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对企业档案数字化建设的分析和思考

发表时间：2020/9/28 来源：《基层建设》2020年第17期作者：周紫君

[导读] 摘要：随着时代不断进步与科技技术的提高，促使各个行业发展迅猛。

        哈尔滨香坊物业供热有限责任公司黑龙江省哈尔滨市 150040
        摘要：随着时代不断进步与科技技术的提高，促使各个行业发展迅猛。在企业发展过程中，档案信息保管是一项非常重要的工作内容，应合理引用新时代的技术，充分运用云端数字网络实现高效的档案管理。本文就档案数字化建设对于企业的重要作用以及档案数字化建设的开展策略进行探讨和研究，希望能够为推动企业的发展提供一定的帮助和支持。
        关键词：档案管理；数字化建设
        引言
        随着社会的不断发展，互联网信息技术已经深入到社会中的各个阶层，且发挥着重要的作用，信息资源已经成为提高人们工作效率的重要技术手段。在企业的发展过程中，档案管理是一项重要的环节，科学合理的档案管理能够为企业的决策发展起到明确的指导性作用，因此我们应当把信息技术应用到档案管理工作中，实现新时代的档案数字化建设，让档案数据更加清晰明确和便于使用。
        1企业档案数字化建设的必要性
        当前计算机网络发展速度很快，普及范围也非常广，让各范围内利用者共享档案资源逐步得到实现。在企业档案数字化建设过程中，主要借助智能信息处理技术，将纸张、录音带和录像带等原始档案资料通过扫描、压缩和转化后，形成图片、声乐和录像等文件，并利用各种存储管理技术存储于相应介质中。这样在多种查询手段支持下，能够快速将所需档案资料检索出来。应用网络互联技术构建计算机网络平台，为档案利用者提供查询与搜索服务，便于其在网络中直接获取所需档案信息，这样档案信息利用就突破了时间和空间的限制，提升了档案资料的利用效率。对此企业加强档案数字化建设已经势在必行，档案起草、修改和印发都通过计算机完成，有利于今后修改与复制，也便于检索与利用，让档案信息资源为企业各部门提供更加高效与优质的服务。
        2企业档案数字化建设的优势
        2.1档案数字化能够让档案分类更加科学合理
        在以往的档案存储工作中，工作人员缺乏科学有效的整理，即使有部分工作人员进行了档案整理，但是没有一个清晰有效的规范制度以供执行，从而导致后续档案查阅困难，可用性不强。通过档案信息化，我们能够利用计算机软件设置档案分类，通过简单的操作就能够实现档案的批量转移和调整，从而实现档案的科学分类和使用，让各类信息更加清晰和透明，当后续工作人员需要查阅时，只需要在云端平台输入几个关键词，就可以得到自己想要的结果，从而更加贴近企业的生产和经营，优化工作效率和工作质量。
        2.2档案数字化建设有助于档案管理工作者的知识更新
        通过学习新时代的计算机云端管理技术，档案管理工作者能够提高自身的信息化处理能力以及档案信息维护能力，档案信息随时处于更新的状态，让数据更加真实和可靠，这部分高素质档案工作者对于企业的发展而言是重要的后备支持力量。
        2.3有利于提高企业的经济效益
        加强数字化档案建设，有利于提高企业的经济效益。随着时代的发展，企业要持续发展，必须改变传统的粗放型档案管理模式，减少纸质档案。这样做，既可以减少档案管理物质成本，又可以减少人力成本。所以，实现数字化档案建设，不仅起到节约档案存储空间的作用，还能提高企业的经济效益。
        3加强数字化档案建设的措施
        3.1强化数字化档案建设的意识
        要推进数字化档案建设，企业首先应强化数字化档案建设意识，特别是企业领导充分认识档案管理数字化的重要性。企业应当成立专门的档案管理部门，并且招聘专业的管理人员，为实现档案数字化建设奠定人员基础。此外，各个部门的人员也应树立档案数字化建设意识，使他们能够重视档案数字化建设的重要性，切实做好相关工作。

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        3.2完善档案数字化管理制度
        在企业档案数字化建设过程中，需要逐步建立起与之配套的管理制度，这样才能让档案数字化管理各环节得到有力约束，保证档案数字化管理目标正常实现。企业在开展档案管理工作的时候，虽然在数字化时代要注重数字化档案管理工作，但是也要意识到传统档案管理的重要性，不仅要对传统管理模式进行改进，也要积极运用现代化技术与管理手段，实现电子档案管理与传统档案管理的齐头并进，这样档案载体才更加多元化，为档案保管与利用创造更加有利的条件。此外，我们还要结合档案的数字化管理要求，对相关制度进行完善，并严格落到实处，促使档案管理工作的顺利开展。
        3.3加强档案数据库系统的建设
        要实现数字化档案建设，不仅要有充足的硬件设备支撑，更要有强大的数据库系统支撑。因此，企业不仅要加强对档案管理的资金投入，加强对先进设备的引进，也要加强对档案数据库系统的建设。建立档案数据库是实现档案数字化管理的核心内容，必须加大这方面的推进力度。企业在进行数据库系统建设的时候，有两种方法可以选择，分别是原始文件的扫描和数据导入。在实际办公中，由于许多企业都已经实现了数字化办公，许多档案资料都是直接储存在计算机当中，所以在建立数据库系统的时候，工作人员可将企业现有的信息数据导入到系统当中。如果部分数据只有纸质版资料，档案管理人员则要对纸质版资料进行扫描，然后对扫描件进行储存。在导入和扫描数据的时候，应当优先处理一些对于企业发展起到较大价值且利用率大的资料。
        3.4明确企业数字化档案管理的指导思想
        档案对于企业最重要的意义是保存技术文件和生产日志，便于查阅以掌握企业生产的情况，同时保证人事和干部的管理。因此档案的管制制度要从封闭走向开放，要让档案资料活起来，在日常生产和管理中发挥作用，而不是仅仅为了保存而保存。因此要塑造高效、便捷的档案查询与查阅途径，鼓励管理和生产人员养成查询档案的良好习惯，实现档案资源共享，为企业的经营决策提供重要依据。让储藏的信息资源能能够更好地提供给各方面的需求者。
        3.5加强电子文件收集和积累工作
        电子文件为企业馆藏数字档案的一个主要来源，以往通常只移交纸质档案和纸质文件目录，而当前需要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，将电子文件拷贝两套，异地保存，同时随纸质文件一并移交档案机构。通过这种方式不仅加快了企业档案室的电子化进程，还大大减少了数据库建设的工作量。企业运用光电信号传输信息资料的数字化档案，在今后阅读档案资料的过程中，要让档案数字化管理更加安全与可靠。同时要避免从光盘中直接阅读信息资料，这样会导致光盘上档案信息资料在阅读期间出现删除和丢失的情况，档案信息资料的原始性将无法得到保障，也会严重影响到档案信息资料的可靠性与安全性。企业还要加大档案管理软件推广力度，在思想上引起高度重视，印发电子目录数据库结构与交换格式，明确案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型和长度，规范软件和数据格式，这样档案数据库的准确性与有效性才能实现提升。
        结语
        目前在企业档案数字化工作已步入正轨的基础上，档案数字化建设的重点应转移到基层单位及部门的数字档案室建设上。应积极推动企业科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。将电子文件的规范管理纳入各部门的年度绩效考评体系中，将有效提升企业档案数字化管理水平，全面实现建设数字化企业的最终目标。
        参考文献
        [1]朱英，吴一敏，王彤.建设数字化档案馆的意义与对策.机电兵船档案，2019（05）.
        [2]陈丽霞.煤炭企业档案管理数字化建设研究.办公室业务，2019（18）.
        [3]王竞荣,曹景玉.浅谈企业档案管理的数字化建设研究.科技经济导刊,2019(03).
        [4]刘云川.档案数字化建设与企业档案管理研究.办公室业务,2019(19).