦发现故障或者异常，及时处理，避免由于计算机故障，增加档案丢失风险。
4.结束语
综上所述，在数字化时代，要推动档案管理工作长效发展，应重视档案管理信息化，依托于先进的技术和设备实现档案的数字化是顺应档案事业发展的必然要求。作为档案管理单位，应认识到加强档案管理信息化的必要性和重要性，推动档案管理高质量发展，为社会提供更为高效的档案服务。
参考文献：
[1]聂丹萍.数字化背景下档案管理信息化建设的方法[J].中国管理信息化,2020,23(11):204-205.
[2]梁金爱.数字化时代档案管理信息化的建设策略[J].兰台内外,2019(18):21-22.
[3]吴皖娟.数字化时代档案管理信息化的建设路径[J].山西档案,2019(02):81-82.