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加强事业单位档案安全管理的措施

发表时间：2020/9/27 来源：《基层建设》2020年第17期作者：王军

[导读] 摘要：随着经济和各行各业的快速发展，为提升档案安全管理效率和水平，促进事业单位稳定发展，阐述了档案安全管理的意义和价值。

        灵寿县劳动保障监察大队
        摘要：随着经济和各行各业的快速发展，为提升档案安全管理效率和水平，促进事业单位稳定发展，阐述了档案安全管理的意义和价值。其能够体现单位管理水平，促进单位健康发展，便于档案资源查询。但是事业单位档案安全管理中存在一些问题，如对档案管理缺乏重视，档案人员素质不高，管理硬件条件较差，档案利用管理缺失。提出了加强事业单位档案安全管理的措施，即提升重视程度，提升人员素质，加强硬件建设，落实利用管理。
        关键词：事业单位；档案安全管理；措施；分析
        引言
        档案安全体系建设中要注重整合各项技术资源，突出专业管理优势，集中整合并协调处理档案安全管理中存有的较多问题。将档案安全管理视为一个完整整体，从档案形成初期阶段，到后续档案管理与应用中，均要保障各项技术手段创新应用，提高管理规范化程度，建立更为完善的安全保障体系，提高档案管理综合质量基础上提高管理安全性，实现档案管理长远可持续发展。
        1档案安全管理的意义和价值
        1.1体现单位管理水平
        社会和经济发展迅速，事业单位的服务方向和工作内容也出现了较大的变化，档案管理作为各项管理的基础性工作，其安全管理质量充分体现了单位管理水平，与单位的稳定发展和社会形象具有密切关系。
        1.2促进单位健康发展
        随着我国市场经济体制的不断深化改革，事业单位也面临着改革和创新，在其发展过程中，档案是记录其变化轨迹和发展进程的重要资源，完整而真实的档案可以帮助事业单位制定各项决策，为单位发展提供借鉴和参考，进而促进单位的健康发展。
        1.3便于档案资源查询
        档案具有较强的参考价值和借鉴意义，对于事业单位而言，其在发展中形成了大量的档案资源，可以为单位决策提供参考。对档案资源加强安全管理，能够为档案查询和利用提供便捷，有助于发挥档案的实用性。
        2档案安全体系建设中存有的问题分析
        2.1档案安全体系建设缺乏系统性
        在档案库房设计中，设计规范性亟需强化。在档案装具、防护设备应用中，要提高建设完整性。在安全管理制度建设中，要对制度空泛、制度随意性较大等问题集中控制，规范档案安全预案建设，突出档案安全体系建设中资料针对性不足等问题。在档案库房设计中存有设计以及选址问题，在选址以及库房设计中要注重遵循因地制宜基本原则，要集中避开各个地区自然灾害发生较多区域。
        2.2档案安全体系建设中基础设施不完备
        档案安全体系建设中包括为档案管理提供完备的基础设施，但是档案装具品种类型较多，在配备过程中分属不同部门，每个部门对于基础设施的要求性都有所差异，因此基础设施配备的质量难以得到有效控制。比如有较多档案库管理中尚未建立防盗防火系统，部分档案管理部门认为没有必要为档案库配备防盗防火系统，但是我们需要明白的是，档案管理不仅需要网络技术的支撑进行电子记录，还需要进行纸质记录，纸质档案管理与电子档案管理，两者相辅相成，缺一不可，所以在档案安全体系建设过程中为档案库配备防盗防火系统是有其必要性的。
        3事业单位加强档案安全管理的措施
        3.1提升重视程度
        对于事业单位而言，档案是其在发展中形成的宝贵资源，具有重要的实用价值和借鉴意义，因此，事业单位的相关领导需要提升思想认知，给予档案安全管理以高度重视，进而提升管理效率和质量。首先，主要领导要起到模范带头作用。

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主动学习档案管理知识，并且给予相关工作以支持和理解，在内部形成良好的管理氛围和环境。其次，制度作为开展各项管理工作的依据和准绳。事业单位要结合自身特点和要求制定各项管理制度，保证制度的合理性、科学性，并将其落实到档案安全管理中。制度并不是一成不变的，事业单位要根据实际情况对制度进行调整，保证其操作性。
        3.2提升人员素质
        档案人员的综合素质和业务能力与档案安全管理质量具有密切关系，因此，事业单位要采取有效措施提升人员素质。首先，事业单位要积极从高校和社会中招聘具有专业背景的现代化人才，不断充实、完善档案管理队伍。面向社会公开招聘，提升岗位工薪待遇，吸引更多的人才加入。其次，定期组织档案人员进行专业化技术培训，通过培训提升其专业能力和综合素质，进而更好地胜任岗位工作。最后，制定科学的人员考核制度及奖惩制度，对于工作表现良好、态度积极的人员给予适当奖励，对于工作存在重大失误，导致档案资源受损或者丢失的人员给予处罚，通过奖惩制度调动人员参与工作的热情和积极性。
        3.3做好各项应急预案演练操作
        在档案安全体系建设中，要注重做好各类安全事故应急预案拟定以及安全管理演练操作。通过对各项应急预案进行演练，在面对各项档案安全事故能提高档案安全性，对各类损失问题集中控制。在操作过程中，要对档案管理实际现状进行分析，制定完善的应急预案，定期组织开展演练操作，通过针对性演练能整合预案中存有的问题，对预案内容合理修订，比如我们对于档案信息遭受盗窃的应急预案演练，在演练的全过程我们都要密切监控并做好实时记录，在演练结束后，对应急预案进行剖析，分析优势与不足。
        3.4健全档案信息安全管理制度
        健全的安全管理制度是保障档案信息安全的基础。因此，应改进当下管理制度中存在的不足。第一，制定档案信息管理规章制度。一方面防止不法分子采用恶劣手段篡改档案信息，另一方面确保工作人员遵章办事，保护档案信息的真实性和完整性。第二，建立档案信息系统安全监测机制，由信息运行系统自动对用户访问的每个阶段进行跟踪监测，包括用户身份、访问文件信息、访问时间、访问状态等，一旦出现敏感信息泄露即发生报警信号。同时，系统管理员根据跟踪轨迹检查分析是否有危险档案信息安全性的行为，结合实际情况实时更新预警参数，完善安全检测机制。
        3.5引用先进技术保护档案信息安全
        技术是保护档案信息安全的重要手段之一，应进一步提高技术保障档案安全的科技含量。第一，采用加密技术提升档案信息安全性。根据档案信息的重要程度划分安全级别并进行加密处理，由特定人员管理权限，为确保档案信息的保密性和安全性，访问用户需经管理员审核通过后输入密码或口令才能读取数据。第二，采用数据冗余技术保障档案信息原始数据的完整性。为防止病毒入侵、黑客攻击对档案原始数据造成致命性破坏，电子化档案在形成初期应采用数据冗余技术将信息存贮在多个硬盘中，一旦其中一个硬盘出现问题，其他硬盘数据可作为备份替换。
        3.6完善存储安全防范措施
        完善的安全防范措施是确保档案信息安全的第一道防火墙。因此，需要在档案管理系统中打牢防范基础。第一，要勤杀病毒。档案信息管理系统必须安全杀毒软件并及时更新，设置定期病毒扫描程序，修复系统漏洞，防止病毒对系统构成破坏；第二，要设置用户访问权限保护信息。对访问用户按照一般用户、系统操作员、系统管理员不同级别逐一设置访问权限，可公开的文件可向一般用户开放，需要审批或涉密文件则由系统管理员审核按照相关规定提供查阅；
        结语
        综合上述，当前要注重对传统档案安全管理思路全面创新，突出档案安全管理重要作用。相关管理人员要认识到管理活动重要作用，提高档案信息化管理水平，将档案安全工作作为重要工作来执行。要拟定较为完善的安全管理制度，设定规范化的管理方案，对档案资料有序归档，做好留存工作。
        参考文献：
        [1]马娟娟.数字化档案信息安全管理策略研究[J].机电兵船档案，2017（01）：40-43.
        [2]楚艳苓.档案安全体系建设中存在的问题及对策[J].科技风，2020（11）：233.