张雨
徐矿集团物资供销公司党政办公室，江苏 徐州 221000
摘要：档案工作的重要性不仅体现在对以往事件的记录，更是文明传承的重要途径。试想下，如果没有档案的存在，我们将对已发生过的事情一无所知，文明的传承、思想的传递将无从考证。可以说，档案在人类文明和社会发展中的作用是不可替代的。但随着社会的快速发展，档案的范围和数量也在不断扩大，给档案管理工作带来了极大的挑战。传统的依靠人力和纸质管理档案的的时代已经不能满足信息化时代的需求，而加强档案信息化管理已经成为必然趋势。本文简要阐述了信息化时代档案管理工作中的存在的问题，并就问题提出了一些建议，希望能够进一步推动档案信息化管理水平的提升。
关键字：信息化；档案管理
引言
二十一世纪是信息化时代，现阶段，信息技术已经广泛应用于各个行业和领域，不仅提高了工作效率，更创新了工作模式。人们已经逐渐从传统的依靠纸质作为信息传递载体过渡到利用各种信息化平台。各类文档、纸质材料的电子化、信息化已经成为一种必然的发展趋势。如果说，以往将信息化技术作为文档电子化管理的辅助手段，那么现阶段利用信息技术实现各类文档、材料的有效管理已经成为必须。档案作为一种特殊的文档材料，记录着人们在从事各项社会活动中形成的各类有保存价值的信息。随着档案数量的增多，传统纸质档案存放和管理方式已经不能满足社会发展的需要，因此，如何有效利用信息化技术的优势，提高档案管理信息化水平，提升档案管理工作的效率和质量有着十分重要的意义。
1档案信息化管理概述
在信息技术的带领下，各个领域都进入了信息化时代。信息技术以其强大的技术优势，为各个行业工作模式的创新、工作效率的提升提供了技术支持，获得了行业的广泛好评。现阶段，档案工作也开启了由传统模式向信息化、数字化的转变，无论是企业事业单位、高校还是政府部门都明确意识到了档案信息化管理的重要性和紧迫性，从整体情况来说，全国档案管理信息化水平都在稳步提升中。
1.1档案信息化管理内涵
档案信息数字化是档案信息化管理的基础，也是信息化管理首要面对的问
题。长期以来档案都是以纸质的形式保存，而要开展档案的信息化管理，首先就是要完成档案由纸质向数字化的转变。档案的数字化过程要结合企事业单位自己情况制定相应的归纳原则和整理要点，提高数字化档案的整理规范性。数字化的过程可以通过输入、扫描等方式开展。数字化后的档案无论对后期调取还是管理都产生了极大的便利，档案信息化管理时代的来临，意味着纸质档案将逐渐退出历史舞台，今后的档案管理从接受环节就以电子文件为主，从根源上实现档案的数字化。
其次，档案信息化管理还体现在档案服务能力的网络化。就是说，在未来，无论是个人还是单位都可以利用网络进行线上的档案查询、借阅业务的申请，档案管理员直接通过档案管理系统进行相关业务的审核并办理档案的信息化查询、调出和借出业务。整个过程都可以通过线上办理，解决了异地档案借阅困难、出行不便等问题，尤其为疫情等特殊时期档案的借阅提供了极大的便利。
最后，纸质化档案管理时代，档案的归档和分类有着明确的要求，这样做的目的就是为了后期档案查阅提供便利。但是当纸质档案的数量达到一定程度时，再明确的分类标准也降低不了档案查阅和调取的难度。而对于信息化的档案管理来说，准确查阅到对应的信息可能仅仅是几秒钟的事，这是传统纸质化管理时代无法实现的。
1.2档案信息化管理的意义
档案信息化管理的推进，最直接的作用就是提高了档案的利用率。从我国档案管理整体发展情况来看，信息化程度低是最直接和根本的问题。很多企业还在延续传统的人工、纸质档案管理阶段，不但档案的利用率低，更重要的是纸质档案保存难度大，一旦遭遇搬迁，纸质档案丢失和破损的可能性极大，即使是正常情况下存放，纸质档案也有发生磨损的风险，影响档案的利用率低。而相对于纸质档案的高破损风险，电子化的档案表现出了极大的优势，不仅存储空间小，同时保证了档案存储的安全性，延长了档案的使用周期，使档案的作用能够最大化的发挥。
传统工作思路下档案管理工作的局限性不仅体现在档案存储方面，更体现在对档案的调取、查询、统计等方面。对于纸质档案的查询和调取，更多是通过人工查找的方式开展，工作效率低下，耗时耗力，而且一旦遇到负责档案管理工作人员交接不顺畅的问题，很容易造成档案管理工作的阻碍。而在信息化辅助下的档案管理工作，在档案数字化工作完成之后，对于各类文档的查询、检索、统计功能的实现在短时间内就可以完成。不仅提高了工作效率，而且能够满足用户的不同需求，极大提升了工作效率和服务质量。同时，对于数字化档案来说，对于档案信息的更新和维护更加便利，可以实现档案的实时更新和跟踪维护，提升了档案信息的可利用性。
信息化理念下的档案工作要充分利用信息技术的共享性特性，实现档案信息资源的共享性。当然，共享性的前提是信息的安全性，因此，要建立统一的信息管理中心负责档案信息化建设和管理。同时，要建立起档案信息化管理规范，规定由管理中心作为档案信息发布的唯一途径，在档案信息安全可靠的前提下，实现档案信息的共享性功能。
2档案信息化管理中存在的问题
从上面的分析可以知道，档案信息化管理势在必行，而由传统的纸质时代过渡到全面信息化管理需要一个过程，这个过程中要面临和解决的问题很多，具体来说有以下几个方面。
2.1档案信息化管理规范性尚未实现标准的统一化
档案信息化建设的最终目标是要实现档案信息资源的共享性，但要实现共享首要解决的就是各个档案管理部门要按照统一的标准进行档案的收集、归类、整理。
但从实际情况来看，现阶段各个档案管理部门之间仍然按照自己的方式进行档案的管理工作，即使是政府部门的也尚未建立起规范化的档案管理体系，由于各部门之间依然在延续各自的档案管理办法，形成的后果就是一旦将不同部门或者企业之间的档案归到统一平台进行规范化管理，就可能出现档案使用中的矛盾或者冲突，造成档案共享功能的阻碍。
2.2纸质档案数字化过程中的问题
之前就提到过，档案信息化管理的前提和基础就是档案的数字化，这项工作说起来比较容易，但实际开展起来不仅工作量巨大而且难度也很高，尤其是对于档案数量多、存放时间久的部门来说。由于我国档案信息化程度不高，档案数字化过程中所能够利用到的设备和技术也相对有限。即使可以利用扫描等方式进行的档案数字化，也可能由于纸质档案字迹不清或者破损导致电子信息录入有误。而且数字化的过程通常需要靠人工操作，难免会出现工作人员专业性的缺乏或者粗心造成档案信息的归类、装订等方面错误，而这些问题将会对后期档案的信息化管理产生严重的影响。
2.3档案信息化建设人才的缺乏
如果说早期的档案管理工作对工作人员的要求还仅限于档案管理方面，那么信息化后的档案管理工作对工作人员的要求不仅要体现在档案专业性方面，还要具备计算机相关的操作，但实际情况却不容乐观，能够满足这个要求的信息化档案管理员少之又少，而非专业档案管理人员却是普遍现象。一些单位对于档案信息化管理工作重视不足，一些档案管理员仅仅培训几天就要独当一面，档案专业知识的缺乏造成档案管理缺乏系统性和规范性，为后续档案的归类、查询造成一定的阻碍。还有一些管理员虽然专业知识过硬，但对信息技术了解较少，导致企业档案信息化管理工作进展缓慢。
2.4档案信息的安全性
档案信息化管理的优势显而易见，当档案信息的安全性也面临着极大的考验。具体来说，可以分为两个方面。首先是档案管理部门自身来说，数字化的档案要依靠计算机和网络来实现数据的存储、查询和调取，而一旦计算机发生系统奔溃等问题，存储的档案信息就会面临丢失的风险。因此，档案信息化管理中首要解决的就是数据丢失，自动备份是必须要具备的功能，确保即使是网络和数据出现故障，也可以通过备份数据找到原始档案。另一方面就是网络安全性，未来的档案要实现共享和在线申请查询功能，而这些功能的实现都离不开网络，因此，对于工作人员来说，要提升网络安全意识，制定好防范措施，最大化的保障档案信息的安全性。
2.5经费投入问题
进入信息化管理的档案工作，无论是前期的档案数字化还是后期的信息化管理，无论是软件还是硬件都需要不断的完善和更新，设备、系统的引进，后期的维护以及工作人员业务培训等等都需要一定的资金支持，因此，为了进一步推动档案信息化管理的发展，经费投入是必须要面对和解决的问题。
3信息化时代提高档案管理水平的建议
3.1档案管理的规范化和系统化
进入信息化时代的档案管理工作，更要注重档案管理工作的规范化和系统化。首先就要确定档案管理的规范化流程，确定立卷和组卷规范，优化细节，提高档案归类的科学性和合理性，确保收集到档案信息的完整性和可追溯性，降低收到错误或者虚假档案信息的几率，这个过程可以由专业的档案工作人员负责。待确定档案了基本归类类别后，再转交给信息化管理部门进行统一归类，建立起完整的数字档案信息库。之后，再对每一个数字档案信息建立起对应的二维码或者条形码，以方便后期的档案信息的查询和调取。此外，在正式将档案归类到系统之前，要再次确认档案信息的真实性和准确性，避免后期档案使用中出现的偏差。待以上步骤都完成之后，电子档案的归档工作才算完成。可以看出，整个归档过程采取的是规范化、系统化、流程化的方式，即所有的档案在归档之前都要按照整个流程进行，避免了不必要的工作拖沓和各部门之间的扯皮，提高了工作效率。
3.2强化信息化管理手段
为了推进企业档案管理的信息化水平，对于企业来说，要不断加强对档案管理人员的业务能力培训，无论是档案管理先进经验的学习还是信息化管理技术的提升都是必不可少的。更重要的是通过不断的学习和培训，促进工作人员思想观念的转变，提高创新意识，转变工作思路，提高对信息化、数字化的接受程度，进而提高工作主动性和创新性。尤其要建立起与时俱进的工作态度和思想意识，不断提升专业素养和综合能力，促进档案信息化管理工作的发展。
3.3提升信息化建设水平
加大对档案信息化建设的资金、人力、物力的投入，不断进行软、硬件设备的更新和升级，为管理人员工作效率的提升提供保障。提升档案安全管理意识，做好档案管理的云存储和备份。充分利用先进的信息化技术和理念，提升管理工作的创新，利用大数据思维实现对数字化档案信息的深入分析、挖掘，提高档案利用率。
3.4提高档案管理服务水平
档案信息化管理的目的是加强对有存储价值的数据的收集和存储管理，为人们后续查询和利用提供便利。而信息化管理下的档案工作，能够按照档案的不同类别、内容等指标进行分门别类的归档和管理，提高了档案管理的效率，提高了服务的有效性。尤其是未来，利用网络，能够实现档案的共享和线上申请、查阅功能，充分体现了档案管理工作的服务性功能，同时提高了档案管理服务水平。
4结束语：
现阶段，信息技术已经渗透到各个行业、各个领域，并得到了有效利用和推广。对于档案管理来说，也要紧跟时代步伐，利用信息化技术的优势，不断完善档案信息化建设，提高档案信息化管理水平，将档案信息的价值发挥到最大，同时促进档案工作的信息化、现代化发展。
参考文献：
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