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摘要：随着时代的发展和技术的进步，企业管理信息化、数字化已是大势所趋，尤其是经历了疫情影响后，云办公、云沟通、管理事项线上审批等非接触式的办公方式已经被越来越多的管理者接受，其对于规范管理行为、提高运作效率、控制经营风险有着重要作用。本文以建筑企业集团为例，浅析OA办公系统的实用价值，对OA系统几种常用办公流程的设计和应用进行探讨，希望能为企业管理者在设计OA流程时提供借鉴和参考。
关键词：OA办公系统;流程设计;应用
OA，即英文Office Automation的缩写，它通过设定特定流程或特定环节与企业日常管理事务联系在一起，在公文流转、管理事项审批、信息发布等方面提高办公效率，实现办公管理规范化和信息化。OA系统在建筑企业的应用尤为必要，建筑行业工程项目分布地域广泛，管理跨度大、链条长、事项多，OA办公系统的应用，能够有效解决管理效率不高、风险控制难度大等问题，具有较高的应用价值。
1 OA办公系统的特点和优势
OA系统通过信息化手段将传统的线下办公方式集成为统一的线上办公平台，将日常管理事务电子化、可视化、网络化，具有显著的特点和优势。
一是可提高办公效率。相比传统的文件流转、审批事项办理需要耗费大量人力和时间不同，OA系统可将几乎所有办公事项线上化，通过PC端或手机端实时在线处理，工作效率远非传统方式可比。同时OA系统还可作为企业各类信息、文件的集成平台，发挥信息发布、邮件往来、业务学习培训等功能。
二是有效压减企业运营成本。OA系统可最大化实现无纸化办公，同时大大减少人员出差、跑腿以及等待的时间，特别是对于建筑企业来说，员工分布在全国乃至世界各地，可有效降低差旅费用和管理成本，节省宝贵人力资源。
三是有利于企业控制运营风险。OA流程可将办事、审批流程固化下来，通过设置限制条件，满足不了要求的，流程无法继续进行，可有效排除人为干扰和舞弊现象发生。
四是可构建权责明确的管理体系。OA流程运转全程可视化、可追溯，流程审批进度一目了然，流程中的每一个审核人均要对本环节审核意见负责，避免了权责不清、推诿扯皮现象的发生。
2 OA办公系统流程设计原则
OA办公流程的设计是基于企业的管理体系和制度，将制度流程化，设计时要结合本企业实际，遵循以下原则：一是坚持效率优先，OA办公系统最本质的特征就是提高办公效率，流程设计要清晰、简化、易于操作。二是要防范风险，设置审批环节就是为了逐级把关，防控风险，流程中涉及到风险控制的关键内容和环节，设计时要严丝合缝、不留漏洞和死角。三是要注重系统的兼容性，不同办公流程之间的信息要互相兼容，互相关联，形成体系，OA办公系统与其他信息系统比如档案管理系统、财务管理系统、项目现场实名制管理系统、项目管理软件等之间要实现互联互通、信息共享，切实发挥大数据在企业管理中的作用。四是非涉密原则，通过OA系统办理的事项，不能包含涉密内容，涉密事项应严格按照保密制度进行。
3 几种常用OA办公流程的设计
OA办公系统涉及的模块非常之多，包括但不限于人力资源、综合行政、技术研发、档案管理、投标管理、项目管理、风险管理、法务管理、客商管理等等，每一个模块又可以细化为许多个办事流程，本文主要对建筑企业常见的一些办公流程设计进行阐述。
3.1 印章审批流程
印章是企业权威性和合法性的重要标志，也是防范经营风险的一个十分重要的环节，建筑企业集团业务量十分庞大，每天各单位、各项目部使用集团印章的情况很多，那么加强印章使用流程的设计，规范用印审批手续，就显得尤为重要。笔者所在单位实行集团管单位、单位管项目，在印章审批流程设计中，为了减少审批环节，缩短流程长度，只要求各分子公司主要领导在流程中予以确认，对各分子公司内部如何进行审核不作要求，填写流程表单时，需注明用印事由、用印资料清单、支撑材料等关键内容，并一一上传附件，经集团业务部门的审核把关后，流程到达办公室，由秘书将流程提交至具有审批权限的集团分管领导或主要领导，审批通过后，流程到达印章管理部门，即宣告结束。如果审批事项有一个环节没有获得通过，则只能退回重走流程，直到合规为止。需要注意的是，单位部门负责人建议为主要负责人，尽量不要由副职代替，体现出审核的权威性和代表性，主要负责人认为有必要，可采用加签形式提交给本部门其他人员把关，再由其本人确认。
3.2 公文发文流程
办文是办公室系统一项非常重要的业务，企业每年发布的公文数量很大，设计一套严谨的公文发布流程，是确保公文发布流程合规、质量有保障的关键。发文流程由拟稿人拟出文件初稿，经本部门负责人审核，如公文内容涉及多个业务部门，则需提交相关部门会签，征求意见，该路径可设置两条路线，如无需会签，则直达办公室，由办公室文秘人员进行“两核”，即初核和复核，确保公文逻辑、内容、语句、格式等符合行文规范，再由办公室主任签发意见，提交公司分管领导或主要领导签发，然后进行编号、排版，完成两次校对后即可通过OA办公系统发布并归档。该流程的核心在于“两核两校”，对公文质量进行严格把关，同时集文件起草、会签、修订、发布、归档于一体，大大提高了工作效率。
3.3 内部请示报告流程
请示报告属上行文，该流程主要用于各分子公司或集团部门向集团请示报告重大工作，请示报告经分子公司（集团部门）主要负责人签发后，流转至集团办公室机要人员处，由机要人员统一签收登记，提交给办公室主任签发意见，再由机要人员根据意见将流程同步流转至相关人员并跟踪办理情况，办理完毕后结束归档。
3.4 合同（协议）评审流程
对外签订合同和协议，是除印章管理外，企业必须严加控制的风险点之一。建筑企业主要的几种合同包括总承包合同、分包合同、材料采购合同等，既可以针对不同合同类别设计一个专门流程，对相关限制性条款进行约定，突破限制性条件的，流程无法继续进行，有利于风险控制。也可以设计一个通用流程，适用于所有合同和协议的评审，该流程同样经分子公司（集团部门）主要负责人审核后，提交至集团相关业务部门审批，再流转至该合同的主管业务部门，比如总承包合同的主管部门是市场部，分承包合同的主管部门是经营部，采购合同的主管部门是采购部等等，经业务主管部门审核登记，再提交至集团领导审核，最后，所有的合同协议，一律交集团法务部门登记归档，加强对合同的集中管理。
4 加强OA办公系统的推广应用
目前，OA办公系统已经在很多企业得到了应用，发挥了较好效果，但在企业内部，由于惯性思维和对信息化手段的不了解，还有人对OA办公系统应用的不充分甚至产生抵触心理。加强OA办公系统的应用，一是要加强顶层设计，领导要高度重视，自上而下推动；二是加强制度建设，通过修订制度，特别是与审批事项相关的制度，将OA办公系统应用以制度形式固化下来；三是设置好前置条件或卡点，让相关事项不通过OA办公系统就无法继续进行下去；四是要加强对OA办公系统功能的开发和拓展，丰富其功能，进一步简化操作，充分挖掘其潜力；五是要加强宣传力度，让广大员工充分了解OA办公系统的优势，增强员工应用该系统的主观自觉。
参考文献:
[1]倪靖.办公自动化（OA）系统在企业中的应用.中国化工贸易.2017,9（1）