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大数据时代电力企业档案管理创新的探索陈胜亚

发表时间：2020/9/28 来源：《基层建设》2020年第17期作者：陈胜亚

[导读] 摘要：随着大数据相关技术的飞速发展，数据技术已经应用到国内各个行业以及各个领域。

        国网滨海县供电公司江苏省盐城市滨海县 224500
        摘要：随着大数据相关技术的飞速发展，数据技术已经应用到国内各个行业以及各个领域。在大数据时代，电力企业档案信息化建设受到行业的广泛关注。一方面，现阶段电力企业的数据信息量呈爆炸式增长，以往的纸质档案管理方法已经无法满足企业数据信息记录需要。另一方面，档案的信息化建设能够为企业的档案管理工作提速，有效分析企业档案建设存在的一些实质性问题。基于此，本文重点阐述现阶段电力企业档案信息化建设中存在的问题，并就其信息化建设提出相应的对策。
        关键词：大数据；电力企业；档案管理
        1 引言
        随着时代的逐步发展，人们已经进入大数据信息化时代。就公司来讲，一个公司将来的发展水平和公司的管理能力，主要取决于其能否通过最新的技术展开日常经营。在大数据影响下，原有的企业档案信息化管理出现了改变，档案信息化不再是单纯地让档案“数字化”，而是渐渐趋向于把档案信息“数据化”。作为新时期的重要产物，大数据不但是一种指导思想，同时也是一种科学技术。随着当今社会的飞速发展，大数据的发展给各个公司档案管理带来了挑战与机遇。
        2 大数据背景下电力企业档案管理工作的重要价值分析
        2.1 能够帮助企业实现管理的科学化
        在社会的发展过程中，一些企业认为档案管理没有多大的用处，其存在的价值仅限于查阅资料，与企业的生产经营和管理没有多大关系，然而这种认识是不正确的。企业的档案资料虽然不能直接参与企业的生产和销售，不能直接推动企业的快速发展，但是，企业的档案资料收录着企业自成立以来，每一个发展阶段的重要资料，其中有重要的数据、经验总结及重大决策记录等内容，对企业的发展起着间接的借鉴和推动作用。在大数据背景下，企业加强对档案管理工作的重视，并且强化对其的管理，一定会提升档案管理工作的效率和效果，必将推动档案管理工作的发展，实现管理上的科学化，助力于企业的长久发展。
        2.2 能够帮助企业开展资源核心管理
        企业档案管理属于企业管理工作的一部分，档案管理工作的水平和能力，直接折射出了企业的整体管理水平。档案是企业奋斗和发展的浓缩，因此，重视企业的档案管理工作，并努力提升其管理水平和管理能力，对提升企业资源的核心管理发挥着重要的作用，有助于企业实现科学性和综合性的发展目标。
        3 档案信息化建设过程中的难点
        3.1 档案数据资源激增且种类繁多
        电力产业从生产、运输、运行到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂的过程。随着电力体制改革和智能电网的发展，电力企业开发了覆盖各个管理环节的计算机管理系统平台。从这些系统平台中生成的数据资源最终流向档案管理系统，成为档案收集的对象。在管理过程中，不同部门的工作任务有时还会存在交叉（比如从各部门抽调专家成立的项目小组）。因此，不同管理系统之间针对同一事项会产生重复的数据信息，汇总到档案管理系统就会导致重复归档。随着网络时代的发展，大量的网页信息如今也纳入档案收集归档的范围，这些数据往往以TB甚至ZB级别存储。
        3.2 档案数据信息安全问题日益突出
        档案管理平台的开发让各种智能化操作得以实现。但处于网络虚拟环境下的各种应用系统、软硬件设备的安全问题则成为档案管理安全工作的隐忧。由于电力行业的特殊性，档案信息中包含很多涉密信息。其中包括员工的个人隐私，企业秘密，甚至是国家秘密。这类档案信息一旦泄露会使国家、企业和个人的利益遭受严重损害。根据保密管理制度规定，这部分涉密文件不得进行数字化处理录入档案系统中，而是以纸质文件的形式保存于档案室内，而且要与非涉密文件分开整理，专盒、专柜存放。传统档案的载体主要是纸质的，通过执行档案管理规定，落实库房“八防”要求，定期巡查、盘点、开展应急演练等，档案安全相对可控。

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而处于计算机系统中的档案数据面对的主要是来自外部的各种网络威胁：计算机病毒、恶意软件、篡改程序、黑客等等。网络安全问题往往具有隐蔽性、传染性、复杂性等特点，可控性较差。目前国家针对网络安全保护方面的法律法规体系还很不完善，档案数据安全问题形势严峻。
        4 大数据背景下电力企业档案管理工作的创新路径分析
        4.1 实现档案网络化管理
        在网络信息时代，越来越发达的互联网技术为电力企业档案信息化改革提供了全新的思路，因此，电力企业在践行档案管理改革工作的过程中，应该把握时代脉络，巧妙构建与档案管理一致的网络信息化平台，提高档案管理工作的实际效率。在传统的档案管理工作中，纸质档案所占的空间较大，且极易由于一些意外事故发生资料损毁与丢失，但是如果能够将相关文件数据上传到网络信息化平台中，则能从根源上解决信息损坏与丢失问题，提高文件信息管理的安全性。比如，在电力企业单位中，为了使档案存储与管理更加便捷，企业可以通过扫描或录入的方式将传统的纸质工程文件资料上传到计算机设备中，让其以图像或电子档案的形式得以在网络平台永久性保存。而档案管理人员只需要在企业的局域网上开展例行工作，通过简易操作，就能完成档案管理的各个流程工作，不需要企业额外开辟过多的资料存储空间，同时能保全信息资料。
        4.2 注重档案信息化建设基础业务
        要提升档案信息化建设的基础业务，需要从以下几个方面着手：首先，需要强化对档案信息的获取。在公司的档案信息化建设中，档案是关键的内容，公司的档案信息化建设效果会受到档案数量的制约与影响。所以，需要强化对档案的收集，这是将来档案信息化建设的基础。其次，需要对档案数据库展开统一规范。只有规范化、统一化的信息格式，才可以形成高效、规范的档案信息共享资源。在进行档案信息化时，公司需要切实推进文字档案的信息化储存，通过新时期技术，有效保护企业相关数据，把传统的书面文字档案转变成为电子档案，构建出信息资源库，保证档案资源可靠、全面，方便员工进行快速查阅，使得档案管理的效率得到提升。最后，还需要给予有力的软硬件支持。从硬件建设上个进行分析，公司的档案管理机构一定要得到上级领导的支持，获得足够的资金支持，从而让硬件需求得到保障。而对于软件建设来说，公司需要构建出与自动化密切结合的办公系统，并严格根据我国的信息化建设行业标准与法律。在积极展示时效性、全面性、准确性的基础上，促进公司档案管理有效整合，实现档案信息化高效管理。
        4.3 强化档案管理人员队伍建设
        一方面，企业要注重培养员工的使命感和责任感，提供相关的业务培训和再学习，更新他们的专业知识储备，提升他们的计算机操作及软件使用技能，切实提高其业务能力，满足档案管理工作的实际需求。另一方面，企业档案管理人员要顺应时代的发展变化，增强发展和创新的意识，注重自我成长和完善，努力提升自己的专业知识水平和技能。对档案管理工作保持认真、细心、谨慎的态度和不断提升的业务能力，这种综合职业素养的提升是企业和个人共同努力的结果。
        5 结束语
        由此可见，随着大数据时代的来临，公司展开档案信息化建设已经是大势所趋。档案信息化建设是一个动态的、复杂的内容，只有企业密切结合自身实际，分步实施，科学统筹，以多个部门的配合、技术保证、资金支持等为依托，打造一支高素质的档案管理人才队伍，才能够创新档案管理方法，紧抓机遇，以档案信息化建设促进公司的信息化全面发展。
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