李映荷
临沧市第二中学，云南 临沧 677000
摘要：目前数字技术已经在社会生活的各个领域得到了广泛应用，这给学校的档案数字化建设带来很多困难，同时也带来了发展机遇。本文结合学校的档案数字化建设问题进行简要分析，重点研究档案数字化管理情况和应对的主要问题，谈谈该如何实现更好的档案管理工作，希望能够给今后的相关工作提供一些参考。
关键词：学校；档案数字化建设；问题；对策
档案管理是学校工作的重点内容，能够把各类资料保存下来随时调用。以往的档案管理工作主要是采用纸质的形式进行保存，纸质档案的管理也具备不错的成效。但是随着教育工作的发展和科学技术水平的提升，传统的档案管理工作已经不符合当今时代的发展需求，很多档案开始以电子版的形式出现，档案管理的数字化建设十分迫切。
1.档案数字化建设的意义
档案的数字化管理是在各种技术手段融合下逐渐发展起来的新型档案管理模式，主要是把各类以不同方式存储的档案数据转变为数字化的档案信息，通过数字化的方式来进行存储。在网络技术发达的今天，通过计算机技术实现科学管理，可以建立相应的档案库，利用网络进行在线检索，极大的摆脱了时间空间的束缚，让档案管理变得更加科学。
2.档案数字化管理的优点
2.1实现多媒体信息存储和传递
档案实现数字化管理，可以把文字、图片等内容很好地保存下来，并通过计算机进行整合，对档案的科学化管理有着很好的帮助，有助于提高档案的可读性，方便今后档案的提取调用[1]。
2.2信息存储方便且容量大
数字化的档案相对来讲体积很小，可以很好地保存下来，在计算机中非常容易实现科学管理。就目前来讲，电子档案存放的工具主要有移动硬盘、移动优盘、CD光盘等。极大的摆脱了以往纸质档案存放的不便，让档案可以在很小的空间内存储，具有非常大的优势。
2.3检索浏览便捷
电子档案具有很高的逻辑性，可以形成较为鲜明的网状结构，能够在建立数据库的前提下形成相应的索引，让用户通过检索的形式查找需要使用的档案，这对于以往的工作来讲无疑更为方便快捷，可以很快地调用相关档案，避免了翻阅纸质档案需要花费大量的实践。用户可以通过网络来查找档案信息，在线浏览，对于档案资源共享具有非常重要的意义。
3.档案数字化建设中存在的主要问题
3.1档案意识薄弱，对档案管理工作的重视不够
在学校档案管理工作快速推进的当今时代下，档案管理工作已经开始迈向正轨，管理工作者的专业素质需要得到进一步提升，档案管理工作在学校工作的重要性逐渐展现出来，档案数字化的推进被高层管理者所重视。但是就目前的实际工作来讲，工作人员对学校的档案管理数字化工作仍然缺少足够的认识，仍然采用传统的理念来管理电子档案，没有足够的创新意识，在实践工作中存在着很大的不足，不能实现电子档案资源的合理利用[2]。
3.2缺乏数字化环境下档案工作的复合型人才
从当前的档案数字化建设工作来看，学校急需一批具有档案管理专业水准，同时掌握信息技术的复合型人才。在学校目前人事规划工作的约束下，档案管理团队的整体水准严重不足，一般都是具有多年纸质档案管理经验的人员，缺乏计算机应用水平，在电子档案的管理中仍然采用纸质档案管理的形式。在信息技术的发展下，档案的存储形式和记录手段已经发生了翻天覆地的变化，很多常用的技术手段还没有被大多数工作人员所掌握，档案管理团队迫切需要得到提升。
3.3缺少档案数字化建设的工作标准
档案数字化建设的工作规范是必不可少的重要内容。
在信息技术的背景下使用计算机技术进行档案管理，相比于之前的档案管理工作无疑具有更高的标准。但是就目前来讲，学校的档案管理工作仍然局限于购买的档案管理软件，在实际应用上存在着一些误差，所以对于档案管理软件的功能来讲有一定的局限性，并且某些学校的软硬件设施配套不到位，也会对档案数字化建设的资源共享带来困难，时刻影响着信息的交流沟通，破坏档案数字化管理的全面推进。
4.加强档案数字化建设的对策
4.1加强高素质、专业化档案管理人才队伍建设
随着信息技术的快速发展，信息时代已经迎面而来，高校的档案管理工作必须适应信息技术的发展，提升管理工作者的整体素质，让他们逐渐适应档案管理的全面发展。以往的档案管理工作显然已经落后于当今时代，主要体现在档案管理工作者意识匮乏、思想传统[3]。没有足够的创新意识，这就导致了管理工具现代化和工作人员思想落后的情况同时存在。伴随着科学技术水平的提高，信息技术已经在学校的档案管理工作中占据着核心地位，因此学校必须通过培训工作提高档案管理工作者的专业水准，强化计算机应用技术、软件技术的培训，让档案数字化建设朝着更加科学的方向迈进，培养全方位发展的综合人才。
4.2开发档案管理平台系统
随着网络环境在社会发展中的构建，档案管理工作正在快速走向数字化。学校应该对档案管理工作做出及时的调整，强化相关的硬件设施。随着时间的推移，很多学校都搭建了校园网络环境，并通过档案管理软件来进行辅助，这就给档案信息化建设提供了可以交流互动的平台，给档案信息化的发展提供了必要的铺垫，能够进行快速有效的检索和大量数据的存储。网络技术在学校档案管理中的应用，不光可以实现档案资源的共享，还可以给今后的档案管理工作带来更为广阔的发展空间。
4.3完善规章制度和工作标准
在数字化的环境下，档案管理工作规范化的重要性自然不言而喻。学校必须及时调整信息技术应用下的档案管理工作标准和相关的章程，尤其是网络平台的构建和相应的管理标准、档案数据录入原则、系统设计规范等具体的管理工作内容，让档案管理工作逐渐趋于合理化，进而实现对档案管理工作各个步骤的合理调整，优化档案管理结构。数字化的档案管理工作必须要保证数据信息的安全，因此学校必须增加资金技术的投入，利用网络安全技术给档案管理上一把安全锁，保证档案数据信息的真实性，让学校的档案管理工作变得更加安全可靠，有利于后期的数据提取和使用。
4.4加强数字化档案的工作质量检查
学校在完成档案数字化建设的评估方案和工作方案的调整后，必须对档案管理工作进行检查，防止出现档案管理的漏洞。学校可以按照档案管理工作不同部门功能的分化，分别进行对应模块的检查，避免出现档案数据的遗漏，分类检查的方式可以大幅度减小工作负担，对档案管理有着非常重要的意义[4]。有关部门必须抓紧档案数字化的整理，同时配合有效的监督工作，让档案分类能够真正落实到位，减少因数据分类错误带来不必要的麻烦，建立健全科学的档案数字化管理方案。
5.结束语
总的来讲，在社会主义现代化建设飞速发展的今天，信息化已经成为当前学校档案管理工作的主要内容，档案信息化的推进已经是大势所趋。档案数字化建设内容非常繁杂，学校必须投入大量的资源，为档案管理提供必要的物质准备，同时还应该提升工作人员的专业素质，让他们适应档案信息化的全面发展。在数字化档案建立完成后，有关部门需要对数据信息进行监督归档，方便后期的数据信息检索、传递，为相关工作的完善提供必要的数据支持。
参考文献：
[1]王永红.档案数字化建设中存在的问题及对策分析[J].发展,2019(07):85.
[2]涂华.档案数字化建设中存在的问题与对策[J].中国管理信息化,2015,18(04):199.
[3]王丽梅.档案数字化建设中存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2014(02):94.
[4]张云.档案数字化建设中存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2013(04):98.