董晋霞
国网山西省电力公司晋城供电公司 山西晋城 048000
摘要：电力企业档案在企业管理、生产和经营过程中具有十分重要的作用，信息化的高速发展也需要企业档案由传统的纸质向数字化管理转变，才能满足各种文字、图纸、图表、声像等各类档案管理的需求，满足电力企业精益化管理水平提升。电力企业实现档案数字化管理，是企业向数字化、智能化、网络信息立体化发展的必由之径，要求企业不仅要运用先进的科技技术实现档案数字化管理，还要从企业管理理念和管理制度等方面实现数字信息化管理，这样才能适应内外部环境变化，才能主动支撑企业创新发展新需求，服务企业健康发展。本文主要对电力企业档案数字化管理实行的必要性、意义及管理方法等进行了阐述，并对实现方法进行了探讨和思考。
关键词：电力企业；数字化；档案管理
电力企业档案涉及企业经营、生产、综合、营销、财务、物资、信息化、合同、工程、人事等全面的经营活动资料，是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。随着电力企业物联网的建设和云计算技术的应用，档案信息的计算机管理已成为发展的趋势，数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、传递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能，协同各专业先进信息化管理技术，实现档案资料信息化收集和联动，确保公司经营管理健康稳健发展，同时开设外部档案数字化交流平台，不仅履行了社会责任，服务了社会发展，而且不断树立了电力企业良好社会形象。
1实现电力企业档案数字化管理的必要性
档案数字化管理是网络时代的必然趋势，也是实现数字化档案资源共享的基础和前提,档案工作数字化建设的推进，既是社会形势变化的迫切需求，也是与时俱进、不断创新的过程。电力企业档案对于企业的稳健运转意义十分重要，受电力企业各专业信息化水平不断提高的推动，档案管理电子化要求也日益凸显出来。信息化时代，多媒体得到广泛应用，传统电力档案管理自动化水平也需紧跟企业发展步伐，这就要求档案管理要打破传统档案管理模式，适时抓住机遇，加快建设和完善档案电子化管理工作，建立档案电子化管理常态机制，规范收集信息化渠道，加强全员档案信息化培训，各专业资料的纸质管理同电子化管理要建立有序的阵列呼应，各专业信息化应用系统要建设公共资源专项通道，实现远程查阅同现场管理的精准管理，维护档案信息的真实、完整、可用和安全，提高档案资源共享和服务能力，不断降低成本管理，增强办公效率，助力企业更好更快发展，这些都为企业加快档案电子化管理不断改造升级提出了新的更高要求。
2电力企业实行档案数字化管理的意义
2.1数字化管理是实现由传统的管理模式向现代化管理模式转变的必有途径
档案工作传统的手工方式效率较低，管理模式陈旧，必将被时代所淘汰。作为档案人员也不仅仅是档案实体的保护者、调卷者，还将成为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用咨询答疑的服务者，档案信息化管理，实现了人的解放，降低了成本，增高了效率。随着电力企业的快速发展，各专业信息化手段的广泛应用，也推进了档案数字化管理全覆盖的进程，这些也要求企业的档案管理要适应变革，迎接挑战，快速提高企业档案管理响应能力。
2.2档案数字化管理推进了档案管理由库房式向信息化方式的转变
档案信息化手段实施后，阅卷式的管理被档案的排列完全虚拟化模式所替代，按照设定的软件程序进行整理排序而输出，有利于提高信息的收集和使用效率。数字化管理采用先进的数字化存储技术，存储密度高、存储量大、性能可靠、易用性好，其特定的存储优势，节省了储存空间，降低了存储成本。档案电子信息化利用服务比重的增高，推进企业进一步完善了基于电子档案利用的业务流程和权限控制，最大限度降低了实体档案利用带来的风险，提高了档案保管能力。
2.3档案数字化管理加速了档案信息化建设体系的构建。
随着社会文化、经济、科技等的迅猛发展，档案信息总量以惊人的速度增长，造成档案拥挤和保管困难。档案数字化管理推进了档案信息化体系构建，建立起贯通各层级、覆盖各业务的档案大数据资源体系，形成了庞大的电子联络网，实现了档案数据资源共享，也反向助推各专业出台了诸如基建、财务、物资、营销、合同等各类档案电子化管理规范的出台，加强了企业的制度建设，不断提升了档案数字化运用服务效率，充分发挥了档案管理在公司健康发展中的重要保障作用。
3电力企业档案数字化管理方法
3.1构建电力企业数字化信息管理体系
随着社会的进步、时代的快速发展，档案数字化管理技术作为一种新型档案信息化管理形态，其存储介质发生了根本性的变革，实现了数字化的存储和网络化连接。电力企业利用档案数字信息化系统管理，就必须建立完善准确安全有序有层次的档案数据信息库，实现资源共享。首先，要完善档案信息化体系，分层级分业务分性质建立一套规章制度，规范档案数字化管理收集整理要求，规划要统一，标准要统一，关键字段要明确，要设立业务识别码，数字化管理同线下管理要呼应，识别要精确，通过计算机系统管理，来促进电力企业档案管理的大提升。其次，要建立电子档案存储有效的备份机制，要加强电子档案信息安全管理，档案数字化管理要遵循电力企业综合管理规定和保密相关要求，重要资料和国家机密、企业机密要实现线上层层加密权限，特殊事项应严格进行加密归档。另外，档案数字化数据库的设立，要分模块进行生产产品，诸如重要字段、时间字段、业务类别、业务性质等开展档案资料引擎管理，进一步加强档案信息化管理效率。
3.2加强电力企业员工档案数字化管理意识
档案作为电力企业的重要资源，涉及到企业安全、生产、建设、营销、财务、综合等各个方面，首先要培养人的意识，要适应时代发展潮流，主动作为，加强专业档案数字化管理。要搭建档案数字化协同体系，充分运用企业内部所有信息系统，按照档案数字化归档要求、建立档案传输双向通道，在日常工作中要充分发挥人的主观能动性，从业务前端规范操作，及时整理，按要求采集数据，按时效归档。作为企业档案管理人员，要转变观念，由行走式管理变为网络立体式管理，要加强自身档案信息化应用能力，要强化档案数字化利用服务比重，运用信息化手段，做好档案数字化日志管理工作。工作中要有强烈的保密意识和档案安全意识，要优化档案管理流程，要做好刚性监管工作，确保企业核心资源的安全。
3.3开设数字化档案管理个性化服务
档案数字化管理体系的建立，构筑了庞大的档案网格化结构，是容纳了电力企业重要资源的信息体系。针对行业特定事项，内外部阅档特定要求，档案管理要嵌入个性化服务，为电力用户提供多样化动态档案管理帮助。首先特定事项要满足规章制度的规定，阅档权限要符合管理要求和流程设置，特定事项的查阅同OA系统的查阅模块要设置通道，实现线上远程查询。对于外部资料，诸如安全生产、工程建设、营销管理等延伸外部档案资源，要实现数字化延伸分类管理，建立档案数字化交流平台，整合混合资源，满足不同群体查阅需求，从而构筑强大的档案管理资源体系。
3.4做好电力企业全员培训工作
档案管理不仅仅是一个部门的工作，要加强企业全员意识，建立档案数字化管理常态机制，要实行档案数字化管理专业负责制，加强基础资料的分类归档工作。为提高企业人员的档案管理意识，应开展全员档案信息化管理培训，贯彻档案数字化管理知识，增强全员档案管理意识，并将这种意识同企业的健康发展结合起来，同时加强档案知识、档案数字化流程、档案纸质和电子化归档、档案借阅等的信息化专业培训，要加强工作联动协同机制，增强员工责任感，为企业高质量健康发展培养复合型管理人才。
3.5引进先进数字技术助推档案管理开创新局面
科学技术的不断进步，新型技术的不断涌现，企业战略目标的实现，都离不开信息化的应用，档案管理也要顺应时代的发展形势，积极引进新技术新管理理念，走在数字技术发展前沿，科学地应用数字技术、云计算等，对档案管理进行全方位扫描。随着科学技术的更迭，及时对档案数字化管理进行升级改造和深化应用，要积极对企业生产运营情况实时掌握，及时了解企业发展需求、各专业信息化建设及应用，协同做好系统接口，完善档案数字化管理体系，助推企业管理高效提升。
结语：企业发展离不开信息化，作为企业重要资源档案管理，也要紧跟时代发展的步伐，借助计算机系统，运用信息化手段，进行档案数字化体系建设和应用，推进档案信息化管理进阶升级，不断提升电力企业档案综合管理水平。
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