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浅谈城建档案管理存在问题及解决对策刘博

发表时间：2020/9/28 来源：《基层建设》2020年第17期作者：刘博

[导读] 摘要：在城建档案管理中，要提升档案管理水平，就需要对城建档案管理中存在的问题展开分析，并提出有效的解决策略，以促进城市的繁荣稳定。

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        摘要：在城建档案管理中，要提升档案管理水平，就需要对城建档案管理中存在的问题展开分析，并提出有效的解决策略，以促进城市的繁荣稳定。这也是当前阶段我们档案管理的首要任务。本文主要就城建档案管理中存在的问题及其解决对策展开讨论。
        关键词：城建档案；问题；策略
        引言
        随着时代不断进步，城建档案管理作为一项以社会公益为主要目的的重要事项，其管理工作受到了更多的重视，可是目前城建档案管理的现状仍然存在着一些问题，并不能够完全满足城市建设的实际工作需求，因此必须要让城建档案管理进一步创新发展，获得更多的提高。
        1城建档案管理在城市发展中的作用
        城建档案主要是指在城市规划管理、发展建设中直接形成的能够具有一定保存价值的图纸、声像、文字等多种形式的文件资料。在城市发展建设中城建档案发挥了积极的作用。主要从下面几方面来分析。
        （1）城建档案是在城市发展的基础上，通过经验积累，对城市建设的技术以及方案进行储备的有效手段。城建档案是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果主要有建筑成品、城建档案。城建档案从多个角度记录和反映了城建活动，能够真实记录城建活动的整个过程以及最终成果，承载了人们的城市建设构思、建筑技术、建设经验等。
        （2）城建档案是城市发展和工作管理的重要依据。在城建规划、城市建设当中形成了较多的城建档案，真实地体现了城市由无到有、由小到大、由落后向先进发展的规律，反映了人们规划建设美好城市，对美好城市进行管理的智慧结晶。只有以城建档案为基础，才能够科学进行城市规划、建设以及管理，避免工作出现盲目性，同时避免出现浪费造成一定的损失，唯有科学运用城建档案，才能够推动城市建设的良好有序发展。
        （3）城建档案是一个城市出现自然灾害，在抗灾、灭灾以及出现大的社会变动后城市重建的重要依据。将一个城市最核心、具有全局意义的城建档案归集到城市的城建档案馆进行保存，在大的战争或意外灾害后，进行城市恢复重建时，城建档案将会在城市发展中发挥出很重要作用。
        2城建档案管理现状的问题分析
        2.1档案管理不规范
        主要表现在两个方面，一是档案资料保存较分散。以建设工程档案为例，其中的民用建筑工程档案和市政基础设施工程档案，从项目审批到竣工等系列资料的收集、整理分别由不同科室的工作人员负责。为查阅方便，工作人员便将档案资料长期保存在各自科室内部，并没有移交至档案室，往往形成负责一项工作就保管一份档案资料的局面，导致城建档案比较分散。二是管理制度落实不到位。有的没有按照档案管理规定时限、要求移交档案资料，有的对借阅的档案资料没有及时归还，导致档案资料的管理使用较为混乱。
        2.2档案管理人员少、业务素质偏低
        由于档案管理工作相对单调，从事档案管理工作人员较少，具备专业职称素质人员少之又少。目前在职人员中大多没有经过专业培训和考试，对城建档案资料中各种规范制度不熟悉，对档案法规执行标准不明确，只是把档案管理工作简单看作收集资料、装订成册、整理入库，直接影响档案管理水平。
        2.3档案管理设施利用不充分
        从当前情况看，城建档案室虽然按照档案管理规范，设立了专门库房，完善了各项硬件、软件等设施，但在实际工作中利用率不高，与真正实现标准化、规范化、制度化的要求还有一定距离。

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        3解决城建档案管理问题的有效对策
        3.1档案管理人员素质提升
        城建档案管理部门必须要大力提升对档案管理工作人员的培训力度，尽量提高档案管理人员的业务素质，要能够让档案管理工作人员获得更加专业的理论培训，同时也应该选用更加专业的工作人员来进行档案管理的业务，要对已有的档案管理人员进行全面的提升，通过一些培训手段促使计算机技能以及档案管理的相关专业技能可以获得很好的提高，从而帮助员工的综合素养获得更多的提升，让员工善于应用现代的信息技术及计算机技术来进行相关的档案管理工作。
        3.2档案管理方法的改进
        政府部门特别是城建档案的主管部门必须要提升档案管理的重视度，要使其投入更多的资金和资源来进行档案管理工作，同时还需要能够改进档案管理的相关工作方式。首先需要引入更加先进的技术以及设备。例如，在档案管理的过程当中使用网络的方式以及计算机设备等，同时要让不同单位之间能够在档案管理方面共享信息，进行相互交流，彼此讨论在档案管理方面的先进经验以及不足之处，及时取长补短。可以积极采用先进的互联网信息技术建立共享平台，在密级允许的前提下，对档案中一些资料进行共享，使档案能够发挥出更多的价值，同时也要能够利用计算机技术的优势，使用更加先进的档案管理工具，利用互联网信息技术，在确保档案管理的保密性得以落实的基础之上，对档案信息资源进行全面的开发，不断拓展档案管理的范围，从而促进档案管理能够获得更多的创新以及提升。
        3.3转换档案管理的具体理念
        城建档案管理部门的相关领导必须要能够及时转变档案管理方面的一些理念，认识到档案管理的重要性，在这个基础之上单位内部必须要能够提高对档案管理的宣传力度，确定要让每一个员工都能够充分了解到档案管理的重要性，同时也要能够鼓励相关工作人员在档案管理方面拥有更多的创新思维能力，给予提供更有效的对策，并且在员工进行档案管理的过程中，提高员工的积极性。相关领导在提高对城建档案管理重视度的同时，要积极争取资金支持，投入更多的人力、物力以及财力，为城建档案管理的创新以及发展提供更加优质的氛围。最后需要正视在城建档案管理方面存在的一些问题，使用更加有针对性的方法去有效地解决存在的问题，要能够借鉴其他地区的一些先进的城建档案管理经验，取长补短，使本地区城建档案管理问题能够合理有效的解决。
        3.4提升城建档案管理系统的完整度
        要让城建档案管理系统具有严格的制度，就必须要能够让系统处于更加完善的状态，城建档案管理部门必须要能够主动地分析目前城建档案管理工作的实际情况，通过调查问卷、设立留言邮箱等各种不同的方式来了解相关人员对城建档案管理工作的具体意见以及建议，并且按照档案管理的相关法律法规将城建档案管理的具体系统进行调整与完善，使城建档案管理工作更具人性化和多元化，同时还应当做好城建档案管理保密机制的意识提升，提高档案管理人员的保密意识，城建档案管理人员必须要能够按期来进行档案的检查，及时发现问题并加以完善，使档案资料的信息能够更加完整有效。城建档案管理部门也必须要懂得借鉴其他城市城建档案的先进管理模式，探索出更加符合本地区发展的城建档案管理具体方法。
        结束语
        综上所述，城建档案管理科学化、规范化是时代发展的要求。要坚持问题导向、目标导向，进一步增强档案管理意识，加大工作人员培训力度，建立健全相关体制机制，真正提升城建档案工作的质量和水平,全力助推城市的现代化发展。
        参考文献：
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        [3]孙万彤.浅谈城建档案管理的存在问题及解决对策[J].黑龙江档案,2020(01):66-67.