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新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考

发表时间：2020/9/27 来源：《基层建设》2020年第17期作者：熊巧玲

[导读] 摘要：现如今，随着我国经济的飞速发展，文书档案的利用率越来越高，人们越来越关注档案资源价值，在文书档案资源的利用过程中，其保密工作是重中之重。

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        摘要：现如今，随着我国经济的飞速发展，文书档案的利用率越来越高，人们越来越关注档案资源价值，在文书档案资源的利用过程中，其保密工作是重中之重。当前，是科技、经济竞争激烈的时代，境外组织通过各种非法手段窃取或通过搜集先进的科学技术成果，已成为最常见的省钱、省时、省力、见效快的方法，在新形势下，企业文书档案保密工作具有新的特点：一是内部存在主动泄密，二是木马、后门盗窃文书档案无处不在；三是简单的口令保护形同虚设；而文书档案保密工作，直接影响到党和国家及企业的稳定和利益。文书档案管理保密的工作也就变得越来越重要。
        关键词：新形势下；企业文书档案；保密管理工作；思考
        引言
        保密工作是关系到社会主义现代化建设，维护党和国家利益，保障国家安全的一项重要工作。在新的历史时期，在改革开放和市场经济的形势下，保密工作更需要进一步加强。文书档案保密工作尤其重要。文书档案管理人员经常接触党政领导，参加各类重要会议，管理许多重要的文件和档案，有更多的机会接触到党和国家的机密文件和档案。因此，增强保密意识，加强保密观念，对做好文书档案保密工作的意义十分重大。
        1企业文书档案的重要性
        1.1推动企业发展的重要资源
        推动企业向前发展有许多因素，而企业文书档案作为企业知识水平和管理经验的积累，它是企业管理工作的基础和条件，也成为企业向前发展和再提高的重要资源。企业的创造与发展过程皆体现在企业的文书档案之中。企业的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人物、供销等各种基础条件的准确数据，而这些信息资料都汇聚在企业文书档案中。
        1.2企业实现商业管理的重要途径
        由于企业文书档案的内容是以科学技术档案为主体，除人事档案之外，还记载了企业经营及密级文件的全部。既有企业管理资料，又有生产经营活动的技术资料；既有一般性文书档案资料，又有重要商业秘密的信息资料。这些资料在企业发展和成长的过程中，会起着重要作用，甚至是着决定性作用。
        1.3提升企业信用的核心力量
        随着诚信越来越被社会重视，文书档案的信用度也越来越被企业重视。企业信誉是企业的无形资产，是企业最基础的资源。特别是市场经济活跃的今天，企业信誉和企业成败密切关连，在未来的市场竞争中，文书档案将会成为企业信用的中流砥柱，成为推动企业经济发展的核心力量。
        2企业档案的保密措施
        2.1严格按照保密文件的归档程序来展开保密工作
        在展开企业档案保密工作的时候，通常会遵循保密主管部门制定的一套较为完善的保密标准，这是由保密业务部门、多个单位以及部门长期工作积累的宝贵经验。一般情况下，在开展档案保密工作的时候，需要人机的合作才能够完成，自动化的档案保密往往存在一定漏洞。所以在开展档案保密工作的时候，相关档案管理人员应该严格遵照保密管理标准或规定对档案进行分类，并且按照所表述的内容以及重要程度进行归档处理，这样会使之后的档案保密工作开展效果更加理想。
        2.2培养文书档案管理人员素质。文书档案管理人员，
        作为档案保密管理的重要环节，其专业素质与综合能力对该工作能否顺利开展会产生重要影响。企业管理人员转变工作理念，加强对文书档案管理的重视，组织相关的培训活动，引导档案管理人员学习专业知识，丰富自身知识结构，以便在工作中灵活应用。此外，由于企业部分管理人员并不是专业人士，企业可以招聘一批专业的文书档案管理人员，丰富管理队伍，提高企业文书档案员工整体素质。

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在培训工作中，将文书档案管理的重要性、管理方法教给管理人员，使其根据相关的要求进行专业管理。针对计算机应用能力差的人员，可以进行单独培训，引导其学习新技术，更新管理理念，以此提升管理效率。为文书档案保密管理工作开展提供人才保障。此外，应发挥管理人员的作用，引导其对不同类型的档案进行分类，将档案存放、借还信息明确记录下来，以便保证档案的安全性。日常工作中，管理人员应定期清扫，保证档案室的干净整洁，避免外界环境对档案信息产生影响。文书档案管理人员，应具备责任心与保密意识。由于文书档案信息具有较强的机密性，若是工作态度不理想，则很有可能将档案信息内容泄露出去。因此，应选择专业能力强，拥有敬业精神的人员，以保护信息不被泄露。
        2.3加快文书档案电子化管理进程。
        随着网络的发展和普及，文书档案管理者要充分利用网络化传输速度及时、内容准确、突破时空限制等特点，开展文书档案网络利用，实现文书档案信息资源共享。建立两套制管理，更好的方便文书档案的合理使用。提高对原始纸质的录入速度，逐步实现软件管理；实现管理设施的升级，对文书档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学地管理好新型文书档案材料；规范电子档案的归档管理，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管，以适应新形势下企业文书档案工作的需要。
        2.4加强库房管理
        文书档案一般存放在库房中，所以对库房的管理是文书档案保密工作的重要环节，库房的选址极其重要。档案库房不宜设在办公楼的底层，因底层通常较为潮湿不利档案保存，而且人员往来较多嘈杂等不利因素较多，最好设在高层，高层较为安静，通风采光好比较适宜存放档案。库房也不能紧邻办公室和阅览室，防止人员进出错误。对库房的管理，一方面防盗工作要做好，库房的门和窗户都应该专门加固，库房内部应安装监控设备，全天监控，应该安装设置远红外防盗系统，库房内的消防设施要完备并定期由专业人员进行检查；并配有除湿机等设备，以防档案受潮；另一方面库房的钥匙应该由档案专业管理人员保管，实行严格的库房管理，对哪些人发生了哪些事可以进入库房要有明确规定。
        2.5建立监督检查制度，指导保密工作
        检查是手段，防范才是最终目的。保密法律法规规定了各级领导和其他涉密人员必须接受保密工作部门和保密工作人员的监督、检查，因此，同级保密部门有责任检查各部门保密领导责任制度的落实情况。监督检查必须规范检查措施，及时消除泄密隐患，堵塞漏洞，改进工作；必须使检查经常化、专业化、技术化。只有这样，才能未雨绸缪，防患于未然。同时，保密检查要与保密教育同步，采取发现问题、现场剖析、具体帮教、督促整改的做法。
        结语
        总而言之，企业发展中，应重视档案保密管理工作。立足文书档案保密管理工作中存在的问题，制定针对性解决策略，以此提高档案管理工作的保密性。在实际工作中，引进现代信息技术，培养管理人员的专业素质，实现信息化管理，为企业持续发展奠定基础。
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        作者简介：
        熊巧玲（1981-），女，助理政工师，主要从事企业文化建设、综合治理、保密工作。