陈凤娟
湖南省天心人才集团有限公司 湖南长沙 410000
摘要：档案管理是国家档案事业的重要组成部分，在社会发展过程中发挥着不可或缺的作用，伴随着科技水平的不断成熟，在一定程度上促使档案管理向数字化、信息化方向迈进，这不仅打破了传统的档案管理模式，也在一定程度上提升了档案管理的效率和质量。依托于大数据，为档案管理带来了一种全新的模式，相较于以往的纸质档案，数字化档案更便于保存和信息查询，新型的档案管理模式更加适合时代发展的要求，能够最大程度的发挥档案的价值和作用。本文主要以大数据为时代背景，分析提升档案管理的有效对策。
关键词：大数据；档案管理；建议
引言：
档案作为一种信息资源，伴随着经济社会的不断发展，其规模逐渐扩大，信息量也大量激增，与此同时，人们对于信息的需求也提出了更高的诉求，需要高效、精准的通过档案资料获取有价值的信息，这就需要重视档案管理与信息技术的有机结合。在大数据背景下，依托于计算机可以将档案转换成文档、视频、图片等多种形式，档案种类更加多样化，保证的资料信息也更加完整，容量也更大，通过建立数字化档案，大大降低了档案管理成本，扩大了档案的适用范围。大数据时代要重视借助大数据技术的优势，推动档案管理变革，提升档案管理水平。
1.大数据背景下，推动档案管理信息化的意义
大数据时代，推动档案管理信息化、数字化是时代发展的要求，对于档案事业的发展具有重要意义。主要体现在以下方面：第一，提升管理效率，降低管理消耗。大数据技术在档案管理的应用，简化了工作流程，方便了档案管理，档案管理人员不需要做大量重复的工作，就可以完成档案的整理、分类、筛选等工作，大大降低了档案管理在人员成本方面的投入，同时也大大提升了档案信息的检索效率。在档案管理过程中借助相应的系统或者软件，可以快速的调取档案，大大减少了档案查找的时间，档案管理人员只需掌握系统或者软件如何操作方法即可，减轻了工作人员的压力；同时，将档案转换为数字化形式后存储在数据库中，可以释放实体纸质档案的存储空间，降低空间成本[1]。第二，提升精准性，增强可靠性。在传统的档案管理模式下，极易出现档案风险，或者出现错漏，主要是由于纸质档案长期保存难度大，且易损坏不可恢复，在采取信息化手段将档案数字化处理后，可以实现档案的保存和备份，还可以对档案进行加密处理，仅授予相关人员查阅权限，安全性大大提升，档案质量大大提高。
2.大数据背景下，提升档案管理水平的有效对策
2.1树立大数据档案管理思维
在未实施档案数字化管理之前，大部分档案管理单位采取的管理模式是“供给导向”，即以自身档案业务为依据，有什么的内容就提供什么样的服务，这导致档案信息的提供者和使用者信息不对等，档案提供者无法提供有用的信息给使用者，使用者需要的档案信息又无法提供的情况。随着大数据技术的日趋成熟，在各行各业的应用也日趋广泛，这在一定程度上给档案管理找到了新的出路，档案信息使用者对于档案的多元化、个性化需求也愈加强烈，这也对档案管理单位提出了新的挑战，必须重视想需求导向转变，转变传统的供给导向，充分挖掘多方资源，以满足档案信息使用需要[2]。要推动档案管理数字化，应首先在认知上树立大档案、大资源思维，在工作中展现大系统的模式，在档案管理上由实体的档案管理室向虚拟的数据库转变，打破过去的管档案理念，实现向管数据转变。
2.2建立高效的档案管理信息系统
在大数据背景下，我国的档案事业应迈出新的一步，推动档案管理信息化、数字化建设。
首先，要建立符合档案数字化的管理制度，对于体系内档案的收集、整理、存储、查阅、分类等工作严格按照制度要求进行操作，避免因不规范操作引发安全问题，确保档案信息化管理工作安全有序进行。其次，梳理和优化档案管理流程，推动档案信息化管理主要目的是提升效率，基于此目的应将档案信息化管理流程中不必要的环节删除，比档案管理管理、共享、传输等环节的重复性工作。最后，重视档案管理系统/软件的设计，档案管理信息系统应以计算机为媒介，以档案管理系统为核心，因此需要创新设计符合本单位管理需要的信息系统。除此之外，还需要注意收集和录入工作，档案管理人员要做好相关记录工作，如详细记录档案的类型、录入时间、内容、使用方向等，一旦某个环节出现问题，便可立即进行查验，并追究相关人员责任，将档案管理责任具体到个人，增强责任意识，提升档案管理水平。
2.3定期对档案数字化的软硬件进行维护保养
档案管理信息化对软硬件设备质量和性能提出了更高的要求，因此必须重视做好档案管理的软硬件维护工作。一是注重计算机等硬件设备的定期维护保养，注重软件系统的定期升级更新，现如今我国的计算机等设备更新迭代较为迅速，加之档案的大数据化，因此要求硬件设备必须具备较高的使用性能，负责一旦硬件无法承载更多容量的档案数据，则可能会出现档案数据丢失等现象，因此必须顶起维护，发现问题及时解决隐患；同时，软件系统在使用过程中，为了适应使用者的功能需求，优化系统漏洞，应由专业的团队不断研发和创新，以定期升级和完善系统，确保档案管理系统能够满足使用者的多样化需求，安全性、适用性大大提升[3]。
2.4组建专业的档案数字化团队，提升专业水平
档案管理是一项较为重要的工作，在如今大大数据时代，作为档案管理单位要顺应时代发展要求，在推动档案管理数字化、信息化的同时做好对管理人员的培训工作，以增强其操作能力，提升其职业素养，确保档案管理工作效果最佳。首先，要注重培养工作人员的保密意识和安全意识，对于较为重要的档案一般会分密级，作为档案管理人员未经允许不能私立查阅档案，以防档案泄露，这是档案管理人员的基本素养。其次，定期开展专项培训工作，以档案数字化管理中的安全事项、档案数字化管理的操作规范为基本培训内容，并熟练掌握各种软件系统的操作，增强档案管理人员的专业水平，还可以定期对档案管理人员进行业务能力考评，将其工作能力和学习能力纳入考核标准，以调动起积极性，确保档案管理工作高效实推进。
2.5构建新媒体平台，实现高效共享
在大数据时代，新媒体展现出了其特有的优势，因此应重视新媒体平台的搭建，以促使档案资源的有效共享。可以建立适应单位档案管理需要的专属局域网络，将档案资源上传至网络平台，设置高等级的安全访问权限，相关人员在经过申请后，可对档案网站内的档案资源实时共享，提升档案的交互效率，打破传统的单一档案资源利用模式，需要注意是为保证档案安全，要定期对网络平台进行净化、查毒处理，防止木马入侵；同时对于未经授权的人员坚决禁止其查阅档案。此外，我国的云存储技术、新媒体技术日趋成熟，应重视开发相应APP，将档案资源存储在云服务器中，使用者可根据自身需要在手机端实现相关档案资料的查询、下载，最大程度的提升档案的利用效率，发挥档案的价值，在推动档案信息化的过程中要注意增强其安全性。
3.结束语
综上所述，大数据技术的日趋成熟推动了档案管理的变革，不仅打破了传统档案管理方式的局限性，还再一定程度上使得档案管理拓展了档案资源的使用范围，使得档案资源能够满足使用者的多样化需求。在大数据背景下，对于档案管理提出了新的挑战，要实现档案管理的数字化、网络化，应以大数据技术为支撑，不断创新大数据技术应用途径，实现大数据在档案管理中的充分利用，真正将档案资源的价值发挥到极致。作为档案管理单位，要从思想上转变认知，在形式上创新档案管理的手段和方法，为新时期档案事业的长效发展助力。
参考文献：
[1]童毅力.大数据时代背景下档案管理的信息化[J].管理观察,2020(21):104-105.
[2]李莉.大数据背景下档案管理的机遇与挑战[J].办公室业务,2020(13):74-75.
[3]郭晓蕾.大数据时代档案管理模式变化研究[J].陕西档案,2019(06):52-53.